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Contact Manager Editionの概要

概要

Contact Manager Edition入門
Contact Manager Editionの導入にあたって、最初に何をすればよいか戸惑うことがあるかもしれません。このセクションでは、Contact Manager Editionの概要を簡単に説明します。これにより、このアプリケーションに何が含まれているかが分かり、セットアップに関する理解が深まるでしょう。

Contact Manager Editionの価値とは？
Contact Manager Editionでは、顧客に関する情報だけでなく、やりとりの履歴まで簡単に管理できるようになります。ある人物と最後に会話したのがいつだったか、そのとき何を話したか、その人物に送ったドキュメントや電子メールなど、あらゆる情報を一元管理できます。仕事をフォローアップするためのリマインダーを設定することも可能で、業務の迅速化、効率化に大変役立ちます。

[ホーム]タブ

[ホーム]タブには、スケジュールとToDoリストのクイックオーバービューが表示されます。ToDoとミーティングの予定は、このページから確認することができます。このタブには2つのメインセクションがあります。

  • ToDoセクション – このセクションには、電話および電子メールを含む、あなたに割り当てられたすべての活動の概要が表示されます。右側にあるドロップダウンメニューで、表示する活動を期日別に切り替えることができます。リストに活動を追加するには、[新規]をクリックします。
  • カレンダー セクション - このセクションには、今後の行動およびミーティングのすべてが表示されます。このページの右側にあるカレンダーの日付をクリックすると、当日のスケジュールが表示されます。また、カレンダーの表示を1週間または1か月間に切り替えることもできます。ミーティングを追加するには、[新規行動]をクリックします。

[取引先]タブ

[取引先]タブを使えば、取引先に関する記録を簡単に管理することができるようになります。取引先ホームページには、最近参照した取引先が表示されます。また、その下にはレポートとツールへのクイックリンクが用意されています。

  • ビュー ドロップダウンリスト – これを使用すると、フィルタリングした取引先リストを簡単に見ることができます。必要に応じて新しいビューを作成することも可能です。新規に作成するビューでは、既存の取引先の名前、請求先、電話などの項目から絞り込みを行うことが可能で、目的の取引先をすぐに見つけることができます。
  • 最近使った取引先セクション – このセクションには最近参照した取引先が表示されるので、特に重要な取引先に素早くアクセスすることが可能です。新しい取引先を追加するには、[新規]をクリックします。
  • レポートセクション – このセクションには、取引先に対して実行可能な事前定義済みレポートへのリンクがあります。レポートをクリックすることにより、取引先一覧、未活動取引先一覧、取引先履歴レポートなどを素早く閲覧することができます。
  • ツールセクション - このセクションには、取引先と取引先責任者のインポート、取引先の一括削除、取引先のマージなど、取引先の管理に役立つ様々なツールへのリンクが置かれます。

[取引先責任者]タブ

[取引先責任者]タブでは、すべての取引先責任者に対する検索および閲覧を行うことができます。取引先責任者ホームページには、最近参照した取引先責任者が表示されます。また、その下には、取引先責任者の管理や検索に役立つレポートおよびツールへのクイックリンクが用意されています。

  • ビュー ドロップダウンリスト – これを使用すると、フィルタリングした取引先責任者リストを簡単に見ることができます。必要に応じて新しいビューを作成することも可能です。新規に作成するビューでは、既存の取引先責任者の名前、取引先名、役職などの情報から絞り込みを行うことが可能で、目的の取引先責任者をすぐに見つけることができます。
  • 最近使った取引先セクション – このセクションには最近参照した取引先責任者が表示されるので、特に重要な取引先に素早くアクセスすることが可能です。新しい取引先責任者を追加するには、[新規]をクリックします。
  • レポートセクション – このセクションには、取引先責任者に対して実行可能な事前定義済みレポートへのリンクがあります。レポートをクリックすることにより、パートナー取引先一覧、取引先責任者履歴レポートなどを素早く閲覧することができます。
  • ツールセクション – このセクションには、取引先と取引先責任者のインポート、取引先責任者の一括削除など、取引先責任者の管理に役立つ様々なツールへのリンクが置かれます。

[レポート]タブ

[レポート]タブでは、事前定義済みレポートの閲覧またはカスタムレポートの作成を行うことができます。例えば、ある事前定義済みレポートでは、この2か月間に連絡を取っていないすべての取引先責任者を表示します。

