Briefing: definição, importância e como fazer um

O briefing é o passo um, aquele que concretiza o planejamento de uma nova ação ou campanha na empresa. Ele é fundamental para as equipes de marketing, principalmente, e faz parte do dia a dia dos times, auxiliando na comunicação e no alinhamento de expectativas de cada atividade. 

Sem a elaboração do briefing, é provável que a execução do projeto não saia do papel ou ainda enfrente muitos solavancos operacionais. Isso ocorre pois é o briefing que determina as etapas a serem seguidas rumo ao sucesso de sua iniciativa interna ou ao objetivo desejado pelo cliente.

Hoje, vamos trazer mais informações sobre o que é briefing e como fazer o seu. Siga conosco e confira o artigo completo. Boa leitura!

O que é briefing?

O briefing é um documento que guia a execução de um projeto. Nele, devem estar informações como dados básicos do cliente para quem a ação se direciona, sobre o mercado, sobre o público-alvo e sobre os objetivos do projeto. Assim, as equipes envolvidas têm um direcionamento mais claro para a realização dos seus trabalhos e planos de ação.

Contudo, vale dizer que o briefing do projeto deve ser pensado de forma objetiva e simples, evitando detalhes desnecessários. Desse modo, o documento acaba servindo como um material de consulta e para embasar as tomadas de decisão. 

[embedar vídeo: https://www.youtube.com/watch?v=djRfhanEsnw] 

LEIA MAIS: Growth Marketing: o que é e como fazer?

Qual é a importância do briefing para marketing?

De maneira geral, todos os segmentos de uma empresa podem se beneficiar do briefing. Porém, quando falamos em marketing, a importância do briefing assume um caráter especial – ainda mais quando a demanda envolve um time operacional grande, com profissionais de diferentes frentes envolvidos.

A seguir, elencamos os elementos que concedem uma importância a mais sobre o uso do briefing no marketing. 

Organização e alinhamento de expectativas

Quando uma nova demanda surge em pauta, é importante que ela seja contextualizada, que tenha informações básicas sobre o que se espera que seja feito e como para que o time operacional não fique nem além ou aquém do que foi pedido.

Se isso não ocorrer, há grandes chances dos colaboradores excederem o tempo de trabalho em uma demanda simples ou, ao contrário, não entregarem a execução devida a uma demanda mais estratégica. Setar expectativas, alinhando todos os detalhes, é a chave para que esse tipo de desencontro não ocorra.

Na hora de criar o briefing da nova demanda, tenha em mente que o documento não precisa ser exatamente o mesmo para todas as equipes. O conteúdo pode ser segmentado e adaptado conforme o papel de cada uma. Assim, os times de planejamento, criação e mídia, por exemplo, saberão quais são as principais informações e como cumprir o seu papel para chegar ao resultado final.

Assertividade e economia de recursos

Quando você conhece mais sobre a empresa, o mercado, o público-alvo e os objetivos do projeto, é possível ter mais assertividade nas tomadas de decisão e alcançar os resultados esperados. Ou seja, o briefing é importante para que as ações se desdobrem de maneira mais precisa.

Como resultado, o briefing é usado como um guia que evita o retrabalho, direcionando as ações, seus objetivos, resultados esperados e responsáveis dentro de cada time. Assim as equipes poupam tempo, que se traduz em horas de trabalho mais produtivas e, por fim, economia de recursos. 

Direcionamento e resultados otimizados 

Você já entendeu que o briefing orienta as ações e evita que os envolvidos na execução se percam no meio do caminho, certo? Através dessa orientação, os times também têm uma melhor visualização dos resultados que precisam alcançar. Desse modo, todos os esforços, de equipes diferentes, se voltam para o mesmo lugar, aumentando as chances da campanha atingir a meta determinada. 

LEIA MAIS: KPIs de Marketing Digital: como definir e monitorar

Elaborando um briefing do zero: como fazer?

