Salesforce Files donne une nouvelle dimension à vos fichiers ! 

Par Guillaume Tourres Responsable des relations extérieures Europe du Sud salesforce.com

 

Le 6 septembre dernier, Salesforce a présenté en avant-première Salesforce Files, disponible en version bêta avec un lancement courant 2014. Son rôle est de relier n’importe quel fichier aux processus métiers de l’entreprise (comme une prise de commande par exemple) et de le rendre accessible depuis n’importe quel terminal, ordinateur, smartphone, tablette.

salesforce-file-screenshotActuellement, la plupart des documents échangés dans l’entreprise sont stockés de manière hiérarchique sur les postes de travail, sur des serveurs internes, dans des solutions de partage de fichiers comme Microsoft SharePoint, Google Drive ou Dropbox, ou dans les systèmes de messagerie. Ils sont rarement associés aux processus métiers telle que la prise d’une commande, une requête au service client, des tableaux de bord, une campagne marketing ou un planning d’évènement externe, etc.

Les employés passent donc énormément de temps à les chercher, voire pire à recréer ces fichiers, ce qui est une perte immense de productivité.

Ce nouveau service intégré à Chatter, le réseau social d’entreprise de Salesforce répond au besoin d’associer les fichiers où qu’ils soient à chaque action réalisée par tous les collaborateurs qui utilisent des applications métiers, comme les commerciaux, le marketing, les agents du centre d’appel, les ressources humaines, etc. Concrètement il sera donc possible de profiter de fichiers entreposés dans des espaces de stockage tiers tels que Dropbox, Google Drive ou SharePoint, les associer aux processus de ces applications métiers et les rendre accessibles, en contexte et en situation de mobilité ou sur son réseau social interne Chatter.

Salesforce Files ne copie pas les fichiers, mais crée une référence en lecture (sauf avec la fonction Salesforce files sync). Les droits d’accès du fichier sont ainsi préservés.

computer-iphone-filesPrenons le cas par exemple, d’un commercial utilisant Sales Cloud, l’application de CRM de Salesforce. Il travaille avec un ingénieur avant-vente sur une opportunité client référencée dans le système. Il est désormais en mesure d’y associer les documents enregistrés sur le serveur SharePoint de son département comme les scripts de démonstrations, la présentation PowerPoint et le PDF de sa proposition commerciale. Il peut ensuite partager toutes ces informations sur le réseau social interne Chatter avec les autres équipes et ses managers. Ces fichiers restent stockés sur SharePoint. Ils sont néanmoins accessibles depuis son réseau social d’entreprise même en utilisant sa tablette ou son smartphone.

Ipad-tabletImaginons maintenant un agent du service après-vente en déplacement chez son client. Il utilise le Service Cloud, l’application de service client de Salesforce, pour gérer la liste de ses interventions techniques. Il veut accéder en temps réel aux documents techniques des appels précédents stockés dans Google Drive. Comme ils sont eux-mêmes liés à la demande de support technique de son client dans l’application métier, cela lui permet de résoudre rapidement le problème, et tout cela depuis son smartphone connecté en 3G.

Enfin, dernier exemple, les documents informatifs, textes publicitaires d'une marque enregistrés sous Dropbox peuvent être associés à une campagne publicitaire sur les réseaux sociaux créée dans le Salesforce Marketing Cloud afin de permettre aux équipes marketing internationales de suivre aisément chacune de ces étapes.

Salesforce Files permet ainsi de libérer toute la richesse des fichiers stockés dans une entreprise (peu importe les solutions choisies dans le passé) en les intégrant directement au bon contexte métier et en les rendant accessibles plus facilement et plus logiquement. Au final, c’est non seulement un gain de productivité, mais surtout une pertinence accrue pour rester au plus près de vos clients.

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