  • 検索 – 画面上部にある検索バーを使うと、目的のレポートを素早く探すことができます。
  • すべてのレポートセクション – このセクションでは、事前定義済みレポートおよび自分で作成したカスタムレポートを含む利用可能なすべてのレポートを参照できます。
  • 最近使ったレポートセクション – このセクションには、最近見たすべてのレポートが表示されます。
  • 新規カスタムレポートボタン – このボタンをクリックすると、カスタムレポートを作成するためのウィザードが起動します。

[すべてのタブ]タブ

[すべてのタブ]タブとは、中に矢印のあるタブのことです。このタブをクリックすると、画面上部に表示可能なすべてのタブを見ることができます。Salesforce CRMにタブを追加または削除するには、[すべてのタブ]タブをクリックしてから、［タブのカスタマイズ］ボタンをクリックします。

他のエディションには多くの機能やタブがあり画面上部には表示しきれないため、このタブを使って独自のビジネスニーズに合わせたレイアウトを作成します。

セットアップ

設定リンクは、Salesforce CRMアプリケーションの右上にあります。このリンクをクリックすると外見や操作感などの設定を変更することができます。設定リンクをクリックすると、設定ページが現れます。このページの主要部分には、作成または変更可能な項目へのリンクがあります。ページの左側にはカスタマイズ可能な領域が表示されます。

  • 個人設定 - このセクションでは、Salesforce CRM内の個人情報（例えば、名前や電子メールアドレスなど）を変更することができます。また、Salesforce CRMの個人設定（例えば、Outlookの電子メールをSalesforce CRMに統合するなど）を変更することも可能です。
  • アプリケーションの設定 – このセクションでは、外観や操作感を含め、様々な面からSalesforce CRMをカスタマイズすることができます。アプリケーションのページ配置の変更、個別のビジネスに特有の情報を管理するための新しいデータ項目の作成、折りたたみ可能なセクション、インライン編集、リストのフロート表示などのナビゲーション機能の有効化などが可能です。
  • 管理者設定 – このセクションでは、ユーザ全員に対してSalesforce CRMがどのように動作するかを決めるための設定を管理することができます。このセクションでは、新規ユーザの追加、会社の会計年度の入力、セキュリティのコントロールの設定、Googleなどの外部アプリケーションの有効化などが行えます。

ヘルプ

ヘルプリンクは、アプリケーションの右上にあります。特定のトピックに関するヘルプが必要なときは、このリンクをクリックします。

ログアウト

ログアウトリンクは、アプリケーションの右上にあります。Salesforce CRMの使用を終了するときは、このリンクをクリックします。

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Salesforce CRMの用語の概要

概要

Salesforce CRMの用語
Salesforce CRMでは、アプリケーションにおける特定の事柄を説明するために多くの専門用語を使用します。それらの一部には新規のユーザにとって理解し難いものも含まれています。そのため、理解の助けとなるよう簡単な概要を用意しました。

