Volledige casestudy

Fleet Synergy International is 's werelds grootste alliantie op het gebied van wagenparkbeheer. Het bedrijf beheert 830.000 voertuigen voor 25 bedrijven in 35 landen, verspreid over heel Europa, Noord- en Zuid-Amerika en Japan. Op deze manier kunnen bedrijven zich ontdoen van de risico's en kopzorgen bij het beheer van wagenparken van soms wel duizenden voertuigen die her en der verspreid aanwezig zijn.

Vanuit het hoofdkwartier in Brussel besloot Fleet Synergy op zoek te gaan naar een CRM-systeem voor het beheer van de leads en opportunities die ontstonden door de samenwerking in verschillende landen en met verschillende partners. Er werd specifiek gezocht naar een centrale resource voor het analyseren, beheren en bijhouden van de internationale verkoopprocessen.

Het bedrijf vond haar IBM Lotus Notes-systeem "te complex en te duur in het onderhoud," zegt Hans Damen, regionaal verkoop- en marketingdirecteur van Fleet Synergy. Partners moesten bovendien betalen voor het inbellen bij een server in Chicago. Dit was exclusief de kosten die het bedrijf moest betalen voor de ondersteuning en het onderhoud van de interne server en software.

Garantie op het gebied van beveiliging, eigendom en financiële stabiliteit

Fleet Synergy vergeleek alle belangrijke CRM-oplossingen, van Siebel en PeopleSoft tot ACT! en GoldMine. Er werd met name op het volgende gelet: vlotte implementatie, volledige uitbesteding van beheer, ondersteuning en training, gebruiksgemak en lage kosten.

"Een vriend die bij Oracle werkte, stelde toen voor om eens naar salesforce.com te kijken," zegt Damen.

De CRM-oplossing van Salesforce.com wordt via internet geleverd als een online informatietool op basis van een webservicesarchitectuur. Dit betekende dat Fleet Synergy geen hardware, software, netwerken of hosting hoefde aan te schaffen, te installeren en te beheren. Ook hoefde het bedrijf vooraf niet te investeren in voorwaardelijke technologie. Salesforce.com levert CRM als een flexibele, pay-as-you-go service tegen een maandelijks abonnement per gebruiker.

Fleet Synergy nam een gratis trial van 30 dagen en presenteerde de bevindingen tijdens een internationale vergadering van partners. "De resultaten waren ongelofelijk," zegt Damen.

Tijdens de jaarlijkse aandeelhoudersvergadering werden vragen gesteld over de beveiliging. "Met de geavanceerde beveiligingscertificering van salesforce.com in de hand konden we onze partners geruststellen over de beveiliging," aldus Damen. (Salesforce.com gebruikt de sterkst mogelijke coderingen voor het beschermen van de gegevens en communicatie van klanten, zoals een 128 bits VeriSign SSL-certificering en 1024 bits openbare RSA-sleutels.)

Omdat de technologiesector wereldwijd een nogal roerige periode met veel wisselingen doormaakte, wilden de partners ook meer weten over de financiële betrouwbaarheid van salesforce.com. "Ook op dit gebied wisten we onze partners volledig gerust te stellen," zegt Damen. "Salesforce.com heeft duizenden klanten over de hele wereld. Het bedrijf kan bogen op een uitstekende financiële positie en cashflow."

Andere partners wilden weten of ze hun belangrijke en vertrouwelijke informatie over klanten en prospects van salesforce.com konden terugkrijgen als ze niet meer wilden meedoen of naar een andere leveranciers wilden overstappen. "We hebben een overeenkomst met salesforce.com op basis waarvan partners elke week een backup kunnen krijgen van al hun gegevens," zegt Damen.

De laatste kwestie betrof ondersteuning. "Verkoop en marketing staan centraal binnen onze holding. We hebben de middelen niet om te investeren in een helpdesk voor 35 landen en hadden evenmin trek in een extra kostenpost," licht Damen toe.

Salesforce.com biedt ondersteuning aan als een service. Bovendien kon Fleet Synergy de training en ondersteuning ook uitbesteden dankzij de gratis online trainingstools en documentatie van salesforce.com.

Resultaat: minder kosten en meer omzet

Fleet Systems implementeerde gedurende zes weken een pilotversie van Salesforce Professional Edition in zeven landen. Na de pilotversie kregen alle partners tijdens een internationale bijeenkomst te horen dat de demoversie beschikbaar was. Dat gebeurde op een vrijdag. "Toen ze maandag weer terug op kantoor waren konden ze het systeem direct gebruiken," aldus Damen.

Het gebruiksgemak is voor Fleet Synergy een belangrijk voordeel. "Wij zijn geen technologisch bedrijf," zegt Damen. "En als verkopers bovendien ergens een hekel aan hebben, dan is het wel tijd verspillen aan administratie. "Een groot voordeel van Salesforce voor ons is dat het zo gemakkelijk te gebruiken is. Gegevens worden automatisch gesynchroniseerd op het moment van invoer, en dus is er niet alleen wereldwijd realtime informatie beschikbaar, maar hoeven er ook geen externe consultants te worden betaald om het systeem te onderhouden en te synchroniseren. Ook is het verkooppersoneel geen tijd meer kwijt aan het schrijven van rapporten en het dubbel invoeren van gegevens, een bekende nachtmerrie voor veel verkopers."

Het systeem maakt de wereldwijde activiteiten transparanter. "De automatische rapporten bieden ons veel meer inzicht in de verkooppipeline. Onze wereldwijde activiteiten kunnen zo beter worden beheerd en we kunnen ook veel sneller zien welke partners, sectoren en landen het meest productief zijn," aldus Damen.

Fleet Synergy gebruikt de Salesforce-toepassing voor het publiceren van de nieuwste brochures, Microsoft PowerPoint-presentaties, aanbiedingen enzovoort. "Het werkt voor ons als een soort bibliotheek. We hoeven de informatie maar één keer bij te werken en alle partners over de hele wereld kunnen er direct over beschikken," zegt Damen.

Dankzij de implementatie van Salesforce in 35 landen heeft Fleet Synergy nu een uniforme uitstraling naar haar klanten over de hele wereld. "De internationale alliantie is nu sterker geworden, omdat onze klanten weten dat we met een consistent, centraal CRM-systeem werken dat uniform is voor alle partners," verklaart Damen. "Salesforce biedt ons een gedeelde technologie waarmee we internationaal vanuit één punt naar buiten kunnen treden en tegelijkertijd kennis op lokaal niveau kunnen delen. Een consistente uitstraling die onze internationale klanten vertrouwen geeft."

Damen voegt hieraan toe dat de Salesforce-implementatie het bedrijf geld heeft bespaard en de internationale coördinatie en rapportage heeft verbeterd. "De aanpak van leads en het verkoopbeheer zijn dusdanig verbeterd dat het nieuwe systeem ongetwijfeld tot een hogere omzet zal leiden."

"Salesforce biedt ons een CRM voor het hele bedrijf en voor de hele wereld," aldus Damen. "Bij ons vorige systeem kostte alleen de gegevenssynchronisatie al meer."

Fleet Synergy International