入门指南


本指南将向您介绍熟悉和使用Salesforce CRM的各个步骤。在此过程中,您可以找到检查列表和资源的链接,比如培训部分、最佳操作文档、提示表等。也请务必利用相关的工作簿,它可以帮助您做出并追踪重要的决策。

四、入门指南

当您根据自己的目标设置好Salesforce CRM后,您就可以添加用户。然后会有一个最终任务, 最后您就可以上线了--将您的数据导入Salesforce CRM。

为了帮助您,Salesforce CRM中包含魔法师,它可以让您熟悉各个流程以及相关提示。该步骤可 能是执行过程中最复杂的任务。因此,您可能希望获得salesforce.com伙伴或Salesforce.com咨询 的帮助。

当数据导入完成后,您可以培训您的用户并宣布Salesforce CRM可供公司使用。

以下是您上线前需要完成的任务:

  • 添加用户
  • 导入您的数据
  • 培训您的用户
  • 发送上线公告
  • 在Salesforce CRM中添加用户相当简单。在章节2中,您已了解了有关配置文件的信息,并设置了 您组织的角色层级。当您添加用户时,您会把实际用户和这些配置文件关联起来,以便这些用户 登录并访问与他们相关的数据。

    添加用户可以满足三个重要目的:

    1. 当您添加用户后,您就可以导入数据,并自动将该数据与正确的用户相关联。
    2. 通过将角色和配置文件所有用户关联起来,您可以确定用户查看数据的方法,以及他们 可以在程序中进行哪些操作,他们的数据如何上卷等。
    3. 当您添加某用户时,Salesforce CRM将使用该用户的纪录来生成登录程序的邀请。

    提示: 若您希望推迟通知用户,当您进行添加用户操作时,请确保取消选中"生成新密码并立 即通知用户"复选框。当您准备好可以让用户登录时,您就可以编辑用户纪录并生成用户名和 密码。

  • 大多数公司已将用户客户和联络信息保存在某个地方--通常是在ACT!、Goldmine或Microsoft Outlook以及spreadsheet、即时贴、或他们销售代表会记得这些信息。在实施过程中,从Outlook和 上述即时贴中获得上述信息,并导入Salesforce CRM是最重要的步骤之一。

    虽然您可以收集所有这些资源并逐个录入,但很明显手动录入成百上千的纪录效率很低。 Salesforce CRM提供了详细步骤数据导入魔法师,它可以让您熟悉导入潜在客户、客户和联络 人等流程-并给出一些有用的提示。

    准备导入您的数据
    导入数据的最佳操作包括制定一份周全的计划,恰当地准备数据,并进行试运行。

    计划:
    填写入门工作簿中的业务流程预览-导入数据工作表,该表包含以下信息:

    • 您的数据来源:您的数据在Outlook、ACT!或spreadsheet中吗?
    • 您当前数据纪录中的字段列表。
    • 您当前字段和Salesforce CRM字段之间的映射。

    *有关导入联络人的说明,请查看以下资源:

    准备您的数据:
    准备好清洁数据非常重要。我们强烈建议您在将数据导入Salesforce CRM中前,先"清洗"您的 数据。请记住:"错进,错出"。

    以下是对准备数据的一些提示:

    • Salesforce CRM导入魔法师用于与Excel共同协作。若有必要,先将您的数据从其 他数据源导出到Excel。
    • 现在是对命名进行标准化以及清洁数据的良好时机。例如,设定公司名称的标准(例 如国际商业机器而非IBM),或列出国家的方法(如USA而非United States)。花一些 时间清除"脏"数据,并删除系统中可能出现多次的重复人员。
    • 检查您的Excel文件中是否有重要数据尚未创建自定义字段。例如,若您的销售代表正 在追踪每个客户的员工数,您就需要一个字段在Salesforce CRM中保存该信息。
    • 将您的数据栏与Salesforce CRM字段名相互映射。例如,Microsoft中的公司字段与 Salesforce CRM中的客户字段映射。应考虑对您Excel文件中的栏标题进行重命名,使 其与Salesforce CRM中的字段名准确匹配。该步骤将简化魔法师中的映射步骤。
    • 在可能的情况下,应将正确的所有人分配给记录。若并非全部记录都已分配, 则默认所有人是执行导入操作的管理员。

    对导入进行测试:

    对以小组样本记录,约5到10个进行测试,然后再进行完整导入。

    当您分析测试结果时,尝试以下方法:

    • 建立一个自定义报告或自定义视图,让您能迅速浏览检查数据布局是否正确。
    • 打开记录,与导入文件进行比较。确认记录字段显示的是您希望显示的内容。
    • 验证所选择的利益相关者或超级用户的测试结果。
    • 根据测试对导入文件进行修改,或对Salesforce CRM进行修改。例如,可能由于数据 初始映射到错误的字段从而导致错误导入。
    • 修改后删除测试记录并再次测试。重复该过程,直到您确保数据准确导入,且在报 告中以正确的形式和视图向您的用户显示。

    导入您的最终数据

    当您的测试结果达到您的期望后,您就可以导入您的文件。

    以下是对导入数据的一些建议:

