So funktioniert die Auftragsverwaltung für Startups

Wenig Erfahrung, aber gleich viel zu tun: Ein glücklicher Umstand und eine große Herausforderung! Um als Startup den Anforderungen des unternehmerischen Alltags gerecht zu werden, sind Organisation und Fingerspitzengefühl gefragt. Unausweichlich: Manpower ergänzt durch sinnvolle Planung. Mit und ohne Software-Unterstützung gilt es, den exakten Zuschnitt auf Kunde und Projekt zu finden. Was nützt das beste Programm, wenn es nicht zur Auftragslage passt? Lesen Sie im Folgenden, wie Sie als Startup erfolgreich eine professionelle Auftragsverwaltung planen und angehen. Heben Sie schon mit kleinen Veränderungen die Auftragsabwicklung auf ein neues Niveau.

Auftragsgewinnung für Startups

Unbekümmert sollte Ihre Akquise-Strategie aussehen. Souverän und forsch gelangen Sie schließlich zum großen Auftrag. Planen Sie mit mehreren Vorgehensweisen.

  • Erst um Aufträge werben, dann gründen: Je nach Branche ein lohnendes Vorgehen. Von Beginn an haben Sie gleich den Überblick, was in Ihrem Umfeld funktioniert und wo die Herausforderungen liegen. Bringen Sie zuerst die Formalitäten unter Dach und Fach, gründen Sie im Anschluss Ihr Startup.
  • Nachfrage erzeugen: Nutzen Sie dafür eine Miniaturausgabe Ihrer Geschäftsidee. Bevor Sie in die Tiefe gehen, präsentieren Sie das Minimum Viable Product (MVP). So gewinnt der potenzielle Kunde einen ausreichend guten Eindruck. Kreieren Sie probeweise eine Website und erzeugen Sie Traffic – damit messen Sie zuverlässig die Attraktivität.
  • Vernetzen: Werben Sie für Ihr noch nicht serienreifes Produkt auf Ihren Social-Media-Kanälen und werten Sie das Feedback aus. Binden Sie Blogger ein und fördern Sie durch produktspezifische Inhalte die Verbreitung Ihrer Geschäftsidee – Suche nach potenziellen Auftraggebern inklusive.

Starten Sie mit geschmeidiger Kommunikation

Der erste Schritt ist geschafft, nun setzt die Phase der Organisation ein. Eine Blaupause gibt den unverzichtbaren Überblick. Erstellen Sie einen Arbeitsplan und legen Sie konkret Tätigkeitsabschnitte fest: Morgens und vormittags sind die meisten Kontakte telefonisch erreichbar. Kombinieren Sie zur Termin- oder Auftragsabsprache Ihr Telefonat mit einem E-Mail-Versand. Schicken Sie im Nachgang an ein Gespräch ein kurzes Memo als Mail-Anhang zur beiderseitigen Absicherung bezüglich der Faktenlage. Erinnern Sie Ihren Gesprächspartner an vereinbarte Treffen, Live-Chats oder Skype-Unterhaltungen mit einer Erinnerungsmail. Zahlreiche Tools wie Pardot sorgen für ein effizientes E-Mail-Management inklusive Mail-Reminder und Gmail-Integration und ermöglichen so ein einfaches Leadmanagement. Gerade die Kommunikation bei Startups bedarf der aussagekräftigen Umsetzung. Den Charme des Improvisierten bringen Sie lieber in anderen Unternehmensbereichen zur Entfaltung!

Anfängerfehler abstellen

Es geht nicht ohne, aber abstellen sollten Sie Anfängerfehler möglichst schnell. Eine große Baustelle bei Startups ist die Auftragsabwicklung. Wo die Akquise noch mit einer guten Portion Teamarbeit erfolgreich verlief, delegieren die Beteiligten eher lästige Aufgaben gerne hin und her. Vor allem dann, wenn Sie abseits des Produktionsprozesses anfallen. Sorgen Sie hier direkt für eine klare Aufgabenteilung: Kosten kalkulieren, Rechnung schreiben, Zahlung überprüfen, Kundenfeedback einholen, Beratung. Rechnen Sie außerdem nicht nur mit den reinen Materialkosten, sondern auch mit schwankenden Betriebskosten und Lagerkosten. Gerade letztere setzen eine saubere Buchführung voraus. Ebenfalls wichtig: Kommunikation geht vor Verspätung! Halten Sie immer Kontakt zum Kunden. Scheuen Sie nicht davor zurück, eventuelle Verzögerungen mitzuteilen. Je spezieller ein analoges Produkt oder eine IT-Anwendung, desto empfindlicher regieren Kunden auf Unstimmigkeiten im Ablauf. Selbst gestiegene Kosten werden durchaus akzeptiert, wenn Sie zweifelsfrei den Eindruck vermitteln, professionell an der Sache zu arbeiten.