Para criar um briefing do zero, basta seguir os passos abaixo. Talvez o processo pareça complexo e longo no início, mas é somente porque nos preocupamos em desdobrar cada uma das etapas.

Contudo, antes de olharmos detalhadamente para cada um dos itens necessários para um briefing, listamos eles aqui:

• Objetivos do projeto
• Responsáveis
• Contexto da empresa
• Prioridade
• Orçamento
• Público-alvo
• Pesquise o mercado
• Determine o escopo
• Objeções
• Resolução de problemas
• Concorrentes
• Prazos
• Preferências pessoais do cliente
• Informações adicionais

Etapa 1: Objetivos do projeto

Um alvo é sempre necessário. Antes de começar qualquer projeto ou tomar qualquer atitude você precisa ter um objetivo. Para isso, pergunte-se: qual é o motivo dessa nova demanda? Onde a empresa quer chegar com isso?

Se você começar algo sem antes definir um objetivo você pode correr o risco de tomar atitudes que são prejudiciais ou simplesmente não estão relacionadas com o resultado que você ou seu cliente desejam.

Por exemplo, se você deseja iniciar uma nova campanha de mídia paga, qual é o motivo por trás disso? Uma nova data comercial, como a Black Friday? Uma nova segmentação de clientes? Ou ainda, um teste a/b para entender quais elementos performam melhor?

Para facilitar essa primeira etapa, você pode ter um modelo de briefing para usar como padrão. Nesse sentido, cada empresa pode possuir um modelo diferente, com suas características peculiares. Ou seja, a empresa constrói um modelo de briefing que melhor se adequa às suas necessidades.

Etapa 2: Responsáveis

Cite o nome dos responsáveis pelo projeto e os responsáveis por cada atividade que será feita. Além do nome de cada responsável, é interessante também colocar os prazos em que cada atividade deverá ser entregue, logo ao lado do nome.

Etapa 3: Contexto da empresa

Esse conselho é especialmente válido para empresas de marketing que prestam serviços a outras empresas. Pesquise sobre a empresa e sobre seus trabalhos anteriores. Estude a marca e como ela se porta no mercado. Quais foram os maiores acertos e erros? Entender o contexto da empresa é uma garantia de que você vai seguir os padrões e ainda fará algo novo e eficiente.

Etapa 4: Prioridade

Você deve ter em mente qual é a prioridade do projeto. Imagine que a equipe que receberá o pedido tem vários briefings. Saber qual tem urgência faz a diferença na entrega. Além disso, existem sub-tarefas que possuem mais ou menos relevância. Liste quais são os pontos principais e coloque-os em ordem de importância.

Isso também serve para entender como o serviço será desdobrado, qual equipe deve começar primeiro para que as outras possam dar seguimento. Um exemplo pode ser:

Primeiro, a demanda entra para o time de planejamento, que constrói o caminho estratégico a ser seguido; depois, o time de marketing de conteúdo cria os textos da campanha, seguido pelo time de arte, que criará as peças visuais. Por fim, o time de mídia pode subir e segmentar a campanha nas plataformas.

Etapa 5: Orçamento

Todo projeto, por menor que seja, necessita de um orçamento para começar. Esta questão envolve o briefing de criação e não o briefing como um todo. Sempre que vamos criar alguma coisa precisamos de materiais, e esses materiais, em praticamente todos os casos, significam investimento.

É crucial que você saiba quanto está disposto a gastar antes de começar qualquer projeto. Saber o montante disponível faz com que você tenha consciência de onde você pode ir com os recursos que estão a sua disposição. Assim você não faz um trabalho exagerado sem ter o retorno necessário e nem faz um trabalho medíocre gastando dinheiro desnecessário.

Etapa 6: Público-alvo

A persona é uma representação de quem seu cliente é. Por meio dela e de estudos como o perfil de cliente ideal, você consegue ter uma ideia muito mais clara dos interesses e comportamento de compra que o seu público-alvo realmente tem.