Salesforce CRMの用語

  • 取引先 – Salesforce CRMにおける取引先とは、取引先責任者が所属する会社を参照するための手段です。取引先に、その会社の従業員すべてを関連づけ、その会社の様々な人物とのあらゆるやり取り（例えば、電子メール、通話、ミーティングなど）を把握することができます。
  • 活動 – 活動とは、取引先や取引先責任者とのあらゆる種類のやり取りを意味するSalesforce CRMの用語です。活動には、電子メールや通話履歴、商談やビジネスランチの予定など、あらゆるタイプの行動が含まれます。
  • アプリケーション – アプリケーションとは、必要とされる機能を提供するためのタブのセットです。salesforce.comが提供する標準アプリケーションは業務の実情に合わせてカスタマイズすることができます。また、新しいカスタムアプリケーションの中に標準タブやカスタムタブを組み込むことにより、オンデマンドアプリケーションを作成することも可能です。
  • （カスタム）タブ - タブとは、Salesforce CRMにおいて互いに関連する情報をグループ化し、必要な情報を素早く探せるようにするための手段です。よく見られるタブには、[取引先責任者]タブ、［取引先］タブ、［レポート］タブなどがあります。［取引先責任者］タブからは、すべての取引先責任者を検索することができます。また、目的の取引先責任者を素早く探せるように表示を変更することも可能です。取引先責任者に関して役立つ関連レポートやツールを見つけることもできます。カスタムタブは、個別のビジネスニーズに合わせて作成されるタブです。
  • （カスタム）オブジェクト - オブジェクトによって、特定のデータの管理や保存が可能になります。例えば、取引先責任者オブジェクトは、取引先責任者に関連するすべての情報（項目）を管理するので、それらの情報の検索が容易になります。カスタムオブジェクトは、特定の種類のビジネス情報を管理するために作成されるオブジェクトです。例えば、あなたが保健医療業界に属しているなら、会社の特許を追跡するカスタムオブジェクトを作成したいと思うかもしれません。
  • 項目 – 項目は特定の情報の集まりを管理するための手段を意味するSalesforce CRMの用語です。例えば、各取引先責任者に関するすべての情報が個別の項目に分割されていることにより、レポートの実行や情報の絞り込みが容易になります。つまり、取引先責任者の姓、名、住所、居住する県、電話番号、その他は、それぞれ別の項目に記録されます。
  • フロート – フロートとは、特定のリンク上にマウスカーソルを移動したときに、ポップアップ表示される小さなウィンドウのことです。これにより素早く情報を閲覧できます。
  • 関連リストのフロート – 関連リストのフロートとは、取引先責任者ページおよび取引先ページの上部にある関連リストへのリンク上にマウスカーソルを移動したときに、ポップアップ表示されるウィンドウのことです。これにより、電子メール、通話、ミーティング、およびその他の行動、またはやり取りをSalesforce CRMに素早く記録することができます。
  • プロファイル – プロファイルは、Salesforce CRMの様々な機能を実行するためのユーザ権限を定義するものです。言い換えれば、プロファイルは、ユーザがアプリケーションにおいて、情報の閲覧、追加、編集を含む、どのような操作ができるか、またはできないかを決定するものです。
  • 関連リスト – 関連リストとは、現在表示しているレコードに関連する情報を表示するリストです。このリストは、レコード詳細の下のページ下部に表示されます。例えば、取引先を閲覧している場合、その会社で働くすべての取引先責任者が、取引先責任者関連リストに表示されます。
  • ToDo – ToDoには、メール送信や通話など、取引先責任者または取引先とのやり取りを記録します。

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ユーザを追加または無効にするには

概要

ユーザを追加または無効にするとは、どのようなことですか
ユーザを追加するとは、新しいユーザがSalesforce CRMを操作できるようにすることです。ユーザを無効にするとは、ユーザが会社を退職したときに、そのユーザのSalesforce CRMアカウントへのアクセスを停止することです。ユーザを無効にすると、そのユーザライセンスを使って自由に新しいユーザを作成できるようになります。

Salesforce CRMでは、システムからユーザを削除する代わりに、ユーザのログインを無効にします。こうすることで、古いユーザがアプリケーションを使用できなくなる一方で、会社はそのユーザがシステム内に保持していたすべての情報にアクセスできます。

ユーザを追加または無効にすることの重要性とは
ユーザを追加または無効にすることで、Salesforce CRM内の情報に誰がアクセスするかを管理することができるようになります。

ユーザの追加

ユーザを追加するには、設定のユーザ管理セクションに移動します。

  1. アプリケーションの右上にある設定リンクをクリックしてください。
  2. 画面左側の管理者設定の 下にあるユーザの管理リンクをクリックします。
  3. ユーザリンクをクリックすると、会社のユーザ全員が表示されます。
    注意：ここまでの一連の手順を言い換えると、[設定]＞[管理者設定]＞[ユーザの管理]＞[ユーザ]となります。どこをクリックすればよいかを説明した方が結果的に話が早く進むために、あえてこのような表現をとっています。
  4. [新規ユーザ]ボタンをクリックします。
  5. 必須情報の入力（赤線で表示された部分） - 必須情報の入力を始めると、Salesforce CRMが、あなたに代わって自動的にいくつかの情報を入力します。
    • プロファイル - プロファイルで、あなたが選べるオプションは2つあります。
      • 標準ユーザ - このプロファイルでは、ユーザはSalesforce CRM内で情報の作成および編集はできますが、アプリケーションの設定を変更することはできません。
      • システム管理者 - このプロファイルでは、ユーザはアプリケーション内での情報の作成および編集に加えて、Salesforce CRMの設定変更およびカスタマイズが可能になります。
  6. [パスワードをリセットしてユーザに通知する]チェックボックスをクリックしてください。Salesforce CRMは自動的に電子メールを新しいユーザに送信します。
  7. [保存 ]をクリックして終了します。

