Welcher Müller ist nun der Richtige – der mit „ü“ oder der mit „ue“? Und was ist mit den beiden Datensätzen zu „Fritz Mayer“ und „Fritz Mayr?“ Dubletten sind ärgerlich, besonders im CRM-System. Denn schließlich sollen weder Herr Müller respektive Mueller noch Herr Mayer respektive Mayr ein Doppelleben in der Kundendatenbank führen.
Vorbeugen ist besser als heilen
Was also tun gegen doppelte Datensätze? Zusammenführen natürlich, aber das kostet Mühe – die man sich sparen könnte, würde man Dubletten erst gar nicht entstehen lassen. Denn auch hier gilt: Vorbeugen ist besser als heilen. Ein erster Schritt dazu kann in Salesforce CRM die Verwendung von „Validierungsregeln und Pflichtfeldern“ bei der Eingabe sein. Damit wird der Anwender zur qualitativen Dateneingabe angehalten und ein „ich geb’s mal eben ein, dass es drin ist“ vermieden.
Beabsichtigte Dubletten
Dennoch sind Dubletten in bestimmten Situationen erwünscht. Beispielsweise bei einer Kontaktperson, die ein Unternehmen wechselt. In diesem Fall kann es sinnvoll sein, den Ansprechpartner sowohl beim alten als auch beim neuen Unternehmen als Kontakt zu führen, um die historischen Interaktionen (E-Mail, Anrufe etc.) unter den beiden Unternehmen separat beizubehalten.
In Salesforce CRM sind, zum Beispiel bei der Lead-Konvertierung oder bei der Zusammenführung von Kontakten, gute Werkzeuge für die Datenpflege als Standardfunktionen enthalten.
Darf’s ein bisschen mehr Dublettenprüfung sein? www.appexchange.com hat die Lösung!
Wollen wir nun bei der neuen Eingabe eines Kontaktes den Anwender auf Dubletten hinweisen oder gar die doppelte Eingabe ganz verhindern, kann eine freie Applikation aus www.appexchange.com weiterhelfen, nämlich DupeCatcher. Diese Anwendung bietet die Möglichkeit, den Anwender durch eine Regel auf ein eindeutiges Merkmal, zum Beispiel die E-Mail-Adresse, beim Anlegen eines Kontakts auf bereits vorhandene Kontaktdatensätze hinzuweisen oder eine Eingabe komplett zu verhindern. Weitere Anwendungen finden Sie auf www.appexchange.com über den Suchbegriff „dupe“.
Fazit: Ein CRM-System lebt zum Teil von Dubletten, um historische Situationen darzustellen. Oft sind Dubletten jedoch unbeabsichtigt und bringen Sand ins Getriebe. Wie die Definition der Dubletten-Prüfungsregeln jeweils auszusehen hat – dazu ist eine genaue Analyse des eigenen Business-Prozesses notwendig. Ziel dabei sollte jedoch kein starres Buchhaltungssystem sein, sondern eine flexible, anwenderfreundliche CRM-Lösung!