Por exemplo, se você tem um e-commerce onde você vende todos os tipos de jogos de videogames, muito provavelmente a sua persona será jovem, entre doze e vinte e cinco anos, que aprecia tecnologia e tem um perfil mais geek de interesses de consumo. Com esses conhecimentos. Assim, você se aproxima do seu cliente e o conhece cada vez mais.

Algumas perguntas são fundamentais e não devem ser esquecidas na hora de construir a sessão do briefing sobre o público-alvo, como: nome do cliente e/ou empresa; nome do produto em questão; qual será a utilidade do produto?; o que diferencia este produto de outros do mesmo segmento?; quais são os pontos positivos e negativos deste produto?; qual será a influência do produto na sociedade? etc.

LEIA MAIS: Taxa de Conversão: o que é e como calcular?

Etapa 7: Pesquise o mercado

Você pode achar que tudo já foi feito no mercado, mas ao estudá-lo com atenção você perceberá que existem lacunas para serem preenchidas com boas ideias e projetos bem executados.

Além disso, números e pesquisas quantitativas sobre dados do setor de atuação também podem ajudar a enriquecer o briefing, trazendo informações relevantes sobre o comportamento do consumidor daquele nicho de produtos, entre outras informações.

Etapa 8: Determine o escopo do briefing

O briefing precisa conter o escopo, é um item essencial – e o escopo de um projeto é o trabalho que terá de ser feito para alcançar o resultado desejado. Dentro disso, cabem definições como tipos de ferramentas que serão necessárias usar, quais profissionais estão envolvidos, quantas horas cada um dos profissionais estará alocado para esse projeto etc. 

A partir do escopo de seu projeto você poderá trilhar uma estratégia de acordo com os recursos que são necessários e quais deles estão disponíveis.

Etapa 9: Objeções

Se a sua empresa está prestando serviço, é importante perguntar o que o cliente gosta e o que ele não gosta. No mundo do marketing, isso pode ser feito com um estudo editorial e de key visual da marca atendida, que vai considerar os chamados DOs e DONTs – ou seja, elementos de conteúdo e posicionamento que fazem e não fazem parte do universo da empresa. 

Etapa 10: Concorrentes

Conhecer o seu público-alvo, seus consumidores, e o mercado que você trabalha é realmente muito importante, mas conhecer seus concorrentes é mais importante ainda.Para isso, dê início a uma análise de concorrência ou uma análise SWOT, levando em consideração dois ou três empresas concorrentes.

Digo isso pois, conhecer seus concorrentes significa conhecer com quem você está lidando e o que você enfrentará ao iniciar aquele projeto. Ao conhecê-los você poderá fazer um trabalho que supere as expectativas pois você já sabe o que eles estão fazendo, logo, você tem a oportunidade de fazer diferente e inovar.

Etapa 11: Prazos

Prazo é o que orienta e move o andamento do projeto. Coloque o deadline final e todos os outros prazos das atividades. Por exemplo, você quer criar um blog e no dia de lançamento precisam ter cinco artigos já prontos e revisados.

Portanto, no briefing, coloque os prazos de cada artigo e qual será o prazo final, ou seja, a data de lançamento do blog. Caso o seu cliente dê um prazo para terminar o projeto, a primeira coisa que você deve verificar é se o prazo que ele propôs é razoável e se o projeto consegue ser finalizado até lá.

Etapa 12: Requerimentos e cronograma

Além do briefing, é interessante criar um cronograma para que a ordem das atividades e os prazos fiquem mais claros. Assim, todos podem ter acesso às datas de entrega, acompanhando o desenvolvimento do projeto de modo realista. 

LEIA MAIS: Golden Circle: como fazer e exemplos

Modelos de briefing para se inspirar

Nossa ideia ao elaborar este exemplo de briefing de comunicação foi torná-lo o mais didático e ágil possível. Para isso, apresentamos algumas perguntas que, se respondidas, se transformarão em um modelo de briefing pronto para usar.

