ITBconsult: Salesforce CRM wird zum Dreh- und Angelpunkt

Herausforderung

• Wer nach Zeit und Aufwand abrechnet, möchte die entsprechenden Informationen jederzeit greifbar haben: angefangen vom ersten Kundenkontakt über die Angebotsphase und die Projektlaufzeit bis hin zur Abrechnung.
• Die ITBconsult, ein Beratungshaus im IT-Umfeld, wollte nach starkem Unternehmenswachstum genau diese Prozesskette automatisieren und den neuen Anforderungen anpassen.
• Hauptziel war zunächst, den Prozess der Rechnungsstellung effizienter gestalten und damit die Liquidität des Unternehmens zu erhöhen.
• Schnell wurde das zugrundeliegende CRM-System als wesentliche Komponente identifiziert. In dieses Sales- und Kundenverwaltungssystem sollten alle Informationen fließen: sowohl die abrechnungsrelevanten Daten als auch Informationen über Verfügbarkeit und Auslastung der gut 30 Consultants.

Lösung

• Nach einer umfassenden Bedarfsanalyse entschied sich ITBconsult für den Einsatz von Salesforce CRM – ein System das durch seine Offenheit und Flexibilität überzeugte und viele Anknüpfungspunkte für den Informationsfluss in Richtung Zeiterfassung und Rechnungsstellung bietet.
• Eine selbst entwickelte Lösung zur Zeiterfassung liefert Daten sowohl in das CRM-System als auch in das Buchhaltungssystem. Diese Lösung wurde ebenfalls von ITBconsult entwickelt – auf der Basis von Force.com, der Entwicklungs- und Betriebsplattform von salesfoce.com.
• Salesforce Visualforce sorgt für die individuelle Anpassung der Rechnungsformulare. Viele der Rechnungsobjekte in Salesforce CRM werden automatisch eingelesen – dank Apex-Code von salesforce.com. Sogar die Berechnung von Sonderfällen, die Ermittlung der Rechnungsanschrift und der involvierten Consultants erfolgen darüber.
• Derzeit arbeitet ITBconsult an der Integration einer Reisekostenabrechnung in das System. Sie soll gleich auf Force.com portiert werden.

Ergebnisse

• 25 Tage dauerte die Implementierung – inklusive aller Anbindungen. Die Integration lief dabei vollkommen problemlos, der Zeitplan wurde eingehalten.
• Dank der neuen Applikationskette konnte die ITBconsult den Rechnungsprozess um zehn Tage verkürzen – mit entsprechender Folge für die Liquidität des Unternehmens.
• Die Begeisterung der Mitarbeiter – vor allem der mit der Entwicklung und Integration befassten Berater und der anfangs eher kritischen Buchhaltung – spricht für sich: Mittlerweile sind alle auf das System umgestiegen und schätzen die Bedienungsfreundlichkeit und schnelle Abwicklung der Prozesse.
• Die Transparenz in CRM-System und Zeiterfassung erleichtert die Ressourcenplanung im Unternehmen ebenso wie die Planung neuer Projekte.