Rollwägelchen statt Schreibtisch – wie gut funktioniert das?

Das Bürogebäude von salesforce.com in München liegt direkt an der S-Bahnhaltestelle Donnersbergerbrücke. Spät nachts sieht man vom Bahnsteig aus oft noch Licht in den Büroräumen. (Warum man die Büros von salesforce.com von außen sofort erkennt, lesen Sie im Blogpost „2.000 Quadratmeter Hawaii in München – bunter Büroalltag bei salesforce.com“.) Was ist da los? Wird nach 22:00 Uhr dort noch gearbeitet? Sind so spät Reinigungskräfte unterwegs? Oder hat man einfach vergessen, das Licht auszumachen? Diese und einige weitere Fragen zum Büroalltag bei salesforce.com haben wir an Stefan Karnoll gestellt. Als Office Manager bei salesforce.com in München ist er dafür zuständig, dass, wie er selbst sagt, „meine Kollegen vor Ort alles haben, um gute Arbeit leisten zu können“.

Open Desk
DAS Salesforce Blog-Redaktion: Stefan, bist DU vielleicht noch nachts in unseren Büroräumen unterwegs, um nach dem Rechten zu schauen?

Stefan Karnoll: Hin und wieder bin ich tatsächlich auch mal später im Office.

Es ist schon sinnvoll, ab und zu einen Blick auf unsere Reinigungsfirma und den Sicherheitsdienst zu werfen, um sicherzugehen, dass unsere hohen Standards eingehalten werden. Dazu gehört natürlich auch, Fenster zu schließen und das Licht auszuschalten – wir wollen schließlich ein sicheres und umweltverträgliches Office betreiben.

Desk on demand – jeden Abend aufräumen

DAS Salesforce Blog-Redaktion: Eigentlich wollten wir mit Dir heute über etwas ganz anderes reden, nämlich über das flexible Arbeitsplatzsystem. Mit „Desk on demand“ gibt es ja bei uns keinen festen Schreibtisch, sondern jeder hat ein Rollwägelchen mit seinen „sieben Sachen“ drin – und kann sich somit jeden Tag hinsetzen, wo er möchte. Das heißt: Jeder Arbeitsplatz muss jeden Abend picobello sauber hinterlassen werden. Bleibt nicht doch oft was liegen?

Stefan Karnoll: Genau, wir sind das erste Salesforce Office weltweit, dessen Arbeitsplätze zu 100 Prozent flexibel genutzt werden. Darauf sind wir sehr stolz, aber es ist natürlich auch eine gewisse Disziplin nötig, damit das System funktioniert. Eine Grundvoraussetzung für Desk on Demand ist unsere Clean Desk Policy. Die besagt tatsächlich, dass jeder Arbeitsplatz aufgeräumt sein muss, wenn er verlassen wird – egal ob abends oder tagsüber, wenn man zum Beispiel für längere Zeit in ein Meeting geht.

Alles, was am Abend liegen bleibt, wird dann von der Reinigungsfirma in unsere – liebevoll „Box of Shame“ genannte – Fundsachenkiste geräumt. Dort ist am Anfang natürlich einiges gelandet, aber wenn man ein- oder zweimal sein Ladegerät fürs iPhone oder den PC aus der Kiste holen musste, ist die Lernkurve in der Regel sehr steil. Wirklich wichtige Sachen wurden, soweit ich mich erinnern kann, nie liegen gelassen; hauptsächlich Ladegeräte, externe Tastaturen oder Brillen. Inzwischen sind es fast nur noch Stifte und Notizzettel.

Hygiene – Krümel des Kollegen in der Tastatur?

DAS Salesforce Blog-Redaktion: Wie ist das eigentlich mit der Reinigung der Tastaturen? Denn die sind ja nachweislich ein guter Hort – nicht nur für Krümel, sondern auch für Bakterien aller Art.

