Schoolpoort


"Salesforce biedt Schoolpoort een digitale kluis die verbonden is met bestaande databases van diverse instanties. Naast meer mogelijkheden biedt Schoolpoort een flinke kostenbesparing ten opzichte van bestaande oplossingen. Ook de veiligheid van data neemt toe, omdat een school dankzij Chatter geen externe sociale media-accounts, meer nodig heeft."

-Jeroen Schutz
Oprichter en CEO Digiloket

Schoolpoort maakt leerlingadministratie efficiënt en veilig met Salesforce

In het onderwijs worden door de meeste scholen en instellingen allerlei verschillende administratiesystemen gebruikt. Schoolpoort is één cloud-oplossing, gebouwd op basis van Salesforce, die alle processen op een school automatiseert en bovendien ouders zicht geeft op de prestaties van hun kind.

‘De informatievoorziening in het onderwijs is niet in orde,’ begint Jeroen Schutz, oprichter en CEO Digiloket, de organisatie achter Schoolpoort. ‘Door het gebruik van verschillende administratiesystemen beschikken zowel de onderwijsinstellingen als de betrokken instanties, waaronder de Onderwijsinspectie en Dienst Uitvoering Onderwijs, niet altijd over de juiste informatie.’ Volgens Schutz komen zelfs standaardgegevens, zoals het aantal leerlingen op een school, niet altijd overeen met de werkelijkheid. ‘Stel dat je dit wilt veranderen, wat heb je dan nodig? Een aantal problemen had ik al bij eerdere projecten blootgelegd. De informatiehuishouding van scholen klopt vaak niet, leraren zijn teveel tijd kwijt aan het organiseren van onderwijs, en de privacy van leerling-data is in de oplossingen van huidige aanbieders van systemen niet geborgd.’

Eigen kluisje

De oplossing voor de problematiek rond de informatievoorziening in het onderwijs is volgens Schutz een digitale kluis voor elk kind: Schoolpoort. Een cloud-oplossing die alle onderwijsdata van een individuele scholier of student bevat, en waar hij of zijn ouders zelf de verantwoordelijkheid voor dragen. ‘Je draait het eigenlijk om. In plaats van dat je school verantwoordelijk maakt voor het invoeren van de data in verschillende systemen, krijgt elk kind een eigen account. Alle betrokken organisaties kunnen bij bepaalde onderdelen van dit account. Doordat er sprake is van één systeem, kan een leerling nooit dubbel ingevoerd worden. En als er in het dossier van een bepaalde leerling een school of instelling ontbreekt, komt de Leerplichtambtenaar of zelfs de Onderwijsinspectie in actie.’

Leerling is organisatie

Om deze digitale kluis mogelijk te maken, is een systeem nodig dat door middel van API’s correspondeert met bestaande databases van allerlei verschillende instanties. ‘Eigenlijk wilde ik een oplossing hebben die vergelijkbaar is met de klantomgeving van mijn telecomprovider,’ legt Schutz uit. ‘Daar kan ik inloggen om mijn facturen te zien, maar ook producten bestellen en betalingen doen. Met dit idee ben ik met een aantal ervaren developers gaan praten en bij Salesforce Foundation terecht gekomen. Salesforce Foundation ondersteunt non-profits met Salesforce producten, en advise bij de realisatie van hun doelstellingen. De opzet van Schoolpoort is wel heel anders dan de meeste Salesforce-projecten. Vaak staat daar het bedrijf bovenaan in het organogram, met daaronder verschillende vestigingen, afdelingen en medewerkers. Wij draaien het om; de leerling is als het ware de organisatie en alle scholen en instanties krijgen toegang tot verschillende onderdelen van het portfolio van een leerling.’