Briefing para produto/serviço

Para desenvolver a campanha, as equipes de planejamento e de criação precisam conhecer cada detalhe do produto. Responda às seguintes perguntas para eles:

• Qual o nome do produto?
• Qual é o seu histórico?
• Quais suas características físicas?
• Como ele é produzido? (matéria-prima e processos)
• Como ele é distribuído?
• Qual a capacidade de produção?
• Quais as formas de consumo?
• Quais os diferenciais?
• Quais são os pontos positivos e negativos?
• O produto exerce impactos ambientais? E culturais?
• Como o produto é visto no mercado?
• Qual sua disponibilidade?
• Qual o preço médio do produto no mercado?
• Qual a relação custo-benefício?
• Como o produto é comercializado? (atacado, varejo, revenda, “on demand” etc.)

Briefing para definir público-alvo

Da mesma forma, para planejar as ações, ter insights, desenvolver o planejamento e criar as peças, a equipe precisa conhecer o público-alvo deste produto/serviço:

• Faixa etária
• Gênero
• Classe social
• Nível de escolaridade
• Localização geográfica
• Profissão
• Hábitos de consumo (frequência, periodicidade, quantidade, preferências etc.)
• Motivações para consumo (racional ou emocional)
• Papel exercido no processo de compra (usuário, influenciador, comprador, decisor)

Briefing para estudo de mercado

Como será possível desenvolver uma campanha a partir de um briefing sem que se conheça o mercado? Deixe isso claro respondendo a essas perguntas:

• Qual o tamanho do mercado?
• Como ele se organiza?
• Qual é o market share da empresa?
• Existe sazonalidade no mercado em que a empresa está inserida?
• O mercado apresentou evolução nos últimos anos?
• O mercado está sob quais influências? (política, econômica, regional, sazonal, demográfica etc.)

Briefing para análise de concorrência

É fundamental que o briefing apresente os diferenciais da concorrência, seu posicionamento, conceitos criativos que usa e outras informações como estas:

• Quais empresas lideram o mercado?
• Quem são os concorrentes diretos e indiretos?
• Qual a política de preço praticada pela concorrência?
• Quais as vantagens e desvantagens dos produtos concorrentes?
• Quais os diferenciais da empresa em relação aos seus concorrentes?
• Quais as principais estratégias de marketing e comunicação da concorrência?
• Qual é o market share das empresas concorrentes?
• Como os concorrentes se posicionam no mercado?

LEIA MAIS: O que é Marketing de Relacionamento?

FAQ: principais dúvidas sobre briefing 

O que é reunião de briefing?

Uma reunião de briefing é um encontro estratégico em que informações essenciais são compartilhadas e discutidas para garantir o alinhamento entre os envolvidos. Ela é fundamental para definir expectativas, esclarecer objetivos e distribuir tarefas.

Qual o principal objetivo do briefing?

O briefing é um documento que reúne todas as ideias que o cliente tem para a realização de determinado projeto, seja um site, uma campanha de marketing, uma peça publicitária, uma identidade visual, entre outros.

O que é ser “brifada”?

“Brifar” alguém é o ato de passar para essa pessoa as informações essenciais para a realização de um novo trabalho, demanda ou projeto. Ou seja, significa passar as informações que estão contidas em um briefing, seja por e-mail ou reunião. 

LEIA MAIS: Teoria de Herzberg: Saiba o que é a Teoria dos Dois Fatores

O que você achou de saber mais sobre briefing?

Nosso blog e Centro de Recursos estão sempre atualizados com novidades e conteúdos sobre CRM e marketing. Abaixo sugerimos outras leituras que podem ser úteis a você:

• CPM: o que é e como usar esse indicador?
• SEM: Saiba o que é Search Engine Marketing
• Indicadores de desempenho: o que são e como acompanhar?
• Social Listening: Como monitorar as redes sociais pode transformar sua estratégia

Aproveite para conferir todas as funcionalidades da Salesforce e entender como o nosso CRM transforma a sua empresa. Bom trabalho e até a próxima!