Opportunity in Salesforce, Angebote in Word, Vertrieb in Rage?

Ein Gastbeitrag von Markus Wittig, Lead Engineer quote 2.0 bei unserem Partner factory42.

Wenn Prozesse und Abläufe optimiert werden sollen, gibt es dafür immer einen Initiator. Aus meiner langjährigen Erfahrung weiß ich: Bei der Einführung von Salesforce geht diese Initiative oft vom Vertrieb aus. Die Gründe dafür liegen auf der Hand. Salesforce vereint auf moderner Basis so ziemlich alles, was man sich unter „Customer Relationship Management“ vorstellt. Sobald man auf den Geschmack gekommen ist, lernt man die Vorzüge der Lösung schätzen. Man fängt an, Prozesse immer weiter auszubauen, Stammdaten zu erweitern, Abläufe zu optimieren und mit klugen Berichten realistische Zahlen zu erhalten – am Ende sind dann meist die eigenen Vertriebsabläufe und Prozesse wunderbar in Salesforce abgebildet …

Angebote in Salesforce

… bis auf das Angebot! Anders formuliert: Alles ist perfekt, nur eins fehlt im Prozess: das Angebot! Das befindet sich irgendwo außerhalb von Salesforce – als Excel- oder Word-Datei auf irgendeinem Netzwerklaufwerk. Wenn man bedenkt, welch wichtiger Bestandteil das Angebot im Vertriebsprozess ist, dann kann es doch eigentlich nur heißen: Das Angebot muss ebenfalls in die Salesforce Lösung!

Damit meine ich nicht nur das eigentliche Dokument, sondern alles, was dazu gehört. Alle „Zutaten“ sind ja bereits in Salesforce vorhanden: die Opportunity samt Account und Kontaktrollen sowie die Produkte plus zugehörige Preisbücher – schließlich stecken hinter einer Umsatzerwartung immer einzelne Produkte oder Dienstleistungen, die einen bestimmten Leistungsumfang und Verkaufswert haben.

Standardisierung und Effizienz

Genau mit diesem Ansatz entwickelt factory42 seit mehr als sechs Jahren eine Lösung, um Angebote standardisiert und auf effiziente Weise direkt in Salesforce zu erstellen, zu verarbeiten und damit das ganze Potenzial der Plattform zu nutzen. Diese stößt bei unseren Kunden, insbesondere bei Herstellern und Dienstleistern, durchweg auf positive Resonanz. 2013 haben wir daher eine eigene Tochterfirma, die appero GmbH, gegründet, um unserem Produktgeschäft noch mehr Fokus zu verleihen.

Einer der größten Vorteile der Angebotsmanagement-Integration in Salesforce ist: Keine externen Daten mehr und dafür echte Transparenz. Aus meiner Sicht lohnt sich dieser Schritt auch dann, wenn man nur ganz einfache Angebote schreibt. Denn selbst hier kann man durch zentrale Vorlagen und fest definierte Produkte viel Zeit bei der Erstellung sparen. Abgesehen davon ist auch gesichert, dass die Außenwirkung immer gleich ist.

Configure Price Quote

Wird es dann komplexer, kommt der Begriff „CPQ“ ins Spiel. Was steckt hinter dieser Abkürzung? Ausgeschrieben heißt es „Configure Price Quote“. Einzeln betrachtet kann man die Wörter auch als Schritte im Angebotsprozess sehen.

1. Configure

Im ersten Schritt braucht man Produkte, um den Umfang der Angebotspositionen zu definieren. Das können sowohl Dienstleistungen als auch tatsächliche Produkte sein. Damit verbunden sind oft definierte Eigenschaften oder Abhängigkeiten zwischen Produkten. Diese einzelnen Produkte definieren an sich oder durch ihre Eigenschaften einen bestimmten Wert.

2. Price

Und schon ist man im zweiten Schritt: Die einzelnen Produkte summieren sich zu einer Angebotssumme. Hierbei sind viele Einflussfaktoren denkbar. So ist es üblich, Rabatte auf einzelne Positionen zu gewähren oder manchmal auch auf die ganze Summe oder Teilbereiche. Diese Rabatte unterliegen in vielen Fällen festen Regeln – zum Beispiel  bei Agenturprovisionen oder Großkundenrabatten. Einhergehend mit der Preisfindung bieten sich oft Freigabeprozesse an, beispielsweise wenn ein Produkt unter dem Mindestverkaufspreis angeboten wird. Schließlich steckt hinter jedem Angebotspreis eine Marge.

3. Quote

Im dritten und letzten Schritt sollte das Ganze in Form gebracht werden. Das fängt mit dem Erscheinungsbild an. Eine fest definierte Corporate Identity (CI) mit ordentlichem Briefpapier und durchgängigem Layout für Texte, Produktdetails und Summen ist unabdingbar, damit ein Angebot nicht nur dem Unternehmensbild entspricht, sondern auch verständlich ist. Mit gut definierten Angebotsvorlagen und vorgefertigten Textbausteinen erreicht man das Gleiche auch für die Inhalte.

Fazit

Jedes Unternehmen, das Salesforce nutzt und Angebote an Kunden richtet, sollte darüber nachdenken, nicht nur das Opportunity-Management, sondern auch das Angebotsmanagement in Salesforce zu realisieren.

Die Vorteile liegen auf der Hand:

  • eine Quelle für alle Inhalte und Werte
  • volle Integration in die Kundendaten und die Kundenkommunikation
  • wesentliche Zeitersparnis in der eigentlichen Angebotserstellung
  • einheitliche Außenwirkung in Darstellung und Inhalten
  • Nutzung der Salesforce Features zur Definition von Regeln und Freigabeprozessen
  • keine Umsatzeinbußen durch falsch kalkulierte Angebote

Und selbst wenn das Angebotswesen fest im ERP-System verankert sein sollte, rate ich dazu, einen systemübergreifenden Prozess zu definieren und diesen eventuell sogar über technische Schnittstellen zu automatisieren. Auch kombinierte Varianten haben wir bereits für Kunden realisiert, zum Beispiel: Konfiguration und Preiskalkulation finden auf Grund von gewachsenen und sehr komplexen Preisstrukturen im SAP ERP statt, für Angebotsgenerierung und -versand werden jedoch die Vorteile der Salesforce Lösung genutzt.

Sie möchten sehen, wie effizientes Angebots- und Opportunity-Management in Salesforce funktionieren kann? Dann schauen Sie sich am besten unser quote 2.0 Einführungsvideo an oder registrieren Sie sich für das Webinar „Angebote in Salesforce mit quote 2.0“ am 28. Oktober 2015 um 11:00 Uhr.