Wo man auch hinsieht: Tools, Tools, Tools für die interne und externe Zusammenarbeit. Mitarbeiter, Kunden und Partner sollen sich besser vernetzen – für eine bessere Zusammenarbeit. Unternehmen versprechen sich davon nicht nur eine Produktivitätssteigerung, sondern auch glücklich(er)e Mitarbeiter.
Mitarbeiteralltag: Lost in information
Ganz gleich ob in Vertrieb, Service oder Marketing – Arbeitsabläufe werden spürbar schneller, riesige Datenmengen fluten die digitalen Kommunikationskanäle der Abteilungen und nicht selten verbringen wir ganze Arbeitstage damit, aus diesem Wust relevante Inhalte zu ziehen. Diese gilt es dann sinnvoll zu verwerten – sei es für die gemeinsame Projektarbeit, um ein Angebot zu erstellen, eine Kundenanfrage zu bearbeiten oder eine Kampagne erfolgreich zum Abschluss zu bringen.
Besser
zusammenarbeiten – profil-, gruppen- und kontextbasiert
Was also tun? Schließlich reicht es nicht, nur eine andere Person zu kontaktieren, um die erforderlichen Informationen einzuholen. Vielmehr geht es darum, eine klar strukturierte, nachvollziehbare und nachhaltig produktive Arbeitsweise zu schaffen – erstens profilbasiert, zweitens gruppenbasiert, drittens kontextbasiert.
1. Profilbasierte Zusammenarbeit. Wie lerne ich einen neuen Kollegen kennen? Wie weiß ich, ob ein Name zu der Person gehört, die mir weiterhelfen kann? Ist das nun der Produktexperte, der die letzte Version der Präsentation hat?Gut gepflegte Profile von Kollegen und Experten erhöhen den Wert eines Unternehmensnetzwerks enorm. Die Zeiten, in der Name, Telefonnummer und E-Mail alles waren, was über eine Person bekannt war, sind schlichtweg vorbei. Ein Bild, persönliche Informationen und Interessen, häufig genutzte Hashtags für Themen sowie die Unterhaltungen mit anderen Kollegen innerhalb eines von allen einsehbaren Feeds helfen, schnell den dringend benötigten Kollegen zu finden. Doch was tun, wenn Informationen „unter vier Augen“ ausgetauscht werden sollen? Doch wieder mailen? Nein!
2. Gruppenbasierte Zusammenarbeit. Teams zu organisieren, Informationen freizugeben, an Dokumenten zu arbeiten und gemeinsam Aufgaben produktiver zu erledigen wird durch Gruppen mit spezifischen Zugangsberechtigungen einfach. Durch eine „private“ Gruppe kann man mit bestimmten Kollegen an vertraulichen Projekten arbeiten. Hier werden Dateien hochgeladen, an denen gemeinsam gearbeitet wird. Gruppen lassen sich aber auch öffentlich erstellen. Hierbei ist zu beachten, dass dann eine Gruppe ein spezifisches Thema besetzt und man sich zum Beispiel über ein Projekt, ein Produkt, ein Event oder einen Mitbewerber austauschen kann.
Gruppen sind eine tolle Möglichkeit, um Informationen mit dem gesamten Unternehmen oder einem ausgewählten Personenkreis zu teilen. Auch mit Kunden ist eine Zusammenarbeit in ein und derselben Umgebung möglich. Dank Kundengruppen können „Externe“ wie Kunden, Anbieter und Partner in demselben sicheren internen Netzwerk zusammenarbeiten – genauso wie man es schon über das Profil tun kann. Selbstverständlich bleibt die Kontrolle über die freigegebenen Daten beim Inhaber einer solchen Gruppe.
3. Kontextbasierte Zusammenarbeit. Mitarbeiter-Profile und Gruppen für die Zusammenarbeit – klasse! Was aber, wenn es um ein spezifisches Objekt geht, zum Beispiel einen Account, einen Kontakt oder eine Vertriebschance, und alle Daten und Interaktionen mit Bezug darauf an einem Ort in Echtzeit zugänglich sein sollen?
Die Zeiten von verstreuten und „irgendwo abgelegten“ Informationen sind vorbei. Denn heute werden alle Daten zu Kontakten, Leads, Accounts oder Vertriebschancen zentral dort gespeichert und verwaltet, wo sie auch hingehören. Statt jegliche Interaktion mit Mitarbeitern in E-Mails oder wichtige Dokumente und Präsentationen auf Fileshare-Servern und persönlichen Festplatten suchen zu müssen, findet diese Kommunikation nun gleich von Anfang an „auf dem Objekt“ statt. So vermeidet man das Arbeiten in unterschiedlichen Systemen und hat alle Informationen sofort griffbereit.
Fazit: Profil-, gruppen- und kontextbasiert lässt sich besser zusammenarbeiten. Damit dies möglich ist, braucht es einfach nur das richtige Tool. Tja, und wenn auf diesem Blog Werbung erlaubt wäre, würde ich sagen: Für gute Zusammenarbeit einfach Lösungen von salesforce.com hernehmen – und alle sind glücklich ;-)
