Home-Office klingt für Arbeitnehmer so faszinierend wie vielversprechend: Selbstbestimmtes Arbeiten, freie Zeiteinteilung und kein Chef, der ständig kontrolliert. Die dazu gewonnene Zeit, die durch Fahrtzeiten entfällt, kann sinnvoll investiert werden – und sei es der mittägliche Besuch des Supermarkts um die Ecke. Doch leider hat das Home-Office auch seine Störfaktoren. Diese gilt es zu beseitigen, um produktiv im Home-Office zu arbeiten – bei Arbeitnehmer wie auch Arbeitgeber.

Wir erklären, welche Voraussetzungen dafür nötig sind, und sagen Ihnen, was Ihr Unternehmen umsetzen sollte, um Home-Office für alle zu einer optimalen Lösung zu machen.

Der Wunsch des Home-Office scheitert am mangelnden Vertrauen der Chefs

Für viele ist das Arbeiten von zu Hause eine wesentliche Voraussetzung, um die eigene Work-Life-Balance zu verbessern. Im europäischen Vergleich landen jedoch deutsche Unternehmen bei der Umsetzung auf einem hinteren Platz. 30 Prozent aller deutschen Arbeitnehmer wünscht sich, von zu Hause aus zu arbeiten, so eine aktuelle Studie des deutschen Instituts für Wirtschaftsforschung (DIW). Lediglich 12 Prozent der Arbeitnehmer arbeitet zum Teil daheim. Nach eigenem Bekunden ist jedoch eine dauerhafte Präsenz am Arbeitsplatz nicht notwendig. Der Grund, warum ihre Wünsche nicht erfüllt werden, ist mangelndes Vertrauen ihrer Vorgesetzten. Diese setzen Leistung mit Anwesenheit gleich und erteilen dem Home-Office-Wunsch Ihrer Angestellten eine Absage.

Dieses Problem kennt Ivan Blatter sehr gut. Blatter ist Experte für Zeitmanagement und Personal Trainer, berät und coacht zu den Themen Arbeitsorganisation und Arbeitstechniken im deutschsprachigen Raum. Von alteingesessenen Theorien oder Zeitmanagement-Ritualen hält er wenig. Er wünscht sich ein neues Zeitmanagement: „Wenn ein Angestellter acht Stunden vor dem Computer sitzt, heißt das noch lange nicht, dass er produktiv arbeitet. Das ist eine Illusion vieler Vorgesetzten!" Selbst wenn ein Angestellter im Home-Office neben seiner eigentlichen Arbeit noch den Geschirrspüler ausräume und seinen Kindern bei den Hausaufgaben helfe, seien dessen fünf produktive Stunden im Home-Office immer noch besser als acht unproduktive Stunden im Büro. Blatter fordert, dass die vorherrschende Meinung in vielen Unternehmen über Home-Office und produktivem Arbeiten überdacht werden sollte.

Ein Umdenken ist erforderlich

Home-Office ist jedoch kein Selbstläufer und erfordert in einigen Firmen eine neue Unternehmenskultur. „Es braucht ein Umdenken beim Arbeitgeber und einen Vertrauensvorschuss", so Blatter. Was Hipster und Angestellte der Internet-Generation den Traditionalisten vorleben, ist für viele Konzerne und mittelständische Unternehmen noch lange nicht selbstverständlich. Die Vermischung von beruflichen und privaten Tätigkeiten bereitet noch vielen Vorgesetzten Unbehagen. Ausschlaggebend sei doch schlussendlich, dass die Arbeit erledigt werde und den Unternehmenszielen näher komme, meint Blatter. „Wichtig ist nicht, wo und wann das geschieht oder sogar wie lange jemand dafür braucht, wenn die Qualität stimmt". Damit beide Parteien vom Home-Office-Modell profitieren und Arbeitnehmer den Spagat zwischen Effizienz, Familienleben und Arbeitgeberloyalität bestehen, werde eine neue Art von Führung benötigt. Blatter: „Da der Mitarbeiter ja nicht mehr vor Ort ist, ist er nicht so schnell ansprechbar. Mitarbeiter im Home-Office sollten deshalb über klare Aufgaben und Ziele geführt werden. Diese sollten sie dann so erledigen können, wie es ihnen entspricht. Das bedingt gute Kommunikationswege."

Voraussetzungen für Vertrauen und Kommunikation schaffen

Um die Vorteile von Home-Office sowohl für Arbeitgeber wie für Arbeitnehmer zu nutzen, ist es in Blatters Augen wichtig, die tägliche Kommunikation mit Kollegen zu fördern. „Es wird dann schwierig, wenn ein großer Teil der Arbeitszeit im Home-Office verbracht wird. Da kann es schnell passieren, dass ein Mitarbeiter die kommunikative und damit emotionale Verbindung verliert. Wenn also größtenteils im Home-Office gearbeitet wird, braucht es neue Instrumente für die Kommunikation. Je mehr Sinne angesprochen sind, umso besser – sei es per Chat, Telefon oder auch Video-Telefonie". Nach Blatter seien es aber nicht nur arbeitsrelevante Gespräche und Abstimmungen, die im Fokus stehen sollten, damit kollegiale Beziehungen gestärkt werden. „Es geht besonders auch um die kleinen Dinge, die die Arbeit versüßen. Also all das, was im Flur oder in der Kaffeepause besprochen wird, muss auch im Home-Office Platz finden." Denn je höher dieser Anteil an der Gesamtarbeitszeit ist, desto wichtiger ist es, Plaudereien auch online abzubilden.

