Mobile Rechnungserstellung – wer braucht denn so was?

Ein Gastbeitrag von Uta Trillhose, Chief Marketing Officer bei unserem Partner OnCommerce GmbH in Jena. Das Unternehmen hat sich auf Lösungen für die Automatisierung von Rechnungsprozessen spezialisiert.

Als ich das erste Mal davon hörte, Rechnungen auf einem „Mobile Device“ zu kreieren, fragte ich mich: Wozu denn das?

Nun, ein Erlebnis und einige Gedankengänge später muss ich zugeben: So was kann schon praktisch sein! Was war geschehen?

Graue Wolken an einem Unternehmenshimmel

Eines sonnigen freien Freitagmorgens bekam ich einen aufgeregten Anruf von einer Freundin. Ihr Firmen-Server wäre tot, was sollte sie denn jetzt tun? Sie hatte am Tag zuvor an der neuen Preisliste gearbeitet und gemäß Firmenrichtlinie auf dem Server, und nur dort, gespeichert.

Meine erste Frage galt dem Backup. Fehlanzeige – das letzte war drei Tage her. Alles weg. In dem kleinen Laborunternehmen kümmert sich ein Kollege „nebenbei“ um die IT – aber der war gerade im Urlaub. Der Notdienst musste ran. Ein Service-Techniker kam und brachte den Server wieder zum Laufen. Die Daten wurden wiederhergestellt. Die Sonne schien wieder.

Kreisch, die Rechnung!

Zwei Wochen später kam die Rechnung. Meine Freundin, Finanzchefin der kleinen Firma, war entsetzt. Zunächst über die Summe, nach genauerem Studium über die in Rechnung gestellten Leistungen. Diese konnte sie nur zum Teil nachvollziehen. Donnergrollen in der Luft, das sich in einem unangenehmen Telefonat entlud und in noch einem und noch einem ...

Vor-Ort-Rechnung verhindert Reklamationen – und Ärger

Wie „entspannend“ (und zwar für beide Seiten) wäre es nun gewesen, hätte der Server-Retter vor Ort die Rechnung ausstellen können?

  • Er hätte mit der Auftraggeberin die einzelnen Positionen sofort durchgehen können.
  • Er hätte die Preise erläutern können.
  • Er hätte sicher sein können, keine Einzelleistung vergessen zu haben.
  • Er hätte über die Einbindung von Mobile Payment die Rechnung gleich bezahlt bekommen können.
  • Sein Chef hätte sofort gesehen, was dort gemacht wurde und welche Einnahmen daraus generiert wurden.

Weniger Zeitaufwand, mehr Transparenz

Die Rechnungserstellung vor Ort hätte nicht nur unangenehme Aufregung erspart, sondern den Gesamtprozess schnell abgeschlossen – ohne zeit- und nervenaufreibende Folgediskussionen, die letztendlich beide Seiten von der eigentlichen Arbeit abgehalten haben.

Ein direkt in das Salesforce CRM eingebundenes mobiles Invoicing-Tool bietet zudem Zugriff auf alle Kundendaten, vorhandenen Verträge oder bisherigen Service-Leistungen und -abrechnungen. So kann die Historie von Serviceleistungen vor Ort nachvollzogen und entsprechend agiert werden.

Wird der Techniker zu einem zahlungsschwierigen Kunden gerufen, bietet das Onlinezahlen die Option „Erst zahlen – dann leisten“.

Meine Freundin jedenfalls hätte nichts gegen eine mobil erstellte Rechnung gehabt. Warum auch? Die Zeit, die sie am Ende in die Rechnungsklärung stecken musste, hätte sie gut und gern für andere Dinge eingesetzt. Außerdem bleibt die Frage, ob sie bei dem IT-Dienstleister wirklich in guten Händen ist …

Was denken Sie über mobile Rechnungserstellung? Wir freuen uns über Ihre Kommentare!