Les Glénans : la passion de la mer, renouvelée

L’année 2017 a été l’occasion pour l’association de repenser son offre et son système informatique au fonctionnement aussi vieillot qu’inefficace fait de saisies manuelles multiples et de tableaux Excel en tous genres. Seul le siège à Paris était informatisé ! Première étape dans la remise à plat de l’architecture des Glénans : l’audit de l’organisation. « Nous avons en effet commencé par recenser les besoins informatiques sur l’ensemble des services, raconte Yann Le Lay, responsable du Pôle adhérents. Il fallait identifier, avec l'aide des collaborateurs, tous les endroits où nous pouvions créer des passerelles entre les métiers. Très vite, il est apparu que nous avions des besoins énormes en regard de notre chiffre d’affaires, des problématiques de multinationales, mais en miniature. »

Les besoins étant listés, restait à trouver la bonne solution. « Dans la shortlist, explique Yann Le Lay, il n’y avait pas beaucoup de solutions. » Très vite, Salesforce s’est imposé. « Ce qui nous a convaincus chez Salesforce, poursuit Yann Le Lay, c’est que nous avions un seul interlocuteur pour plusieurs besoins métiers. L’équipe marketing s’y retrouvait avec sa brique, la compatibilité avec la sienne, avec toujours la même entreprise en face. » Un vrai gain de temps. « On a avancé ensemble avec une somme de petits détails que nous avons réglés au prix d’un intense travail collaboratif », explique encore le responsable du Pôle adhérents.

Avec le recul d’une année, Yann Le Lay se félicite d’abord que la mise en œuvre n’a glissé que d’un seul mois au total, soit 14 mois entre le go et l’achèvement de la transformation. Une performance que le responsable juge « remarquable ». Yann Le Lay a également apprécié la méthode de travail avec tous les mois une phase de réception d’une nouvelle fonctionnalité suivie d’une phase de tests.

Premier avantage apporté par Salesforce : « tous les collaborateurs utilisent désormais la même base d’informations avec une vue à 360° des adhérents : niveau de stage, lieu de prises en charge, paiement de la cotisation, règlement des frais de stage... disponible en temps réel au siège comme dans les cinq bases. »

En parallèle de la mise en place de Salesforce, les Glénans réinventent aussi leur offre en créant quatre univers destinés à guider les adhérents vers les activités qui correspondent au mieux à leurs envies : l’apprentissage, les sensations, l’évasion et la déconnexion. Avec un objectif : être davantage qu’une école. Si l’apprentissage reste central, les Glénans veulent également être le lieu de partage d’une expérience, une transmission.

Avec une connaissance plus fine de ses adhérents et une offre nouvellement structurée, l’association avait alors comme objectif une communication marketing ciblée. Deuxième avantage apporté par Salesforce : l'envoi de newsletters personnalisées. « L’outil étant suffisamment convivial, nous avons augmenté la fréquence de nos newsletters à 12 par an. Et on fait du cousu main ! », explique de son côté Marta Ferrione, téléconseillère et référente pour la formation interne Salesforce. L’adhérent de 20 ans amateur de planche à voile ne recevra pas la newsletter sur les croisières comme c’était le cas avant où tout le monde était destinataire des mêmes informations. Résultat : un meilleur taux d’ouverture et d'interaction avec les offres proposées.

Mais l'utilisation de Salesforce ne s'arrête pas là. Pour faciliter la gestion des stages, permettre une meilleure collaboration avec le siège et améliorer l'expérience des adhérents sur sites, les moniteurs sont également équipés de Salesforce. Et au siège, l'équipe dirigeante analyse tout l'information consolidée dans Salesforce pour gérer la logistique — taux d'occupation des stages, des sites, gestion de la flotte de bateaux des calendriers d'entretien, du ravitaillement... et affiner la stratégie commerciale — ajout ou suppression de stage, promotion pour combler les vides... le tout pour faire vivre la passion de la mer à encore plus d'adhérents chaque année !