Stap voor stap

Het Schoolpoort-systeem moest zo simpel mogelijk zijn en ontdaan worden van wat Schutz ‘B2B-logica’ noemt. Een leraar is nu eenmaal geen servicedesk- of salesmedewerker. Aan de basis van het systeem staat Salesforce Community Cloud. ‘We zijn begonnen met het stap voor stap in kaart brengen van de dagelijkse bezigheden van een docent. Voor de aanvang van een lesdag heeft hij bijvoorbeeld hij alle stoeltjes klaargezet en nadat de klas is volgestroomd, kijkt hij of er nog absenties zijn. Op basis van dat gegeven maakten wij een menu-onderdeel voor absentie. De ouder kan zijn kind afmelden, de docent krijgt hiervan een melding en voor de school worden alle afwezigen direct in het systeem geadministreerd. Dit is slechts één van de functionaliteiten die een belangrijk administratief proces van een school automatiseert.’

Data-analyse en AppExchange

Voor het verbeteren van het inzicht in schoolgegevens gebruikt Schoolpoort de analytics-functies van Salesforce. ‘Net zoals bij een commercieel bedrijf, wil je ook in een onderwijssysteem precies zien wat er op een bepaalde account gebeurd. Alleen gaat het hier niet om het lokaliseren van saleskansen, maar om het direct kunnen visualiseren van data voor een specifieke leerling of school,’ legt Schutz uit. De mogelijkheden die het snel kunnen visualiseren en analyseren van data geeft, zijn volgens de directeur erg groot. ‘Een docent die via data-analyse constateert dat een aantal kinderen in zijn klas moeite heeft met breuken, kan daar direct naar handelen. Op de AppExchange zijn al veel applicaties te vinden, die hem kunnen helpen deze rekenvaardigheid op te krikken. Misschien is er in Argentinië wel een docent die hiervoor precies de juiste methode hanteert. Dan wil je daar toch direct gebruik van maken? ’

Goedkoper en veiliger

Naast meer mogelijkheden, biedt Schoolpoort volgens Schutz ook een flinke kostenbesparing. ´Ten opzichte van veel bestaande oplossingen garanderen wij een kostenbesparing van veertig procent op de IT-kosten van een school. Daarnaast is men niet meer afhankelijk van licenties of updates van een leverancier, die vaak een deel van de benodigde functionaliteit levert.’ Maar ook de veiligheid van data neemt toe, omdat een school geen gratis services, zoals sociale media-accounts, meer nodig heeft. ‘Als een product gratis wordt geleverd, dan is jouw privacy het product dat wordt verhandeld. Maar ook de privacy van een leerling en mogelijk diens familie. Dit kan allerlei vervelende situaties opleveren. Wij maken in Schoolpoort gebruik van Chatter, een gesloten chat-omgeving waar alleen goedgekeurde accounts toegang tot krijgen’.

Mondiale plannen

Momenteel draait Schoolpoort in een testomgeving op een aantal scholen, maar al 150 instellingen hebben aangegeven vanaf augustus ook gebruik te willen maken van de nieuwe oplossing. En daarmee houdt het niet op, stelt Schutz ambitieus. Er hebben zich inmiddels al tal van scholen gemeld vanuit het buitenland, waaronder instellingen uit Peru, Portugal, de Antillen en Zuid-Afrika. ‘Wereldwijd zijn er bijna een miljard leerlingen die onderwijs volgen. Hoewel er natuurlijk verschillen zijn per land, is het onderwijs overal ter wereld min of meer op een vergelijkbare manier ingericht. Van basisschool, naar middelbaar en hoger onderwijs. Ook zie ik een patroon in wat er wordt geleerd: rekenen, een lokale taal, geschiedenis enzovoorts. Zou het niet mooi zijn als je alle beschikbare data kunt gebruiken om voor elke leerling een zo specifiek mogelijk programma uit te stippelen en je zelfs aanbevelingen voor lesmateriaal kunt doen? En dit alles in een systeem waarbij je ook nog de ouders en leerkrachten helpt in een veilige digitale omgeving? De vraag stellen, is hem eigenlijk beantwoorden.’

Bencom
Ontdek Digiloket op Twitter

 

Producten gebruikt door Schoolpoort
Live chat