Neues E-Book: Tipps fürs Erstellen von Berichten und Dashboards

Blogpost "10 Steps to Getting Started with Reports and Dashboards" – ein ins Deutsche übertragener und gekürzter Beitrag unserer amerikanischen Kollegin Ashwini Govindaraman, Senior Product Manager, Analytics.

Berichte und Dashboards sind eine wichtige Komponente der Salesforce Sales Cloud. Sie liefern Informationen, auf die Vertriebsmitarbeiter, Manager und Führungskräfte über jedes beliebige Endgerät zugreifen können. In letzter Zeit habe ich viele Fragen zu Best Practices im Zusammenhang mit Berichten und Dashboards in Salesforce erhalten.

Hier ein paar Tipps, die Ihnen dabei helfen, eine solide Grundlage zu schaffen – unabhängig davon, ob Sie in einem kleinen, mittelständischen oder Großunternehmen als Administrator für die Verwaltung von Salesforce verantwortlich sind.

Lesen Sie dazu auch unser kostenfreies E-Book "Die 9 Grundbausteine für erfolgreiche Dashboards"!

Daten gut pflegen

EBook_BausteineWir alle kennen den Leitsatz "Garbage in, garbage out". Wie einfach, umfassend oder ausgefeilt Berichte und Dashboards auch sein mögen, fehlerhafte Daten lassen sich nicht ausgleichen. Sie sollten Ihre Mitarbeiter daher dazu anhalten, akkurate Daten zum richtigen Zeitpunkt korrekt ins System einzugeben. Manche unserer Kunden drücken es folgendermaßen aus: "Was nicht in Salesforce eingegeben wurde, existiert nicht."

Zudem ist es hilfreich, über ein System zu verfügen, das die Datenqualität sicherstellt. Um Ungenauigkeiten oder Duplikate zu bereinigen, können Sie die Datenbereinigungssoftware von Data.com einsetzen. Hier finden Sie weitere Informationen zu Data.com Clean.

Anwender in Berichtersteller und Berichtleser einteilen

Ich rate Ihnen, Ihre Benutzer in zwei Gruppen einzuteilen: Diejenigen, die Berichte erstellen, und diejenigen, die Berichte lesen. Berichtersteller benötigen die entsprechenden Berechtigungen, um Berichte und Dashboards anzulegen. Berichtleser hingegen brauchen lediglich Rechte zum Ausführen und Lesen.

Zudem sollten Sie festlegen, welche Benutzer berechtigt sind, Daten in öffentlichen Ordnern abzulegen. Öffentliche Ordner können von jedem Mitarbeiter eingesehen werden und sind optimal dafür geeignet, Daten für Berichte zu verwalten. Solange nur bestimmte Personen über die Berechtigung verfügen, Daten in öffentlichen Ordnern abzulegen, lässt sich einfach sicherstellen, dass die richtigen Berichte und Dashboards referenziert werden.

Ordner sauber verwalten

Die Ordnerverwaltung ist die Grundlage für eine unternehmensweite, skalierbare Berichtsverwaltung. Es gibt drei gängige Strategien für die Ordnerverwaltung:

  • nach Funktion: für Vertrieb, Kundendienst, Marketing oder die Betriebsorganisation
  • nach Rolle: auf Grundlage Ihrer Unternehmenshierarchie
  • nach Standort: nationale, regionale und auf einzelne Standorte bezogene Berichtsordner

Die Ordnerverwaltung sollte den individuellen Voraussetzungen Ihres Unternehmens entsprechen. Bei der Ausarbeitung Ihrer Strategie ist es ratsam, langfristig die Möglichkeit einer Erweiterung zu berücksichtigen und nicht auf Ad-hoc-Lösungen zu setzen.

Nicht benötigte Berichtstypen ausblenden

Salesforce möchte seinen Kunden eine breite Palette an Optionen verfügbar machen. Jedoch nutzt nicht jedes Unternehmen jeden verfügbaren Berichtstyp. Ich empfehle daher, Berichtstypen auszublenden, die für Ihr Unternehmen nicht relevant sind. So werden nicht benötigte Berichtstypen nicht angezeigt und es kommt nicht dazu, dass gegebenenfalls Berichte versehentlich erstellt werden. Aktivieren Sie dazu einfach das Kontrollkästchen „Auszublendende Berichtstypen auswählen“ und blenden Sie die Berichtstypen aus, die Benutzer nicht zur Berichtserstellung verwenden sollen. Positionieren Sie den Berichtstypordner so, dass er für alle Benutzer gut sichtbar ist und diese den richtigen Typ verwenden.

Aussagekräftige Dashboards erstellen

Denken Sie beim Erstellen von Dashboards daran, welche Botschaft Sie Benutzern mit auf den Weg geben möchten. Ein Dashboard ist nicht nur dafür da, Kennzahlen darzustellen. Es soll Anwender befähigen, entsprechende Aktionen einzuleiten. Strukturieren Sie die Informationen so, dass sie verständlich sind. Sie können beispielsweise allgemeine Kennzahlen ganz oben anordnen und detailliertere Informationen eine Ebene weiter unten.

Oder Sie organisieren Kennzahlen für Vertrieb, Marketing und Kundenservice jeweils in einer eigenen Spalte. Überlegen Sie, was Managern als Erstes angezeigt werden soll, wenn Sie Team-Dashboards anlegen. Sorgen Sie dafür, dass das Dashboard eine Botschaft vermittelt. Nehmen Sie sich Zeitungsartikel als Vorbild, in denen in der Überschrift das Wichtigste erwähnt und anschließend auf die Details eingegangen wird.

An den mobilen Einsatz denken

Mobile Anwendungen müssen von Anfang an mitberücksichtigt werden. Für mehr Produktivität ist es unumgänglich, Manager und Vertriebsmitarbeiter mit Informationen zu versorgen, wenn diese im Außeneinsatz sind. Berücksichtigen Sie Mobilgeräte, wenn Sie neue Dashboards anlegen. Bedenken Sie, dass Anwender diese über kleinere Endgeräte einsehen werden. Sind die Spalten so angelegt, dass Benutzer diese nicht hin- und herschieben müssen? Ist die Information verständlich strukturiert?

Funktionen wie Deep Links für Dashboards eignen sich ideal dazu, Ihrem Team einen einheitlichen Überblick über Kennzahlen zu geben. Versenden Sie die URL des Dashboards einfach per E-Mail oder über Chatter an Ihr Team. Wenn Ihre Teammitglieder dann auf den Link klicken, öffnet sich die Anwendung und sie können das Dashboard einsehen.

Sie möchten wissen, wie Sie Ihre Berichte und Dashboards optimieren können? Laden Sie einfach hier unser kostenfreies E-Book herunter!