7 Tipps für produktive Heimarbeit im Team

Blatter denkt beim Thema Zeitmanagement nicht an starre Regeln, wie zum Beispiel „nur einmal am Tag E-Mails abrufen” oder „jeden Morgen eine To-do-Liste anfertigen”. Meist arbeitet Blatter mit seinen Kunden an individuellen Lösungen. Als Basis für erfolgreiches und produktives Home-Office gibt er folgende Tipps:

1.   Ziehen Sie Grenzen

Wichtig sind Grenzen zum Privatleben – echte Grenzen aber auch Grenzen im Kopf. Trennen Sie Ihren Arbeitsplatz räumlich ab. Richten Sie sich mindestens eine reine Arbeitsecke sein, im Idealfall ein separates Zimmer. Statten Sie Ihren Arbeitsplatz mit allem aus, um richtig arbeiten zu können. Vernachlässigen Sie aber nicht den Wohlfühlfaktor dabei. Schließlich schaut Ihnen niemand über die Schulter.

2.   Sorgen Sie für Abwechslung

Home-Office heißt nicht unbedingt, ständig zu Hause arbeiten zu müssen. Falls Sie gerne in einem Café oder in einer Bibliothek arbeiten möchten, ist das eine gute Möglichkeit zur Abwechslung – sofern es das Unternehmen und der Job erlauben. Setzen Sie dabei Ihre Kollegen und auch Ihren Vorgesetzten davon in Kenntnis, wo Sie sich befinden. Das kann für manche Arbeiten notwendig sein, wenn Sie zum Beispiel einen Chat-Anruf nicht annehmen können.

3.   Legen Sie Kernarbeitszeiten fest

Definieren Sie für sich klare Arbeitszeiten. Das hilft Ihnen, eine Routine im Home-Office zu bilden sowie die Kommunikation mit Ihrem Unternehmen und Ihren Kunden zu gewährleisten. An das gewöhnliche „Nine-to-five" müssen Sie sich nicht unbedingt halten, doch führt es zu einer gewissen Arbeitsroutine, die sich gut auf Ihre tägliche Motivation auswirkt.

4.   Stecken Sie sich Ziele

Setzen Sie sich klare, aber vor allem realistische Ziele – sei es für den Tag, die Woche oder für das Projekt. Tauschen Sie sich eventuell mit Kollegen und Vorgesetzten aus, welche Aufgaben bei Ihnen im Moment anstehen. Durch diese Transparenz werden das gegenseitige Vertrauen und das Wir-Gefühl gestärkt.

5.   Kleiden Sie sich wie im Job

Es ist zwar reizvoll, im Home-Office in sehr lockerer Kleidung zu arbeiten, doch damit kommen Sie nicht in die richtige Arbeitsstimmung. Ziehen Sie sich deshalb lieber so an, als ob Sie sich gleich auf den Weg ins Büro machen. Beachten Sie, dass auch die Wahl der richtigen Schuhe Ihre Stimmung beeinflussen kann. In Pantoffeln oder Birkenstock-Sandalen lässt sich schwer ein Kundengespräch auf Augenhöhe führen.

6.  Pflegen Sie den Kontakt zu Kollegen

Fördern Sie aktiv den Kontakt und den alltäglichen Austausch mit Ihren Kollegen. Ob Gruppen-Chat, Telefonate oder Video-Telefonie: Die emotionale Verbindung zu Team und Unternehmen darf nicht verloren gehen. Und je mehr Sinne angesprochen werden, umso besser.

7.  Schieben Sie unangenehme Arbeiten nicht auf

Verfallen Sie nicht der Prokrastination: Es meldet sich unser innere Schweinehund und sorgt dafür, genau das aufzuschieben, was uns unangenehm erscheint. Sobald der innere Schweinehund jedoch das Zepter übernommen hat, wird es für Sie problematisch. Damit Sie da wieder herauskommen, ist es wichtig, dass Sie sich bewusst werden, was es eigentlich ist, vor dem Sie sich schützen wollen. Denn das ist der eigentliche Grund, warum der innere Schweinehund überhaupt existiert.    

Fazit

Um das Home-Office-Modell in Ihrem Unternehmen zu etablieren, gilt es gemeinsam im Team Bedingungen und Regeln auszuarbeiten. Besprechen Sie, welche Wünsche vorliegen und welche Voraussetzungen Ihr Unternehmen schaffen kann, um die Beziehung zu jedem einzelnen Mitarbeiter trotz der räumlichen Distanz zu stärken. Ebenso gilt es, konkrete aber aber auch Arbeitsziele festzulegen, die messbar sind. Achten Sie darauf, dass dieser Plan objektiv analysiert wird und auch erreichbar bleibt. Bedenken Sie aber auch: Nicht für jeden ist Home-Office ein passendes Arbeitsmodell. Seien Sie kritisch zu sich selbst und Ihren Mitarbeitern und probieren Sie es aus. Nur wer die nötige Selbstdisziplin an den Tag und den inneren Schweinehund an Ketten legt, für den kann Home-Office die optimale Lösung für eine ausgeglichene Work-Life-Balance sein.

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Über Ivan Blatter:

Ivan Blatter ist Personal Trainer und Experte für neues Zeitmanagement und Produktivität. Der studierte Soziologe mit juristischem Background war viele Jahre als Projektleiter in verschiedenen Positionen im öffentlichen Dienst und in der Privatwirtschaft tätig. Mit seinen Seminarteilnehmern arbeitet Blatter stets an individuellen Lösungen. Von der IT-Firma über Banken und Weltkonzerne bis hin zu Bauunternehmungen oder zum Alters- und Gesundheitszentrum: Sein Arbeitsgebiet umfasst sowohl Deutschland als auch die Schweiz. Weitere Infos unter: https://ivanblatter.com/

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