Datenmigration ohne Anwendertränen – Teil 2: Herausforderungen bei der Umsetzung

Ein Gastbeitrag von Jörg Meier, Enterprise Demand Manager bei Vodafone Deutschland.

Das richtige Projektmanagement bei einer Datenmigration zu etablieren, war ein wichtiger erster Schritt, den ich in Teil 1 meines dreiteiligen Beitrags beschrieben habe. Welche Komplexität sich hinter Vodafones Datenmigration tatsächlich verbarg, wurde erst richtig transparent, als wir den Projektumfang definiert hatten. Neben dem alten CRM-System schrieb uns das Unternehmen noch ein paar andere Systeme ins Pflichtenheft, deren Daten wir nicht ignorieren durften. MS Outlook für Kontaktdaten war keine wirkliche Überraschung, aber bei der einen oder anderen Datenbank-Eigenentwicklung, in der sich weitere Kontaktdaten und auch Opportunities verbergen sollten, haben wir dann doch gestaunt.

Partnerschaftliche Hilfe

Spätestens jetzt wurde es Zeit für einen kompetenten Partner, der in der Lage war, die Herausforderungen unterschiedlichster Datenquellen und deren Transformation zu meistern. Wir entschieden uns für die US-Firma Ab Initio, die uns nicht nur wertvolles Know-how in Form eines Consultants zur Verfügung stellte, sondern auch ihr gleichnamiges ETL Tool (Extract, Transform, Load).

Mit dem Ab Initio GDE (Graphical Development Environment) konnten wir die Migrationslogik quasi grafisch entwickeln und so jederzeit den Überblick behalten. Die sehr ergiebige Sammlung von ETL-Funktionen half uns außerdem, den Bedarf an Eigenentwicklung gering zu halten und uns vielmehr auf die eigentliche Migrationslogik zu konzentrieren.

Unsere fünf größten Herausforderungen bei der Datenmigration

Rückblickend waren die folgenden Punkte unsere fünf größten Herausforderungen. Vielleicht erkennen Sie manche aus Ihren Migrationserfahrungen wieder oder können von unserer Erfahrung in Ihrer bevorstehenden Migration profitieren:

 1. Viele Datenquellen, viele Datenformate: Vor allem bei Kontaktdaten haben wir unterschiedlichste Eingangsformate vorgefunden – überwiegend Excel- und CSV-Dateien (keine Freude, wenn Freitextfelder auch die üblichen Trennzeichen enthalten). Als erstes haben wir jede Quelle in ein einheitliches logisches Format überführt, das sich an dem Salesforce Zielformat orientiert. Durch diese Normalisierung konnten wir die eigentliche Migrationslogik unabhängig von der jeweiligen Datenquelle entwickeln.

2. Schlechte Datenqualität erforderte zusätzliche Transformationslogik: Um den tatsächlichen Bedarf an Transformationslogik zu ermitteln, begannen wir immer mit einem intensiven Profiling der Quelldaten. Mit Hilfe des Ab Initio Data Profilers konnten wir Qualitätsprobleme aufdecken, die zusätzliche Bereinigungslogik erforderlich machte. Zum Beispiel: Strukturierung von Ansprechpartnern, Vereinheitlichung von Telefonnummern, Prüfung auf korrekte E-Mail-Adressenformate, Vereinheitlichung von Anreden, korrekte Nutzung von Feldern etc. Wir haben die Migration erfolgreich genutzt, um Datenqualitätsprobleme zu adressieren und vielfach automatisch zu beheben.

3. Adressen-Matching: Die Salesforce Organisation von Vodafone Deutschland wird durch einen zentralen Customer Hub mit Kundenstammdaten versorgt. Opportunities und Kontakte sind somit immer mit dem passenden Kunden verknüpft. Aber vor allem MS Outlook und die Eigenentwicklungen der Fachbereiche lieferten uns keine eindeutige Kundenzuordnung in Form einer Kunden-ID. Hier waren höchstens Firmenname und teilweise die Kundenanschrift für eine Identifikation vorhanden. Wir mussten also ein Adress-Matching realisieren, um die zu migrierenden Daten direkt an das richtige Kundenobjekt zu hängen. Zum Glück eine Stärke von Ab Initio und bereits an anderer Stelle im Unternehmen in ähnlicher Form realisiert. So konnten wir nachträgliche manuelle Zuordnungen von Daten zu Kunden in den allermeisten Fällen vermeiden und den End-Anwendern Arbeit ersparen.

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4. Dubletten-Prüfung: Wir hatten Kontaktdaten aus unterschiedlichsten Quellen vorliegen, unter anderem mehrere hundert Outlook-Exporte im Excel-Format. Den Großteil konnten wir tatsächlich über das Adress-Matching den richtigen Kunden zuordnen. Um zu vermeiden, dass sich nun aber an einem Kunden mehrfach die gleichen Kontakte aus unterschiedlichen Quellen befinden, haben wir zusätzlich eine entsprechende Dubletten-Prüfung entwickeln müssen. Dubletten wurden identifiziert und anhand von einstellbaren Qualitätskriterien einem Ranking unterzogen. So konnten wir aus allen Quellen den jeweils besten Kontakt ermitteln und migrieren. Ein wichtiger Schritt in Richtung Datenqualität.

5. Nachvollziehbarkeit: Nicht nur für den Test der Migration ist Nachvollziehbarkeit eine große Hilfe. Auch wenn nach der Migration die typischen Fragen der Anwender nach dem Verbleib der Daten das Migrationsteam erreichen, ist sie von unschätzbarem Wert. Wir wollten auf diese Fragen vorbereitet sein und haben dafür drei Dinge getan – (die Sie ebenfalls tun sollten):

  • Aufnahme von Source-ID Feldern in Salesforce: Durch die Übernahme von IDs aus den Quellsystemen konnten wir auch nach der Migration immer wieder einen direkten Bezug aus Salesforce heraus herstellen. Dort, wo eine Quelle keine eigene ID geliefert hat, haben wir selber eine generiert.
  • Dokumentation von Ausschuss: Wenn wir Daten für die Migration aussortiert haben, weil beispielsweise die Qualität absolut nicht ausreichend war oder ein fachliches Filterkriterium gegriffen hat, haben wir das in entsprechenden Ausschuss-Dateien dokumentiert – inklusive dem vollständigen Quell-Datensatz.
  • Dokumentation der Migration: Da sich Datenbestände in Systemen nun mal im Laufe der Zeit schnell ändern, haben wir alle relevanten Referenzdaten für die Migration zum Migrationszeitpunkt dokumentiert. So konnten wir immer wieder rekonstruieren, warum sich die Migrationslogik auf Basis der Referenzdaten so und nicht anders verhalten hat. Zusätzlich haben wir die Success Files des Dataloaders abgespeichert, um schnell nachvollziehen zu können, ob und in welcher Form ein Datensatz nach Salesforce migriert wurde.

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In Teil 3 des Praxisberichts von Vodafone Deutschland ziehen wir ein Fazit und gehen auf die wichtigsten Erkenntnisse ein, die Ihnen auch bei Ihrer Migration helfen können.  

Über den Autor Jörg Meier

Der Autor Jörg Meier ist Enterprise Demand Manager bei Vodafone Deutschland und für die Bereiche Sales und Fulfillment zuständig. Als Teilprojektleiter verantwortete er die Datenmigration nach Salesforce.com. Privat ist er ein aktiver Vertreter des Digital Lifestyle und passionierter Griller.

 

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