Stefan Karnoll: Wir sind uns bewusst, dass Hygiene bei ständig wechselnden Arbeitsplätzen eine wichtige Rolle spielt. Deshalb werden alle Mäuse und Tastaturen mehrmals die Woche gereinigt und regelmäßig desinfiziert. Zusätzlich haben wir Desinfektionstücher und -sprays sowie Austauschteile für die Telefon-Headsets. Bei Bedarf können wir auch schnell ganze Garnituren austauschen, insofern sind wir relativ sicher vor den Bakterien.

Telefon – einstöpseln, ausstöpseln, umstöpseln …

DAS Salesforce Blog-Redaktion: Wir müssen ja auch jeden Abend das am Arbeitsplatz befindliche Telefon „ausstöpseln“, damit sich welcher Kollege auch immer am nächsten Tag dort „einstöpseln“ kann und somit unter seiner Durchwahl erreichbar ist. Das funktioniert nicht immer reibungslos. Mal ehrlich: Wie viele Hilferufe kriegst du pro Woche allein bloß wegen nicht funktionierender Umstöpseleien?

Stefan Karnoll: Mit dem Telefon gibt es so gut wie keine Probleme. Jeder Mitarbeiter hat eine eigene Telefon-ID und PIN, mit der er sich weltweit in jedem Salesforce Office am Telefon anmelden kann und dann auch seine Kurzwahlen und eventuelle Rufweiterleitungen verfügbar hat. Im schlimmsten Fall muss man den Vorgänger mit einem Knopfdruck vom Telefon abmelden und kann sich dann einloggen.

Auch die Verkabelung am Arbeitsplatz ist weitgehend narrensicher. Es kommt natürlich hin und wieder vor, dass ein Kabel ausgesteckt ist oder gar fehlt, dann leisten mein Team und ich Hilfe. Wir haben aber aus diesen Vorfällen gelernt und inzwischen alle Kabel so befestigt, dass sie gegen unbeabsichtigtes Ausstecken gesichert sind.

Trotzdem überlege ich mir immer wieder Möglichkeiten, das Einstöpseln für die Kollegen einfacher zu gestalten, sozusagen „Plug and Play“. Wir wollen uns also auch hier immer weiter verbessern.

Mehr Aufwand für mehr Nutzen

DAS Salesforce Blog-Redaktion: Desk on demand bedeutet also für dich und dein Team mehr Arbeit als wenn jeder seinen eigenen Schreibtisch hätte, oder?

Stefan Karnoll: Ja, es ist sicherlich ein erhöhter Aufwand. Wir führen beispielsweise genaue Statistiken über die tägliche Auslastung des Büros, womit wir übrigens auch eine Vorreiterrolle unter allen Salesforce Offices einnehmen, die Desk-on-Demand betreiben. So wissen wir immer, wie voll das Büro ist, wie viele Spitzentage es gibt und sogar welche Teams am häufigsten da sind – natürlich ohne einzelne Personen zu kontrollieren, lediglich durch Zählen der belegten Plätze.

Dennoch zahlt sich dieser erhöhte Aufwand aus. Hätte nämlich jeder Mitarbeiter einen eigenen Arbeitsplatz, so wären wir unseren zur Verfügung stehenden Plätzen schon längst entwachsen. Mit Desk-on-Demand können wir nach unseren Berechnungen fast doppelt so viele Mitarbeiter supporten, da so gut wie nie alle gleichzeitig im Office sind. Das spart natürlich enorme Kosten im Bereich Real Estate. Denn so kommen wir mit deutlich weniger Bürofläche aus und müssen auch nicht so oft umziehen oder „anbauen“.

Außerdem wird die Kollaboration innerhalb und zwischen Teams gefördert, da man sich ohne großen Aufwand ganz nach Bedarf zusammensetzen kann. Das praktizieren viele unserer Kollegen und wissen es sehr zu schätzen. Das Konzept Desk-on-Demand entspricht also ganz unserer dynamischen und mobilen Arbeitsweise und dem Produkt, das wir verkaufen.