Xounts AG: Neue Töne mit Salesforce

Die Abbildung eines Vertriebsmodells, das ausschließlich von Partnern getragen wird, war allerdings nicht die einzige Anforderung an das neue System. Priorität besaß eine schnelle Verfügbarkeit, ohne dabei den IT-Overhead erhöhen zu müssen sowie die Möglichkeit, das System exakt auf die Bedürfnisse der Xounts AG zuschneiden zu können. Ein weiterer Punkt im Pflichtenheft war die aktive Einbindung der Partner, die sich in den verschiedensten Funktionen widerspiegeln sollte: Eine davon war das so genannte „Channel Forecasting“, das den Managern bei Xounts die Erstellung konsolidierter, weltweiter Sales-Prognosen ermöglichen sollte. Dabei gehen die je Partner erwarteten Verkaufzahlen direkt in die On-Demand-Lösung ein. Darüber hinaus soll das neue System in Zukunft auch für Kundenbestellungen genutzt werden können und weitere „B2B2C“-Funktionen erfüllen:
Jeder Endkunde, der sich online zum Probehören anmeldet oder seine Bestellung abgibt, wird dann automatisch an einen lokalen Vertriebspartner verwiesen, der sich danach für den Sales-Prozess verantwortlich zeichnet.

Die Entscheidung für Salesforce fiel nach einer achtwöchigen Evaluationsphase, in der neben der führenden On-Demand-Lösung auch Microsoft CRM getestet wurde, vor allem weil die Xounts AG mit Office arbeitet. Vor dem Hintergrund des umfangreichen Anforderungskatalogs wurden die Vorteile von Salesforce recht schnell deutlich: Kurze Implementierung, weltweite Verfügbarkeit für Vertriebspartner, nahtlose und hochperformante Integration mit Google Maps zur Routenplanung von Partnerbetreuern, Zukunftsfähigkeit durch einfache Erweiterbarkeit und Integrationsmöglichkeit von Partner Relationship Management. Am meisten Bestätigung für die Wahl von Salesforce kam im Übrigen von den „Betroffenen“ selbst: die Vertriebsprofis bei Xounts fühlten sich durch die bessere Basiskonfiguration eher angesprochen und sahen ihren Arbeitsalltag in Salesforce besser abgebildet als in Microsoft.

Nachdem die Entscheidung relativ schnell getroffen war, musste auch die Umsetzung hurtig über die Bühne gehen: Es galt, das CRM-System inklusive Customizing und Datenmigration rechtzeitig zur IFA voll nutzbar zu machen – vier Wochen mussten reichen.

Während jeder Anbieter von traditionellem On-Premise-CRM spätestens zu diesem Zeitpunkt hätte abwinken müssen, stieß man bei der Xounts AG auf die Einführungsmethode von leanCRM, einem Münchener Integrationspartner von salesforce.com, der bereits auf eine Vielzahl zeitkritischer und erfolgreich abgeschlossener Salesforce-Implementierungen zurückblicken kann. Das Projekt wurde in drei Grundphasen eingeteilt. Phase 1 musste die Grundfunktionalitäten des CRM-Systems in vier Wochen gewährleisten, zwei Wochen später musste der gesamte Partnervertrieb mit Salesforce abbildbar sein. In der dritten Phase sollte dann ein öffentliches Partner-Portal sowie die ERP-Integration verwirklicht werden. „Wir waren uns zunächst nicht sicher, ob sich die Implementierung in so kurzer Zeit realisieren ließe“, sagt Oliver Richter, Vertriebsleiter des Schweizer Unternehmens, „die Einführungsmethode von leanCRM hat uns dann in nur vier Wochen ans Ziel gebracht. Heute sind wir in der Lage, unsere Partner nach objektiven Kriterien zu bewerten und uns auf die High-Performer zu konzentrieren.“

Tatsächlich zeigten sich erste Ergebnisse schon kurz nach Abschluss der Implementierung; so waren bereits nach wenigen Wochen alle Partnering Opportunities vollständig erfasst und auswertbar. Diese konnten dann den neu eingestellten Sales-Mitarbeitern per Mausklick zugewiesen werden – ein automatiertes Partner Process Management war aus der Taufe gehoben. Gleichzeitig zeigte sich für die Xounts-Manager „eine einzige Quelle der Wahrheit“, eine transparente Datenbasis, durch die sich das Vertriebspotenzial der einzelnen Channels sehr genau analysieren ließ. Auch das erste Feedback der Anwender ist extrem positiv ausgefallen: „Die Dateneingabe ist schnell und effizient möglich. Mit der integrierten Routenplanung leanMap sparen wir zudem eine Menge Zeit“, sagt Oliver Richter.

Die Feuertaufe IFA bestand das System dann auch mit Bravour: Mit dem Verlauf der Messe ist man bei der Xounts AG sehr zufrieden, auch weil man sicher sein kann, allen neuen Leads und Opportunities mit dem richtigen Partner und einem lückenlosen Follow-up zu begegnen.

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