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Überall blinkt es, die mobilen Endgeräte vibrieren und warum geht das Meeting schon wieder in die Verlängerung? Keine Frage, Ihre Abteilung ist lebendig, aber das geht auch produktiver: Mit unserer kleinen Kollektion von unverzichtbaren Hacks. Ob Agentur, Mini-Abteilung oder Einzelkämpfer, mit unseren Tipps fällt Ihre Performance noch besser aus. Zeit sparen und trotzdem sinnvoll agieren, das klappt tatsächlich mit ein paar Tools, den passenden Techniken und der richtigen Herangehensweise.

Keine Verschwendung: Zeit sparen mit Mini-Meetings

Meetings sind unverzichtbar, aber selten produktiv. Häufig werden sie aus Gewohnheit angesetzt, ohne dem konkreten Projekt Rechnung zu tragen. Eingeladen sind alle in irgendeiner Weise beteiligten, ohne vorher geprüft zu haben, ob deren Anwesenheit überhaupt erforderlich ist. Reduzieren Sie daher noch vor Festsetzung des Termins die Gruppe der Angesprochenen: Viele Projekte sind wirkungsvoller in Kleingruppen zu bewältigen. Neben der Produktivität steigern Sie damit auch das Selbstvertrauen der Beteiligten. Die Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen, ist in einem Mini-Meeting mit wenigen Beteiligten ausgeprägter.

  • Klären Sie, ob die Angelegenheit nicht auch via E-Mail oder Telefon erledigt werden kann.

  • Nennen Sie das konkrete Thema schon in der Einladung und bemühen Sie den Tiefgang – je spezifischer, desto vorbereiteter alle Anwesenden.

  • Setzen Sie das Meeting über 45 Minuten an und beenden Sie es notfalls abrupt. Was anfangs ungewöhnlich erscheint, sorgt langfristig für ein stabiles Zeitmanagement.

Zeitersparnis: Teilen Sie Ihre Arbeit auf

Teilen und arbeiten – nichts geht über ein fachgerechtes Delegieren. Auch und vor allem an sich selbst: Gerade bei umfangreichen Projekten, die Sie lieber persönlich handhaben, lohnt die Portionierung.

  • Lernen Sie das richtige Maß kennen. Die notwendige Effizienz kommt hinzu, wenn Sie bereits im Vorfeld die Entscheidung über die Gliederung des Ganzen treffen.

  • Vernachlässigen Sie die Zahl der von Ihnen zurechtgelegten Kleinprojekte. Ob wenige große oder viele kleine, den Ausschlag geben die jeweilige Bearbeitung und das korrekte Zusammenfügen zum Gesamtergebnis.

  • Stärken Sie Ihre Analysefähigkeit. Sie gewinnt an Stichhaltigkeit, je übersichtlicher Sie Ihre Arbeiten portionieren. Durch die einzelnen Schritte bemerken Sie die Stellen, an denen es hapert, viel deutlicher.

  • Optimieren Sie Ihre Projektvergabe. Das verbessert noch einmal das Zeitmanagement, gerade im Hinblick auf die große Form: Die Methode der Kleinprojekte kann problemlos auf ein eingespieltes Team ausgeweitet werden.

Erkennen Sie besondere Kunden

Das plötzliche Auftauchen von Kunden bleibt nicht aus – und Sie sind sofort in der Pflicht. Doch das birgt das Risiko, von der gerade begonnenen Arbeit abgehalten zu werden. Meistern und verkürzen Sie eine solche Diskussion, indem Sie die Sprache Ihrer Kunden deuten lernen:

  • Achtung Ausdrucksweise! Standards wie „Ich habe da eine kleine, feine Sache“ oder „das ganze kostet Sie kaum Zeit“ weisen darauf, hin dass Ihr Kunde nicht einschätzen kann, was alles hinter einem Projekt steckt. Sie sollen es richten, und zwar alles, was mit dem Projekt irgendwie zusammenhängt.

  • Achtung Tonlage! Reagieren Sie vorsichtig auf den fragenden und zögernden Tenor Ihres Gegenübers. EinigeKunden verlangen schnell nach einer stundengenauen Berechnung des Aufwands, gerne verbunden mit Nennung eines Festpreises.

