Ein Gastbeitrag von Jörg Meier, Enterprise Demand Manager bei Vodafone Deutschland.
Die Datenmigration von Kontakten und Opportunities aus dem alten CRM-System und anderen Datenquellen in die Sales Cloud war komplex, arbeitsintensiv und stellenweise voller Überraschungen – lesen Sie dazu Teil 1: „Priorität und Projekt-Setup“ und Teil 2 „Herausforderungen bei der Umsetzung“ – und sie war enorm wichtig für den Erfolg von salesforce.com bei Vodafone Deutschland. Die folgende Grafik veranschaulicht den Umfang unseres Migrationsvorhabens:
Nur zwei und auch noch Spaß?!
Mit wie vielen Personen hätten Sie das Teilprojekt Datenmigration ausgestattet? Bei uns waren es genau zwei. Und die beiden hatten auch noch Spaß an ihrer Arbeit. Das waren die Eckpfeiler ihres Erfolgs:
- Denken und handeln Sie agil: Wir haben versucht, die zwölf Prinzipien der agilen Entwicklung („The Twelve Principles of Agile Software“) zu verinnerlichen. Wenn Sie annähernd so arbeiten, sind Sie für die Herausforderungen einer Migration gut gerüstet.
- Bilden Sie ein kleines interdisziplinäres Team: Unser kleines Team war simpel ausgedrückt der Schulterschluss von Business und IT. Ein Kollege legte den Fokus auf die fachliche Bedeutung der Daten und die übergreifenden Anforderungen im Zusammenhang mit der Migration. Der Consultant von Ab Initio kümmerte sich um die technische Umsetzung der komplexen Transformationslogik. In der Regel arbeiteten sie gemeinsam im Projektraum, um die Kommunikation nicht durch eine räumliche Trennung zu erschweren. Dabei durfte und sollte sich jeder in die Arbeiten des anderen einbringen. Jeder hatte zwar seine Aufgabenschwerpunkte, aber die Verantwortung trugen beide gemeinsam. Man erreicht eben eine Menge mit zwei motivierten Menschen, die ein gemeinsames Ziel und ein gleiches Verständnis von hoher Qualität haben.
- Haben Sie immer ein Ohr am Kunden: Wir haben Daten nicht der Daten halber migriert. Die Fachbereiche mussten mit den migrierten Daten in der Sales Cloud sinnvoll weiterarbeiten können. Deswegen haben wir uns frühzeitig passende Ansprechpartner gesucht und in unsere Überlegungen involviert. Für die Abnahme der Transformationslogik wurden beispielsweise Mock-ups in PowerPoint erstellt, um den Kollegen zu veranschaulichen, wie die Daten aus dem alten CRM migriert in der Sales Cloud aussehen würden. Am Ende ist so eine Datenmigration eben kein IT-Projekt, sondern ein fachliches Projekt.
- Beginnen Sie frühzeitig, vor allem mit Tests: Es war sehr wichtig, frühzeitig mit den Migrationsaktivitäten zu beginnen. Der frühzeitige Start der Entwicklung hat uns ermöglicht, früh zu testen. Dabei haben wir frühstmöglich mit produktionsnahen Daten auf einer vollwertigen Testumgebung begonnen. So haben wir früh gelernt, welche Dinge wir noch nicht bedacht hatten und gleichzeitig die praktischen Migrationsschritte immer und immer wieder wiederholt. Rechtzeitig vor der eigentlichen Go-Live Migration haben wir alle erforderlichen Migrationsschritte an einem Wochenende sozusagen als Generalprobe durchgeführt. Das schaffte zusätzliche Sicherheit für die produktive Migration und wir wussten genau, wie lange wir für die Migration wirklich brauchen würden.
- Nach der Migration ist vor der Migration: Uns war klar, dass mit der produktiven Migration vor dem Go-Live unsere Arbeit nicht direkt enden würde. Neben den typischen Rückfragen hinsichtlich des Verbleibs von Daten mussten wir auch auf Anfragen im Hinblick auf weitere Migrationen bzw. Korrekturen reagieren können. Aus diesem Grund hat das Migrationsteam noch zwei Monate nach Go-Live eine Grundverfügbarkeit aufrechterhalten. In dieser Zeit haben wir unter anderem kleinere Datenpakete neu migriert, die zum Go-Live-Zeitpunkt fehlenden Referenzdaten (fehlende Nutzer- und Produktdaten) zum Opfer gefallen waren. Das hat nachträglich die Datenqualität weiter angehoben und das Vertrauen der User in die Sales Cloud weiter gestärkt.
Tool-Überblick
In der Zwischenzeit hat das gleiche Migrationsteam bereits die Arbeit an einem weiteren Migrationsprojekt aufgenommen. Diesmal muss das CRM-System des indirekten Geschäftskundenvertriebs in die Sales Cloud migriert werden. Wir sind optimistisch, dass es wieder klappt.
Über den Autor
Der Autor Jörg Meier ist Enterprise Demand Manager bei Vodafone Deutschland und für die Bereiche Sales und Fulfillment zuständig. Als Teilprojektleiter verantwortete er die Datenmigration nach Salesforce.com. Privat ist er ein aktiver Vertreter des Digital Lifestyle und passionierter Griller.
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