Alles nach Plan

Dass der Schreibtisch aufgeräumt sein sollte, ist selbstverständlich. Schaffen Sie aber auch da Ordnung, wo bislang keine Komplikationen auftraten. Mit einem Ablaufplan fassen Sie alle eingebundenen Kräfte grafisch zusammen. Eine solche Übersicht kann problemlos erweitert werden, wenn etwa externe Kräfte hinzukommen oder intern eine Zuständigkeit wechselt. Machen Sie im Plan alle Einflüsse auf den Arbeitsprozess kenntlich, gerade im Personalbereich. Ihren Kollegen können zum Beispiel negative Entwicklungen auffallen, die Ihnen verborgen bleiben. Im Laufe eines Projekts tauchen zahlreiche unkalkulierbare Faktoren auf. Fügen Sie auch diese in Ihren Ablaufplan ein und werten Sie ihn als modifizierbare Blaupause. Haben Sie ihn verinnerlicht, gelingt es Ihnen auch deutlich leichter, dem Kunden gegenüber zu agieren und auf Änderungswünsche zu reagieren. Die Ablaufpläne müssen zwar für unterschiedliche Produkte angepasst werden, ihre Dreiteilung aber bleibt unverändert: Eingangswert, Prozessverlauf, Ausgangswert. Auch zukünftige Projektmanager, die zu Ihrem Startup hinzustoßen, sind nach einer Analyse des aktuellen Ablaufplans sofort im Bilde.

Übersicht ist programmierbar

Vertrauen Sie der Software-Unterstützung! Mit einer Excel-Liste ist es dabei nicht getan. Zahlreiche Programme unterstützen Sie in Fragen der Organisation und verhelfen Ihnen zum breitangelegten Zugriff. Reduzieren Sie die unvermeidliche Komplexität Ihres Startup-Alltags.

  • Kunden sortieren: Erfassen Sie jeden Kunden mit allen wichtigen Informationen. Schaffen Sie dadurch eine Hierarchie und gewichten Sie den Wert eines jeden Kundenkontakts bezüglich Umsatz und Folgeauftrag. Auch Alt- und Neukunden erfordern voneinander abweichende Vorgehensweisen. Mit einer Software zur Auftragsverwaltung lassen sich beide Gruppen leicht unterscheiden und bearbeiten.
  • Abläufe optimieren: Der gesamte Support läuft im Idealfall mit Software-Unterstützung. So sind Sie immer im Bilde über den aktuellen Stand Ihrer Projekte: Angebot, Auftrag, Ablauf, Verzögerungen, Zusatzleistung, Abgabe, Feedback etc. Auch die Kommunikation gestaltet sich übersichtlicher. Versenden Sie zum Beispiel Newsletter an bestimmte Kunden segmentiert nach Branche, Auftragshistorie oder Standort.

Erfolg mit dem Kunden erarbeiten

Formulieren Sie das Ziel der Zusammenarbeit gemeinsam mit dem Kunden. Bleiben Sie dafür unbedingt in direkter Verbindung mit ihm! Holen Sie ihn quasi ins Team, indem Sie seine Aufmerksamkeit fordern und auf sein Know-how zugreifen. Machen Sie dem Auftraggeber deutlich, dass eine enge Zusammenarbeit die Fehlerquote minimiert. Beim Fixieren des Auftragsvolumens sollte die Erwähnung eventueller Risiken nicht fehlen: Verzögerungen in der Auftragsabwicklung, Aus- oder Wegfall einzelner Posten, kurzfristige Anpassungen oder sonstige Veränderungen. Fragen Sie gründlich nach und fordern Sie den Kunden heraus. Geht es ihm zum Beispiel um die bessere Wahrnehmung seines Produkts in der Öffentlichkeit oder eher um dessen Aufwertung? Stellen Sie konstruktive Fragen und klären Sie das konkrete Ziel. Gerade als Startup mit wenig Erfahrung ist die Versuchung groß, einem wichtigen Auftrag voller Ehrfurcht zu begegnen und darüber das detaillierte Nachhacken zu vergessen. Zu einer engen Kundenbeziehung gehört auch, dass Sie regelmäßig Zwischenstände verschicken. Diese dienen nicht zuletzt der eigenen Prozessoptimierung.

Auftrag erhalten und Planung starten: Leichter gesagt als getan. Startups stehen plötzlich vor einem Gebirgsmassiv. Auftragsabwicklung und Auftragsverwaltung sind dessen höchste Gipfel. Aber erreichbar! Investieren Sie in die richtige Ausrüstung: Salesforce schnürt Startups die Stiefel und errichtet das Basislager. Damit gelingt der Aufstieg!

 

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