  • Achtung Staubsauger! Gehen Sie gezielt auf potenzielle Kunden ein, denen es in erster Linie um das Abgreifen relevanter Informationen geht. Mit der richtigen Vorgehensweise können Sie auch aus diesen Anfragen wichtige Leads generieren.

Nutzen Sie Ihren Verstand: Aber strukturiert!

Geben Sie der Seriosität eine Chance und prüfen Sie Ihr Anliegen mit den Mitteln Ihres Verstands. Setzen Sie für die Erledigung einer Aufgabe immer ein Zeitlimit von 45 Minuten an. Diese magischen 45 Minuten haben ihre Berechtigung: Sie markieren den Zeitraum, indem unserem Gehirn ein konzentriertes Arbeiten am besten gelingt. Das ist wissenschaftlich erwiesen und inklusive einer 15-minütigen Ablenkung gerechnet. Von 60 Minuten bleiben 45 übrig – die liefern die Essenz. Um diese Spanne voll auszunutzen, sollten Sie eine Handvoll Tipps beherzigen. Reduzieren Sie vor allem die Anzahl der geöffneten Browserfenster und schalten Sie Ihre mobilen Geräte gleich ganz ab. Unterbrechungen, auch der Griff zum Schokoriegel, sind ebenso Tabu wie bereits die nächste Idee im Hinterkopf zu haben. Multitasking ist Ihr größter Feind, bekämpfen Sie es durch unbedingtes Festhalten an Ihrer 45-Minuten-Regel! Die Resultate prägen den Fortgang Ihrer weiteren Arbeiten.

Effizienz-Wunder: So sorgen Apps für Disziplin

Fordern Sie den kreativen Geist in Ihnen – mit Nachdruck und der richtigen App. Was ohne Ihr Zutun eine Frechheit bedeutet, spornt Sie bei freiwilliger Nutzung noch einmal an: Das Tool „Rescue Time“ zeichnet jede Ihrer Browserbewegungen auf. Anhand des Protokolls sehen Sie, wieviel Zeit Sie wo verbracht haben. Word-Dokument, E-Mail-Programm oder You-Tube-Kanal, mit der exakten Auswertung wissen Sie immer, wo genau Sie die meiste Zeit verschwendet oder sinnvoll genutzt haben.

Im Sinne der totalen Fokussierung funktioniert „iA Writer“: Die App ist Ihre Schreibhilfe, die Ihnen das Display freihält. Dort sehen Sie nichts weiter als Ihren Text. Vorbei die Versuchung, mit einem kleinen Klick zu flüchten. Der brutale Realismus entfaltet seinen ganz eigenen Charme. Nutzen Sie das minimalistische Interface für intensive Textarbeiten, ganz gleich, ob großes oder kleines Projekt. Der Text und Sie, da gibt es keine Ausreden mehr.

In Echtzeit: Top-Tools für gekonntes Projektmanagement

Es gibt unzählige Projektmanagement-Tools, die Ihnen dabei helfen, den Überblick über Ihre Projekte und Aufgaben zu bewahren und im Team produktiv zu arbeiten. Ein Klassiker im Projektmanagement ist Basecamp. Die leicht handhabbare Oberfläche ist stark reduziert und rückt die Team-Zusammenarbeit in den Fokus. Neben einem übersichtlichen Dashboard, bietet Basecamp Aufgaben- und Terminverwaltung, To-Do-Listen, File-Sharing und eine Status-Anzeige.

 

Während Basecamp auf zusätzliche Features wie Gantt-Charts verzichtet, bietet Wrike eine umfassende Projektmanagement-Lösung mit umfassenden Funktionen. Dazu gehören Aufgabenverwaltung, gemeinsames Dokumentenmanagement, Gantt-Charts, und Zeiterfassung. Ein großer Vorteil von Wrike: Sie können E-Mails in Aufgaben verwandeln und diese direkt im Tool bearbeiten.

 

Bevor Sie sich für ein Projektmanagement-Tool entscheiden, sollten Sie evaluieren, welche Anforderungen Sie an Ihr Projektmanagement stellen. Dabei kann es helfen, die verschiedenen Ansätze, Funktionen und Schwerpunkte der Tools zu vergleichen und mit Ihren Bedürfnissen abzugleichen.

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