    • 考虑在非工作时间导入数据–若系统正用于某些群体,而且其他群体处于等待状态 ,则该方法可以避免混淆。
    • 给您自己一点处理错误的时间余量–例如不要在销售培训前一天导入数据。
    • 验证您的数据–运行关键报告并显示重要界面,确保所有数据均以您希望的格式导入 各自所属的字段。
  • 您已完成执行清除计划、设置、自定义Salesforce CRM的准备工作,并且已清洗并导入您的数据 。现在应培训您的用户。

    不要对培训计划产生恐惧心理。做到简单到位。您最不应做的事情就是强迫您的用户-关键在于 让他们积极参与。

    根据您实施的复杂程度,您的培训可以在1小时到4小时之间。还可以将培训分为两天,这可能 更适合您的用户。理想情况是,您在会议室内现场主持培训,并让每个人带上笔记本电脑参加 培训。

    *在培训之前,为参加培训的每个人生成一个用户名和密码。具体方法是编辑用户纪录, 选中"生成新密码并立即通知"复选框,自动向每个用户发送电邮告知其登录信息。

    按照以下步骤来创建成功的培训计划:

    1. 预览和期望设置–请记住,您可能已参与到整个推广计划中,但您的用户还没有。 简单介绍一下Salesforce CRM是什么,您为何选择该程序,以及您对他们的期望。 这是让您的执行发起人参与的绝佳机会。执行发起人可以通过演示该信息来表明其 可信度和支持。此外,让执行发起人参与培训还能表明Salesforce CRM对您公司的 重要性。
    2. 强化您的流程和术语–为您推广的每个新流程创建至少一张幻灯片。公司通常利用新 系统推广来告知新流程。例如,您可能拥有一个新机会流程,或您可能开始使用潜在 客户。不要忘记创建一张术语幻灯片,解释新Salesforce CRM术语。很多公司会让他 们的用户接受以下免费课程,作为他们自我培训课程(下拉并启动)的前提条件。
      • Salesforce CRM导航入门
      • Salesforce CRM销售入门
      • Salesforce CRM报告和信息板入门
    3. 我能获得什么–应专注于Salesforce CRM对您用户工作生活的益处,这一点很重要,即 能够减少行政性工作,简化报告,更清楚的查看他们的渠道,更方面地进行预测。
    4. 现实场景和数据的实践性培训–提供实践性培训,并在培训前清洁您的数据,这可能为 您带来以下益处:
      • 对于您的用户而言–可以让培训课程更加"真实"。通过查看他们的实际数据 并体验现实场景,可以让他们更好地了解Salesforce CRM的每日工作。
      • 对于您自己而言–可以让你获得即时反馈,并在必要时进一步清洁数据。
    5. 若它不在Salesforce CRM中,那它就不存在–在培训您的用户时,请采取这种立场( 可能听起来较难)。这也是让执行发起人现场讲授强调其重要性的原因。
    6. 如何评估以偶那个胡–拥有一套明确的指标,可以让用户了解是如何对他们进行评估 的:例如,他们需要检查并对他们x日的数据作出全部修改,则销售经理应能在程序中 查看x日时他们的渠道,或从程序中提取x日的全部途径报告。这也是最好让执行发起 人讲授的另一个环节。
    7. 竞争和激励–若您提供竞争和激励,则您的用户会更有动力。考虑建立一次竞争,比 如在Salesforce CRM中第一个创建15个新客户的用户将获得500美元奖励,或从 Salesforce CRM中第一个生成途径报告的用户将获得一个iPod。金钱通常是对销售用户 最好的激励,但其他奖励,比如iPod或iPhone也是很好的奖励、您甚至还可以在程序中 创建一个领导组,以产生更健康的竞争。
    8. 问答–一定要在课程中留下一些时间用于问答。虽然该步骤看起来很简单,但您让用 户觉得您在花时间回答他们问题并得到反馈,这一点很重要。
    9. 外带物–建立一张提示表,列出您希望用户培训后带走的关键事项:术语、新流程流 、以及创建机会的详细步骤说明。若您能把该提示表裱起来则更好,这样用户就可以 把它贴在他们电脑旁边。
  • 既然已对您的用户进行了培训,那您就可以开始上线了。向公司发送电邮,对项目团队的每个人 以及参加培训的用户表示祝贺。如果您已创建单页培训指南,也把它添加到电邮中。提醒每个人 Salesforce CRM是从该点开始向前记录的系统,准备好回答问题,并提供必要的后续培训。

    Salesforce CRM上线后,您会希望确保程序的设置能吸引用户使用。登录率很重要,但这不能显 示用户是否使用了程序的最大潜能。

    下面是提出的一些问题:

    • 用户是否一直在使用向他们提供的工具?
    • 用户是否零散的?
    • 您是否注意到在培训后会出现使用高峰,而在3-4周后显著下降?
    • 您的用户是否表现出"量化"活动(如机会数)和"质化"活动(如途径速率)?

    追踪所有这些指标的重要资源就是采用信息板。这是免费提供的资源,可以帮助确定您希望评 估哪些要使用的工具。有关更多信息,请查看步骤5:让Salesforce CRM取得成功。

  • 该章节介绍了根据您的具体业务定制Salesforce CRM的方法。此时你应知道如何:

    进度检查列表

    • 自定义字段
    • 自定义页面布局
    • 自定义报告,并利用您的报告工作表来记录调整
    • 决定是否使用潜在客户
    • 设置网页潜在客户功能