Worldhotel Bel Air


"Het werken met de Salesforce1 Sales Cloud zorgt voor interne transparantie en levert grote tijdswinst op"

— Emile Termote,
Senior Account Manager

Worldhotel Bel Air The Hague maakt sales-processen efficiënter met Salesforce1

Worldhotel Bel Air The Hague is met 300 hotelkamers en suites het grootste hotel in Den Haag. In het 4-sterren-hotel worden gasten ontvangen voor zowel zakelijke als privé-verblijven. Ook biedt het hotel de ruimte om vergaderingen, conferenties en andere evenementen te organiseren. Worldhotel Bel Air The Hague maakt onderdeel uit van de internationale Worldhotels-groep, maar opereert volledig onafhankelijk. In Den Haag zijn 100 medewerkers werkzaam.

Het Worldhotel Bel Air The Hague hotel heeft dagelijks contact met honderden (potentiële) gasten. Uiteraard zijn er verschillende medewerkers die dit contact verzorgen. Om inzicht in de gegevens en processen te houden, werd er voorheen gewerkt met Outlook en Excel. Emile Termote, Senior Account Manager bij Worldhotel Bel Air The Hague: “We hebben via verschillende kanalen contact. Een klant wil bijvoorbeeld via mail een vergaderruimte reserveren, terwijl een gast in het hotel aan de balie een extra nacht wil boeken. De gast staat altijd centraal en we focussen op service. Maar met zoveel gasten en medewerkers is het moeilijk om van alles op de hoogte te blijven en we willen voorkomen dat onze klanten en onze gasten hun vraag meerdere keren moeten stellen. Bovendien levert het combineren van informatie nuttige inzichten op. Daarom zijn we op zoek gegaan naar een geschikt CRM-systeem. We hebben verschillende systemen in ons selectieproces betrokken en ze vergeleken op verschillende onderdelen, zoals gebruiksgemak en toekomstperspectief. De keuze viel op de Salesforce1 Sales Cloud van salesforce.com, want dit systeem scoorde het beste op deze punten.”

Implementatie volgens plan

De implementatie van de Salesforce1 Sales Cloud werd verzorgd door Profit4sf, implementatiepartner van salesforce.com. Het traject verliep erg snel, aldus Termote. “Een week na het gesprek met Profit4sf startte het implementatieproces al. Elke week zagen we vorderingen en het traject is precies volgens plan verlopen.” De grootste uitdaging was het bijeenbrengen en standaardiseren van bestaande gegevens. Alle medewerkers die regelmatig in contact zijn met klanten, vulden per klant en contactpersoon een Excelsheet in met daarin de gebruikelijke gegevens, zoals adres en telefoonnummer. Daarnaast was er ook ruimte voor aanvullende informatie, zoals of de contactpersoon een kerstkaart krijgt. “In het verzamelen en documenteren van die gegevens ging uiteindelijk het meeste werk zitten. We hebben alles immers vanaf scratch verzameld. En uiteraard moest iedereen dat ook op een uniforme manier doen.”

Eenvoudig uitbreiden

De flinke documentatieklus bleek gelukkig al snel de moeite waard. Termote: “Het was een grote tijdsinvestering, maar nu hebben we alle gegevens bij elkaar in de Sales Cloud. Zodra één van de sales-collega’s contact heeft gehad met een klant, zien we dat direct terug in de Sales Cloud. Dankzij de koppeling met Outlook gaat dat zelfs automatisch, zodra er mailcontact is. We hoeven elkaar minder bij te praten en lange overdracht documenten te maken als iemand op reis of vakantie gaat want alles wat er gebeurt, staat in het systeem. Dat scheelt enorm veel tijd.” Al binnen een maand werden de functionaliteiten uitgebreid. Zo is er intussen een koppeling gemaakt tussen de Sales Cloud en het mailingsysteem. “Zo kunnen we zien hoe effectief bepaalde mailings zijn en zelfs wat individuele contacten met de mailing doen. Ook worden de klantcontracten tegenwoordig als pdf bijgevoegd, zodat alle collega’s deze eenvoudig in kunnen zien. We blijven inventariseren waar collega’s behoefte aan hebben en bekijken dan of het mogelijk en relevant is om deze functionaliteit toe te voegen. We hebben nu gezien hoe eenvoudig het is om de mogelijkheden van de Sales Cloud uit te breiden”, vertelt Termote.

Snel klantinzicht

Het gebruik van de Sales Cloud is op alle fronten een vooruitgang voor Worldhotel Bel Air The Hague. Termote: “Het levert ons een enorme tijdswinst en efficiency-slag op en hier profiteren onze gasten uiteindelijk van. Met de Sales Cloud kunnen we eenvoudig en snel rapportages maken en hier halen we nuttige inzichten uit. Hier kunnen we direct op inspelen en zo onze focus bepalen. De wensen van onze klanten en hun zijn altijd bekend, ongeacht met welke medewerker ze contact hebben. Met één druk op de knop kan de hele voorgeschiedenis worden geraadpleegd. Zo kunnen we ons echt focussen op ons doel en dat is succesvol zaken doen.”

Interne transparantie

Met name intern zijn de voordelen te merken, volgens Termote. “In het Sales Cloud dashboard kan iedereen van elkaar zien welke activiteiten en taken opgepakt worden. Het biedt transparantie en zo kunnen we heel open en eerlijk werken. Dat motiveert op een positieve manier en zorgt in sommige gevallen zelfs voor competitie. Als die ene collega deze week al vier afspraken heeft geregeld, ga je zelf ook harder werken om dit te evenaren.” Maar het grootste voordeel is absoluut dat alle collega’s altijd op de hoogte zijn van alle lopende contacten. Termote voegt toe: “‘Nog niet gerapporteerd’ is geen excuus meer. We roepen voortaan ook wel: als het niet in Salesforce staat, is het niet gebeurd! Salesforce is leidend voor ons. Dat geldt overigens ook voor toekomstige investeringen. De eerste voorwaarde is dat nieuwe toepassingen compatible moeten zijn met Salesforce.”

CCE
Ontdek Worldhotel Bel Air op Facebook
Producten gebruikt door Worldhotel Bel Air
Live chat