ユーザの無効化

Salesforce CRMでは、システムからユーザを完全に削除することはできませんが、ユーザのログインを無効化してサービスを使用できないようにすることができます。
ユーザを無効化するには、[設定]＞[管理者設定]＞[ユーザの管理]＞[ユーザ]の順にクリックしてユーザ名のリストを表示させます。

  1. 無効化するユーザ名の隣にある[編集 ]をクリックします。
  2. 右側のプロファイルの下にある[有効]ボックスのチェック を外します。
  3. 警告メッセージに対して、[OK ]をクリックします。 このメッセージは、あなたがこのユーザを無効にしたとしても、そのユーザのレコードへのアクセスは可能であり、したがって、そのユーザが何をしていたかを確認したり、レコードを別のユーザに転送できることを確認するためのメッセージです。
  4. [保存 ]をクリックして終了します。
  5. ユーザの無効化に成功したことを確かめるため、ユーザ名の隣にある[有効]チェックボックスのチェックが外れていることを確認してください。

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Gmailから取引先責任者をインポートするには

概要

取引先責任者をインポートするとは、どのようなことですか
取引先責任者のインポートとは、取引先責任者をSalesforce CRMに一括ロードするための手段です。

取引先責任者をインポートすることの重要性とは
取引先責任者のSalesforce CRMアプリケーションへのインポートは数分で完了します。これにより、基調な時間を割いて電話番号や電子メールアドレスを入力する必要がなくなります。

Gmailからの取引先責任者のエクスポート

  1. Gmai アカウントにログインします。
  2. ページの左側の受信箱とゴミ箱へのリンクの下にある[連絡先]をクリックします。
  3. ページの右側にある[エクスポート]をクリックします。
  4. エクスポートする連絡先リストを選択します。
  5. 「Outlook CSV 形式（Outlook やその他のアプリケーションへのインポート用）」を選びます。
  6. [エクスポート]をクリックします。
  7. [ディスクに保存]をクリックして、次に[OK]をクリックします。ウィンドウがポップアップ表示された場合は、ファイルをデスクトップに保存してください。

注意：複数のユーザから取引先責任者をインポートする場合には、以下の追加ステップに従ってください。1ユーザについてのみ取引先責任者をインポートする場合は、次のセクションに進んでください。

  1. Salesforce CRMに取引先責任者をインポートしたいすべてのユーザについて、ステップ1-7を繰り返して取引先責任者をエクスポートします。
  2. エクセル または同様のアプリケーションを使用して、すべてのファイルを1つのCSVファイルにマージします。
  3. 念のため データを確認します。
  4. 列を追加し「レコード所有者」とタイトルを付けて、ユーザのSalesforce CRMユーザ名をtyamada@acme.comまたは山田 太郎の形式で、この項目に追加します。このステップにより、各ユーザのデータがSalesforce CRM内でそれぞれのユーザに正しく所有されるようになります。
    注意：CSVファイル内で名付けたユーザは、インポートの前にSalesforce CRM内に作成しておく必要があります。
  5. ファイルを保存して、次のセクションへ進みます。

取引先責任者のSalesforce CRMへのインポート

  1. Salesforce CRMにログインします。
  2. [取引先責任者]タブ をクリックします。
  3. ツールセクションの 私の取引先と取引責任者のインポート リンクをクリックします。
  4. [インポートウィザードの開始]をクリックします。
  5. ラジオボタンから[その他のデータソース ]を選択して、[次へ]をクリックします。
  6. [参照]または[ファイルを選ぶ ]ボタンをクリックしアップロードするファイルを選択して、[次へ]をクリックします。
  7. 再度、[次へ ]をクリックします。インポートが正しく行われない場合に備えて、ここでファイルの項目とSalesforce CRMとの対応付けを手動で行うこともできます。
  8. [次へ ]を押し続けて対応付け処理が終了したら、[インポート開始]をクリックします。
  9. 完了したら、[終了 ]をクリックします。
  10. [取引先責任者 ]タブをクリックして、作業を確認してください。取引先責任者がインポートされているはずです。

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Outlookから取引先責任者をインポートするには

概要

取引先責任者をインポートするとは、どのようなことですか
取引先責任者のインポートとは、取引先責任者をSalesforce CRMに一括ロードするための手段です。

取引先責任者をインポートすることの重要性とは
取引先責任者のSalesforce CRMアプリケーションへのインポートは数分で完了します。これにより、貴重な時間を割いて電話番号や電子メールアドレスを入力する必要がなくなります。

