Racktime


"Salesforce stelt ons in staat betere diensten te verlenen aan onze klanten."

-Hans Knipscheer
Oprichter en eigenaar van Racktime

Racktime verbetert Fieldcare met Salesforce

Vanuit de schoolbanken startte Hans Knipscheer in 1996 met wat nu Racktime heet, een partner voor verkoop- en promotieactiviteiten op de winkelvloer. In die beginjaren kwamen de klanten vooral uit de ICT- en telecom hoek, zoals Palm, Kodak en Logitech, en richtte Racktime zich volledig op field marketing. Later kwam hier de marketing logistics bij, dat zich richt op het structureel beheren van promotiematerialen voor klanten. Deze tak is binnen Racktime inmiddels net zo belangrijk als field marketing. Inmiddels levert Racktime zijn sales- en marketingdiensten aan bedrijven als Vodafone, Intel, Nespresso, Playstation, 3M, Total, Sony en Levi’s.

Drie bedrijven

Racktime heeft twee zusterbedrijven, CatchYourTalent en URD Solutions. CatchYourTalent is het Instituut voor Sales Talent. Het bedrijf geeft salestrainingen en biedt een combinatie van opleiding en werkervaring. De andere is URD Solutions, een aanbieder van marketing platformen. De theatermanagers van de grootste bioscoopketen van Nederland beschikken dankzij URD Solutions over een toolkit in de cloud waarmee ze alles kunnen bestellen wat ze nodig hebben voor hun actiemarketing. Ze creëren die uitingen zelf volgens de branding-richtlijnen die als templates beschikbaar zijn in de webshop. Ze hoeven deze alleen nog maar te ‘customizen’. Het marketing platform van URD Solutions is naadloos geïntegreerd met een drukkerij en een Warehousing Management App in Salesforce. Dit resulteert in een drastische vermindering van waste in promotiemateriaal, een bekend euvel in de business.

Kernprocessen

De drie bedrijven functioneerden los van elkaar en hadden allen hun eigen zakelijke kernprocessen, terwijl ze alle drie in hetzelfde gebouw zaten. “Ondanks dat ze relatief klein zijn, zag je toch eilandjes ontstaan. Het recruitment bij CatchYourTalent werd op hun eigen manier ingevuld en HR en payrolling was ook verspreid over verschillende afdelingen, met ieder weer andere systemen en werkprocessen en –documenten. Dat was voor mij een doorn in het oog”, zegt Hans Knipscheer, oprichter en eigenaar van Racktime. Enkele pogingen om processen uniform te krijgen met CRM-systemen lukten niet vanwege de te grote focus op het salesproces en het relatiebeheer. “Racktime werkt met relatief weinig klanten, dus daar lag niet het belangrijkste knelpunt. En een CRM-systeem voorziet niet in bijvoorbeeld HR, terwijl er onder andere op dat gebied een grote behoefte was aan stroomlijning.”

Platform-denken

Toen 2011 Racktime vastliep bij de zoveelste CRM-oplossing kwam Knipscheer in aanraking met de platform-gedachte van Force.com. “Voor ons is het heel aantrekkelijk dat je zakelijke business apps op je eigen systemen kunt ‘inpluggen’. We besloten al gauw om op Salesforce in te zetten.” De oplossingen van Salesforce sluiten goed aan op de visie van Hans Knipscheer: al je processen beschikbaar hebben binnen één geïntegreerd systeem.

Start met kernproces

Als eerste werd het sales-kernproces van Racktime ingeregeld in de Sales Cloud. Daarna ging het snel met de adoptie van Salesforce. “Ik geloof sterk in de social collaboration-tool Chatter. Dat was een belangrijke reden om voor Salesforce te kiezen. Er stonden als vanzelf ambassadeurs op die ermee aan de slag gingen en nieuwe features uit gingen leggen aan collega’s,” zeg Knipscheer. “Het interne mailverkeer bij Racktime is met 60 tot 70 procent teruggedrongen. Dat werkt bevrijdend. Het werken gaat efficiënter en sneller en er bestaat nu geen cc.-cultuur meer.” Gelijktijdig werd een begin gemaakt met het inrichten van apps via de App Exchange. Connexys als recruitment app, HR2Day voor loonadministratie, ServiceMax voor FieldService en Ascent voor het logistieke proces. Daarnaast worden ook nog een aantal ondersteunende Apps gebruikt zoals Gird Buddy en Conga Composer. De gebruikers werken niet allemaal met dezelfde apps maar beschikken wel over alle informatie, geïntegreerd in de Salesforce-omgeving.

Betere resultaten dankzij FieldCare Communities

Knipscheer: “Salesforce stelt ons in staat betere diensten te verlenen aan onze klanten. Eén van de redenen dat we voor Salesforce hebben gekozen, is dat we onze dienstverlening naar klanten telkens willen kunnen verbeteren. De manier van werken met Salesforce is hoe wij zelf willen werken. We zijn hierin zelfs zo ver gegaan dat we ons bedrijf een andere tagline hebben gegeven: The Fieldcare Company, ‘de manier van slim samenwerken om betere resultaten te behalen in het veld’.” Voor klanten waar Racktime structureel en vaak mee samenwerkt worden communities opgezet.

Via het Salesforce platform zijn medewerkers live met elkaar en met hun klanten verbonden. Ze kunnen zo real-time kansen en bedreigingen constateren. “De manier van werken met Salesforce geldt ook als toekomstvisie voor de diensten die wij bieden. Dat beviel me direct aan Salesforce. Een opmerking of bezoekrapport verdwijnt niet meer in een management rapportage met actiepunten die tegen de tijd dat ze worden gelezen achterhaald zijn. Onze mensen, de ogen en oren in de markt, kunnen direct schakelen met onze klanten. Ze kunnen direct overleggen via Chatter en op elkaars wensen inspelen. Je bent transparant en je loopt zo voorop. Klanten zijn niet gewend dat ze direct en open worden betrokken. Dit geeft een boost aan onze sales en dienstverlening. Dankzij Salesforce leveren wij een extra toegevoegde waarde aan onze klanten.”

Toekomst

“Salesforce is een geavanceerd systeem en het blijft een uitdaging er alles uit te halen. Dat is een continue zoektocht,” aldus Knipscheer. Richting de toekomst werkt Racktime dan ook met een interne roadmap, waarin ontwikkelingen en wensen worden bijgehouden. Het sales-, order-, en facturatieproces is 100 procent op orde, nu staat een purchase order-systeem, een eigen inkoopsysteem, nog op de verlanglijst. “We willen voorkomen dat een factuur een rondje door het bedrijf moet maken. Als medewerkers kunnen anticiperen op toekomstige kosten en alvast een purchase order kunnen aanmaken, dan weten ze al tijdens de uitvoer van hun werk welke kosten ze precies gaan maken en dus wat hun winstmarge zal zijn.”

Racktime
Racktime
Ontdek Racktime op Facebook

 

Live chat