Polycom mejora la precisión de sus previsiones de ingresos hasta un 2 % y reduce los gastos de aprobación en un 75 % gracias a Salesforce y AppExchange

Descripción general
El reto
La solución
  • Con la ayuda de los servicios profesionales de salesforce.com, Polycom implementó Salesforce en todo el mundo, proporcionando una perspectiva global de la empresa en materia de previsiones de ventas, oportunidades y otras informaciones esenciales para mejorar la eficacia operativa y reducir los gastos. La empresa utilizó AppExchange para diseñar un sistema de aprobación de descuentos personalizado, que ha reducido los gastos de aprobación en un 75 por ciento.
Los resultados
  • ::  Con una solución Salesforce integrada que proporciona acceso en tiempo real a la información y la posibilidad de crear informes personalizados sin necesidad de intervención de TI, los departamentos de ventas de Polycom pueden dedicar más tiempo a atender a sus clientes, al menos un día más por semana.
    ::  La precisión de las previsiones de ventas tiene una desviación menor al 2 por ciento.
    ::  En comparación con el sistema anterior, el sistema de aprobación de descuentos no estándar diseñado con AppExchange ha reducido el tiempo de aprobación de 5 días a unas pocas horas en cualquier parte del mundo, proporcionando a Polycom una ventaja competitiva durante las negociaciones de precios.
Historia completa

Kim Niederman sacude la cabeza cuando recuerda cuando en 2003 llegó a Polycom como vicepresidente mundial de ventas. Todos los jueves, celebraba una reunión con los gestores de venta. Para preparar las reuniones, su organización tenía que empezar a recopilar información de previsiones, descifrando interminables hojas de cálculo el lunes, para incorporarla a la reunión del jueves. En la reunión del jueves, los datos que se presentaban ya tenían cuatro días de antigüedad.

Nadie se quejaba de tener que celebrar las reuniones. La eficacia y estructuras de gasto de las actividades comerciales de Polycom (desde la gestión del sistema de suministros y fabricación, hasta marketing y gestión de cuentas), se basaban en una estricta dieta de información referente a oportunidades y previsiones de ventas. Sin embargo la preparación era tediosa y suponía un enorme coste de oportunidades. Los días empleados en interpretar hojas de cálculo se podrían haber empleado en atender a los clientes.

"No se puede dirigir un departamento de ventas basándose en hojas de cálculo", comenta Kim Niederman. "No se puede hacer con información desfasada e incorrecta. Empleábamos mucho tiempo en realizar las previsiones y poco tiempo atendiendo y haciendo nuevos clientes. Además, la información que manejábamos estaba desfasada y no era precisa. Necesitábamos un sistema global más eficaz; necesitábamos una mejor conexión entre información y ejecución."

Eliminación de previsiones imprecisas

Polycom utilizaba un sistema propio para recopilar datos de previsiones, pero el sistema ya no podía ofrecer lo que la creciente empresa necesitaba: información inmediata y en tiempo real que se pudiera integrar en diferentes líneas comerciales y el canal.

Niederman tenía en mente una solución que proporcionara una perspectiva en tiempo real de las oportunidades de ventas en curso, de forma que su grupo pudiera realizar una previsión más fiable de los ingresos de cada trimestre. Su estrategia se basaba en la linealidad de los balances de ventas a lo largo de un trimestre (su objetivo era un porcentaje de desglose mensual "30-30-40"), en función de las ventas trimestrales. Niederman también estableció un 70 por ciento de posibilidades de negociaciones proyectadas a medio plazo, en otras palabras, un objetivo del 70 por ciento de las negociaciones en un plazo de 30-60 días. Si se lograba este objetivo, se aumentaban las posibilidades de linealidad de Polycom.

"Desde la implementación de Salesforce, nuestras previsiones de ingreso sólo se han desviado en un 2 por ciento, lo que nos ha proporcionado una perspectiva global que se ajusta nuestras necesidades de previsión. "La posibilidad de poder acceder de forma inmediata y constante al proceso de ventas nos ha proporcionado un mayor nivel de eficacia y dinamismo."