Outlookからの取引先責任者のエクスポート

このチュートリアルでは、Outlookから取引先責任者をエクスポートし、それをSalesforce CRMにインポートする方法について簡単に説明します。

  1. Outlook起動します。
  2. [ファイル]メニューから[インポートとエクスポート... ]メニューオプションを選択します。
  3. [ファイルにエクスポート]を選び、[次へ]をクリックします。
  4. [テキストファイル（Windows、カンマ区切り） ]を選び、[次へ]をクリックします。
    注意：Outlook 2000をご使用になっている場合、このステップに先立ってエクスポートコンポーネントのインストールが必要になる場合があります。
  5. 連絡先フォルダを選択して、[次へ ]をクリックします。連絡先を複数のフォルダに保存している場合には、別の連絡先フォルダを選択することもできます。
  6. データをエクスポートするファイル名を選んで、[次へ]をクリックします。
  7. カスタム項目の対応付けを確認します。Salesforce CRM内に取引先責任者情報を対応付けしたい項目がある（例えば、各取引先責任者の勤続年数を管理している） 場合、[カスタム項目の対応付け]をクリックして、その後の指示に従って操作することもできます。
  8. [完了]をクリックします。

注意：複数のユーザから取引先責任者をインポートする場合には、以下の追加ステップに従ってください。1ユーザについてのみ取引先責任者をインポートする場合は、次のセクションに進んでください。

  1. Salesforce CRMに取引先責任者をインポートしたいすべてのユーザについて、ステップ1-8を繰り返して取引先責任者をエクスポートします。
  2. エクセル または同様のアプリケーションを使用して、すべてのファイルを1つのCSVファイルにマージします。
  3. 念のため データを確認します。
  4. 列を追加し「レコード所有者」とタイトルを付けて、ユーザのSalesforce CRMユーザ名をtyamada@acme.comまたは山田 太郎の形式で、この項目に追加します。このステップにより、各ユーザのデータがSalesforce CRM内でそれぞれのユーザに正しく所有されるようになります。
    注意：CSVファイル内で名付けたユーザは、インポートの前にSalesforce CRM内に作成しておく必要があります。
  5. ファイルを保存 して、次のセクションへ進みます。

取引先責任者のSalesforce CRMへのインポート

  1. Salesforce CRMにログインします。
  2. [取引先責任者 ]タブをクリックします。
  3. ツールセクションの 私の取引先と取引責任者のインポート リンクをクリックします。
  4. [インポートウィザードの開始]をクリックします。
  5. ラジオボタンから[Microsoft Outlook ]を選択し、[次へ]をクリックします。
  6. [参照 ]または[ファイルを選ぶ ]ボタンをクリックしアップロードするファイルを選択して、[次へ]をクリックします。
  7. 再度、[次へ ]をクリックします。インポートが正しく行われない場合に備えて、ここでファイルの項目とSalesforce CRMとの対応付けを手動で行うこともできます。
  8. [次へ ]を押し続けて対応付け処理が終了したら、[インポート開始]をクリックします。
  9. 完了したら、[終了 ]をクリックします。
  10. [取引先責任者 ]タブをクリックして、作業を確認してください。取引先責任者がインポートされているはずです。

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リマインダーを設定するには

概要

リマインダーとは？
リマインダーは、予定されている、または期限切れとなったToDoとミーティングを通知します。Salesforce CRMにログインする度に、リマインダーのチェックリストがポップアップ表示されます。ToDoまたはミーティングのどれかをクリックすると、その情報の編集および更新を行うためのページが現れます。

リマインダーの重要性とは
リマインダーは、あなたがしなければならないことを管理するのに役立ちます。これにより、ToDoとミーティングを簡単に把握することができるようになります。

リマインダーの設定

リマインダーは、[ホーム]タブまたは取引先責任者レコード、取引先レコードから設定できます。ここでは、[ホーム]タブからToDoリマインダーを設定する方法について簡単に説明します。

  1. [ホーム]タブをクリックします。
  2. ToDoセクションから[新規]をクリックします。
  3. 組織の他の誰かにToDoを割り当てる場合は、任命先に担当者を入力します。
  4. 後から見て分かるように、件名を入力します。
  5. 期日を選択します。
  6. そのToDoの状況を選択します。
  7. そのToDoがどの程度重要かが分かるように、優先度を選択します。
  8. そのToDoについてアラームを受けたい日付と時間を指定します。
  9. ページへの情報入力が終わったら、[保存]をクリックします。
  10. Salesforce CRMにログインすると、自動的にリストが開かれすべてのリマインダーが表示されます。

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