Datenmigration ohne Anwendertränen – Teil 1: Priorität und Projekt-Setup

Vodafone Deutschland hat für den Geschäftskunden-Direktvertrieb die Sales Cloud als neues CRM-System eingeführt. Beim Launch musste kein Mitarbeiter auf die wertvolle Vertriebshistorie oder auf Kundenkontakte aus den alten, abgelösten CRM-Systemen verzichten. Die erfolgreiche Datenmigration in die Sales Cloud war einer der zentralen Bausteine für die hohe Nutzer-Akzeptanz – nein, es gab weder Tränen noch Wehklagen – und sicherte den reibungslosen Übergang in das CRM-Cloud-Zeitalter.

Ein Gastbeitrag von Jörg Meier, Enterprise Demand Manager bei Vodafone Deutschland.

Datenmigration – wie ein Umzug in eine neue Wohnung

Stellen Sie sich vor, Sie beziehen eine neue Wohnung ... größer, moderner, top Lage. Aber das Umzugsunternehmen verliert Ihren gesamten Hausstand: Kleidung, Möbel, Bilder, Erinnerungsstücke, einfach alles! Sie müssen wieder bei null anfangen. Würden Sie sich noch über die neue Wohnung freuen? Oder würden Sie sich wünschen, Sie hätten die alte Wohnung lieber nie verlassen?

Dieser Vergleich half uns, einen Schwerpunkt des Datenumzugs aus den alten CRM-Systemen in die neue Salesforce Luxuswohnung auf die Nutzer-Akzeptanz zu legen. Denn uns war klar, dass der Erfolg des Projekts nicht zuletzt davon abhängt, ob die Anwender in den neuen CRM-Räumen ihren gesamten Hausrat vorfinden oder nicht. Somit hatte unser Teilprojekt „Datenmigration“ hohe Priorität und wurde früh im Gesamtprojekt positioniert. Eine Entscheidung, deren Richtigkeit sich immer wieder im Projektverlauf bestätigt hat.

Teilprojektleiter Datenmigration: der Schatten des Projektleiters

Eine Datenmigration findet zwar in der Regel erst am Ende eines Projektes, kurz vor dem eigentlichen Go-Live, statt. Die Vorbereitungen dazu sollten aber schon viel früher beginnen. Als eine der letzten Aktivitäten in unserem Projektplan lag die produktive Datenmigration in die Sales Cloud natürlich an einem kritischen Punkt. Hätten wir nicht pünktlich geliefert, wäre der Go-Live-Termin geplatzt. Wir waren aber auch abhängig von der Verfügbarkeit der produktiven Umgebung. Schnittstellen mussten funktionieren, Referenz- und Stammdaten verfügbar sein. Für die Planung des Teilprojektes war es also entscheidend zu wissen, wo die jeweiligen Teilprojekte standen und was für wann geplant war. Gleiches galt natürlich auch für die Projektleitung, die unsere Planung berücksichtigen musste, wenn es um die Planung der Go-Live- und Rollout-Aktivitäten ging.

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Um diese zahlreichen Abhängigkeiten nicht durch komplizierte Kommunikationswege zu erschweren, wurde der Teilprojektleiter Datenmigration direkt in sämtliche Planungsaktivitäten und übergreifende Abstimmungen involviert. Für viele mag er wie ein Schatten des Projektleiters gewirkt haben, aber nur so konnten Wechselwirkungen zwischen der Migration und den folgenden Aktivitäten frühzeitig erkannt und im direkten Dialog gelöst werden. Den Finanzminister sieht man ja auch häufig als Begleitung der Bundeskanzlerin ;-)

Enge Vernetzung im Gesamtprojekt

In den folgenden Bereichen fand der intensivste Austausch statt:

  1. Entwicklungen bei Accounts, Kontakten und Opportunities: Welche Attribute werden noch neu hinzugefügt oder sollten hinzugefügt werden? Wie verhalten sich Opportunities im Lifecycle und wie müssen wir sie historisch korrekt migrieren?
  2. Reporting: Wie sind historische Daten zu migrieren, um auch rückblickend ein korrektes Reporting auf die Vertriebsaktivitäten zu ermöglichen?
  3.  User-Acceptance-Test: Wann müssen auf den Testumgebungen realistische Testdaten zur Verfügung stehen? Werden Testfälle auch mit migrierten Daten durchgeführt?
  4. Schulung und Dokumentation: Wie erläutern wir den Nutzern, was und wie migriert wurde? Können wir schon für die Schulungen produktive Daten migrieren, um auf einem lebendigen System zu schulen?
  5. Systemintegration, Umgebungsvorbereitung, User Management: Wann stehen Umgebungen, Referenzdaten und Nutzer-Accounts bereit – auf Testsystemen sowie für den produktiven Go-Live?
  6. Go-Live- und Rollout-Planung: Welches Zeitfenster steht uns zur Verfügung? Wie viel Puffer brauchen wir, falls sich andere Aktivitäten verzögern? Welche Fachbereiche gehen wann live? In welchen Etappen müssen wir migrieren?

In Teil 2 des Praxisberichts von Vodafone Deutschland konzentrieren wir uns auf Praxistipps für die Umsetzung der Migrationslogik. 

 

Über den AutorJörg Meier

Der Autor Jörg Meier ist Enterprise Demand Manager bei Vodafone Deutschland und für die Bereiche Sales und Fulfillment zuständig. Als Teilprojektleiter verantwortete er die Datenmigration nach Salesforce.com. Privat ist er ein aktiver Vertreter des Digital Lifestyle und passionierter Griller.

 

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