La búsqueda de un modelo centrado en el cliente

Pero los beneficios de una visibilidad inmediata van más allá de la previsión. Con Salesforce, ya no es necesario emplear días enteros en preparar las reuniones. Es posible recopilar información en tiempo real sólo 15 minutos antes de una reunión, lo que supone un ahorro de un día de trabajo a la semana, que se puede emplear en atender a los clientes.

"Tener acceso inmediato a la información es uno de los factores que nos permite mejorar en gran medida la productividad de las ventas, con respecto a los tres años anteriores," comenta Kim Niederman. "En comparación con el tiempo que antes empleábamos en tareas administrativas, nos estamos ahorrando un día a la semana en productividad de ventas y en alinear los equipos de ventas con nuestra estrategia centrada en el cliente." Por último, Salesforce hizo que el equipo de ventas fuera más productivo. El acceso fuera de línea para los comerciales itinerantes hacía posible un uso más eficaz del uso del tiempo en los viajes. Además, al proporcionar acceso en tiempo real a al canal y a los departamentos de ventas, fabricación, marketing y telemarketing, se mejoró la eficacia del ciclo de ventas, desde la generación de candidatos hasta la gestión de pedidos de venta.

Esta eficacia mejorada, que proporciona un aumento del tiempo que se puede dedicar a los clientes, también es aplicable a otros ámbitos de Polycom. Los departamentos del sistema de suministros y fabricación revisan los informes generados por Salesforce para proyectar combinaciones de productos y gestionar los costes de producción. El marketing da validez a la viabilidad y a las campañas de generación de candidatos, supervisando posibles negociaciones.

"Mi estrategia consistía en hacer de la organización, une empresa centrada en los clientes", explica Niederman. "Necesitábamos simplicidad. Necesitábamos reducir al mínimo las tareas administrativas y atraer a los clientes a nosotros, tanto como fuera posible. Necesitábamos un sistema On-Demand que pudiera sincronizar todas nuestras actividades comerciales de forma global. Salesforce nos ofrecía todo esto."

Salesforce proporciona un excelente rendimiento de la inversión

Polycom quería una implantación de 60 días y el modelo basado en Web de salesforce.com llevó a Niederman a creer que su equipo podía conseguirlo, sin necesidad de solicitar la ayuda de carísimos consultores o expertos en TI.

Hizo bien en fiarse de su sexto sentido. En unas ocho semanas, Salesforce estaba implementado en Norteamérica, que representa el 50 por ciento de los ingresos mundiales de Polycom. En poco tiempo, los gestores de ventas crearon paneles y los gestores de cuentas crearon sus propios informes personalizados proporcionando información sobre negociaciones recientes, previsiones y probabilidades, y aumentaron el número de negociaciones por región, sin necesidad de ayuda de TI. Ahora, los comerciales pueden acceder a la información en cualquier parte, a cualquier hora, incluso fuera de línea, en un avión o en un aeropuerto.

Polycom también utiliza AppExchange Builder para crear aplicaciones para la gestión de comisiones o aprobaciones de descuentos no estándar. Como beneficio adicional, el sistema ha conseguido reducir los costes de aprobación en un 75 por ciento con respecto al sistema de aprobaciones anterior. Lo más importante fue reducir el tiempo necesario para las aprobaciones de descuentos no estándar, con independencia del lugar donde se generara la posibilidad. De una media de cinco a siete días, se pasó a menos de dos horas.

"Determinar un punto de umbral del rendimiento de la inversión es un asunto difícil", comenta Niederman. "Sin embargo, si nos hubiéramos decidido por la otra opción que probamos, aún nos quedarían entre seis a nueve meses para terminar la implementación y nos habríamos dejado un millón de dólares en el camino. Hemos revitalizado nuestra estructura de ventas gracias a Salesforce; ahora nos estamos planteando sincronizar la gestión de oportunidades y previsiones con nuestros canales para diseñar un sistema más dinámico y que nos genere más ingresos."


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