ERP immer mit dabei – für stets richtige Entscheidungen

Ein Gastbeitrag von Christopher Catterfeld, Director of Strategy and Corporate Communication Europe bei Sage.

Ein ausgereiftes Enterprise Resource Planning (ERP) ist mehr als ein Verwaltungswerkzeug. Es fördert die Wettbewerbsfähigkeit, erhöht die Produktivität und schafft einen Mehrwert für ein Unternehmen. Gepaart mit Business-Intelligence-Funktionen wird ERP zum zentralen, dynamischen Steuerelement. Den Mehrwert eines intelligenten, ausgereiften Systems erkennen immer mehr CEOs. Sie sehen in der Modernisierung ihrer Management-Tools einen Schlüssel für Wachstum und Erfolg.

Um auch die Erwartungen der Anwender zu erfüllen, muss ERP weiter an Relevanz gewinnen. Dabei geht es vor allem darum, die richtige Information zur richtigen Zeit am richtigen Ort bereitzustellen und das in einer Form, die den Bedienoberflächen angepasst ist.

ERP als Entscheidungsgrundlage für das Management

Der Anspruch an Software-Lösungen heute ist, die Entscheidungsfindung zu vereinfachen. Daraufhin werden bestehende Lösungen ausgerichtet. Und das aus gutem Grund. Schließlich lässt das heutige ökonomische Klima keinen Freiraum für Unklarheit. Egal, wie groß ein Unternehmen ist, es muss mit effektiven Management-Tools ausgestattet sein.

Das schnelle Suchen und Finden von Informationen verkürzt Reaktionszeiten. Valide Geschäftsprognosen helfen dabei, Trends zu erkennen und den Kurs zu verfeinern oder auch signifikant zu korrigieren. Das gilt gerade für Unternehmen, die in sehr volatilen Märkten tätig sind. Sekunden können hier entscheidend sein. Doch auch jeder einzelne Angestellte kann nur mit einem Zugriff auf relevante Daten, unabhängig von seinem Arbeitsbereich, fundierte Entscheidungen treffen.

Bis zu diesem Wunsch-Zustand ist es manchmal ein langer Weg und es braucht vorab eine umfassende Evaluation der Prozesse, Organisationsstruktur und Datenflüsse. Nur so können die richtigen Bestandteile einer ERP-Lösung schnell und leicht ausgerollt werden.

Datenströme richtig lenken

 

Neben einem ERP-System, das Daten strukturiert, wird es wichtiger, auch Querverbindungen zum Beispiel zwischen Dokumenten zu erzeugen. Parallel ändern sich auch Arbeitsgewohnheiten und Prozesse. Das Arbeiten auf Projektbasis und in dezentralen Teams wird heute durch Kollaborations-Tools unterstützt. Darauf müssen auch ERP-Systeme ausgerichtet sein. Praktische Beispiele hierfür sind das Teilen von Dokumenten, das Speichern von Belegen und Erfassen von Bestellungen.

Wir sprechen hier auch von Workflows, die an die internen und externen Prozesse im Unternehmen angepasst sind. Die Workflow-Konfiguration macht es möglich, Informationsströme an der spezifischen Unternehmenspraxis auszurichten: Eine Person muss nicht zwangsläufig alles sehen, sondern nur das für sie und ihre Arbeit Relevante. Dann passiert automatisiert und digital, was sonst Papierstapel verursacht hätte. So kann ein Kollege mit nur einem Klick auf einen elektronisch versendeten Link prüfen, ob eine Bestellung richtig ist und diese genehmigen und das am besten auch mobil.

Die neue mobile Arbeitswelt

Die allgegenwärtige Smartphone-Nutzung hat ERP stark beeinflusst. In den vergangenen Jahren hat sie dafür gesorgt, dass auch Business-Anwender immer mehr von den mobilen Technologien, ob in Form von Apps oder per Browser zugänglichen Anwendungen, Gebrauch machen.

Unsere Marktforschung hat ergeben, dass einzelne Teilnehmer sogar drei bis vier mobile Endgeräte im Einsatz haben. Am beliebtesten sind dabei nach wie vor Smartphones (97 %). Mit Kollegen, Kunden und Geschäftspartnern mobil zu interagieren und dabei Zugriff auf relevante Informationen und Dokumente zu haben, ist heute eine Selbstverständlichkeit. Um diesen Ansprüchen gerecht zu werden, braucht es einen zentralen Server, der die Daten bei Bedarf via Internet bereitstellt, sei es für eine Workstation oder ein mobiles Endgerät. Die Nutzung des gängigen HTML5-Protokolls ist dabei wichtig.

ERP-Anpassungs-Faktor: Eine neue Richtung

Das mobile Arbeiten zeigt auch einen radikalen Wandel der Gewohnheiten – und das allein hervorgerufen durch Technologie. Die neue Generation der Mitarbeiter und Manager setzt ganz neue Maßstäbe an Software und IT. Technologie wird heute anders wahrgenommen und generell akzeptiert. Vor nicht allzu langer Zeit war das nicht selbstverständlich. Allerdings muss Technologie heute schnell ihren Nutzen zeigen. Die Entwickler auf Herstellerseite sind daher stets gefordert.

Kaufmännische Software-Systeme und insbesondere ERP sind heute Kern der Unternehmensstrategie. Software-Hersteller müssen dem Rechnung tragen und in Innovation investieren. Nur so können sie Unternehmen Zugang verschaffen zu neuen Märkten und Wachstum befördern.

Dazu müssen sie schnell auf sich verändernde Verhaltensweisen, Technologien und Trends reagieren. Ein ERP-System muss also nicht nur intelligent sein, es muss neuen und künftigen Ansprüchen gerecht werden und das viel schneller als noch vor zehn Jahren.