Welche Software deckt unsere Anforderungen? Brauchen wir eine große ERP-Lösung schon zu Beginn? Und mit welchem Tool können wir die Arbeitsprozesse innerhalb unserer Abteilungen effizient organisieren? Die Wahl der passenden Unternehmenssoftware gestaltet sich für viele kleine und mittelständische Unternehmen schwierig – insbesondere für Startups in der Gründungsphase.

Junge Unternehmen stehen häufig vor zwei großen Herausforderungen: Zum einen müssen sie ihre finanziellen Ressourcen ganz genau bemessen, zum anderen erscheint die Anzahl und Vielfalt an Software-Lösungen als viel zu groß, um ohne Vorwissen die passende Lösung zu finden. Wir geben Ihnen in diesem Artikel eine erste Orientierung und verschaffen Ihnen einen Überblick über die Landschaft von CRM und ERP sowie über Business-Software und einzelne Tools.

In der Gründungsphase: Die Wahl der passenden Lösung

Business-Tools sollen den Alltag von Unternehmen und ihren Teams erleichtern. Doch ist die Auswahl an Software mittlerweile am Markt so groß geworden, dass Gründer oft nicht entscheiden können, welche Lösungen nun wirklich Arbeitsprozesse in ihrem konkreten Fall beschleunigen und optimieren können.

Und das allein ist nur eine Aufgabe von vielen, die Jungunternehmer bewältigen müssen. Selbstverständlich verschlingt die Gründung eines Startups enorm viel Arbeitszeit – und das nicht nur während der eigentlichen Gründung, sondern auch in der ersten Zeit danach. Die täglichen Arbeitsabläufe gilt es im gesamten Team aufeinander abzustimmen und eine gemeinsame Kommunikationsbasis zu finden. Doch neben vielen grundsätzlichen Fragen zur Ausrichtung und der Entwicklung des Unternehmens sollten Existenzgründer die Wahl, Anschaffung und Implementierung passender Unternehmenssoftware nicht unterschätzen.

Standardlösung, Individualsoftware, Open Source oder SaaS?

Es ist eine unausgesprochene Regel: Die meisten Gründer gehen auf Nummer sicher und greifen im Anfangsstadium ihres Business auf eine Standardsoftware, wie zum Beispiel handelsübliche Schreib- oder Bürosoftware großer Hersteller, zurück.

Nur wenige wählen eine individuell auf ihre Bedürfnisse zugeschnittene Softwarelösung. Ihr Vorteil: Sie verfügen sodann über alle Rechte an ihrer erworbenen Business-Software, die alle Anforderungen erfüllt. Bei einer standardisierten Software können die Existenzgründer lediglich ein Nutzungsrecht im Rahmen eines Lizenzmodells für sich beanspruchen. Jede weitere Nutzung erfordert eine weitere Lizenz.

Alternativ zur eigenen Unternehmenssoftware können Gründer auf Open-Source-Programme sowie eine Software-as-a-Service-Lösung (SaaS) zurückgreifen. Open-Source-Lösungen sind frei zugänglich, kostenfrei und können je nach Lizenz vom Anwender individuell weiterentwickelt und vervielfältigt werden. Unser Tipp: Obwohl die Versuchung groß ist, sollten nur erfahrene Existenzgründer auf Open-Source-Software setzen, die über das entsprechende IT-Know-how verfügen.

Die Basis einer SaaS-Lösung ist die Cloud: Ohne eine stabile und schnelle Datenverbindung ins WWW sind die jeweiligen Dienste nicht verfügbar. Gebühren entfallen pro Zugriff oder per Nutzungsdauer – meistens monatlich. Darin enthalten ist der Service, Wartung sowie aktuelle Updates der Software. Ihr Vorteil: Ihre Daten sind jederzeit für Sie verfügbar und müssen nicht lokal gesichert werden.

Business-Software für unterschiedliche Bereiche und Abteilungen

Jede Business-Lösung bedeutet für Startups eine enorme Zeitersparnis und Arbeitserleichterung. Ist die jeweilige Software installiert, können Nutzer Arbeitsprozesse automatisiert ablaufen lassen. So lassen sich Daten in verschiedene Module einbinden. Bei einer Auftragserfassung lassen sich zum Beispiel sämtliche Kundeninformationen sammeln und sind künftig für weitere Kundenaktionen verfügbar. Dank Schnittstellen zu anderen Business-Softwares lassen sich diese Daten wieder importieren und exportieren.

Ebenso auf dem Markt gibt es spezielle Software-Module, die sich auf einen bestimmten Bereich Ihres Business fokussieren – ob Kassenbuchsoftware, mit der sich einzelne Kassen verwalten lassen oder Lösungen zur Reisekosten- und Gehaltsabrechnung. Komplexe CRM-Systeme (Customer Relationship Management) sind in der Lage, Kundenprofile anzulegen, personalisierte Anschreiben und Seriendokumente anzufertigen und mehrere Arbeitsabläufe zu verbinden.

Besonders im kaufmännischen Bereich spielen Business-Lösungen ihre Stärken aus: Eine Buchhaltungssoftware stellt einen Jahresabschluss als Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung oder als Einnahmenüberschussrechnung auf und ist dank regelmäßiger Updates stets rechtlich aktuell.

Auftragsstellung, Warenbestellung sowie die anschließende Rechnungsstellung lassen sich mit einer Warenwirtschaftssoftware realisieren. Ebenso können damit Warenbestände exakt verwaltet werden.

CRM, ERP und Projektmanagement: Für jeden Bedarf das passende Tool

Ehe wir Ihnen einen Überblick über einige Business-Lösungen verschaffen, sollten Sie bedenken: Tools erfüllen nur ihren Zweck, wenn sie gepflegt und von ihren Nutzern akzeptiert und bedient werden können. Der eigentliche Nutzen sollte daher immer größer als der investierte Aufwand sein.

 

  • CRM (Customer Relationship Management)
    Ein CRM-System stellt im Grunde eine Kundendatenbank dar. Adressdaten, Notizen zu vergangenen Gesprächen sowie Details zu aktuellen Kundenprojekten können hinterlegt werden. Im B2B-Bereich ist CRM gängige Praxis und absolut notwendig. So erhalten Sie einen schnellen Überblick über ihre zahlreichen Projekte und können diese optional mit Smartphone oder Tablet synchronisieren. Ebenso hilfreich ist die Dokumentation von Leads und Verkaufswahrscheinlichkeiten. Insbesondere Startups, die den Workflow ihrer Sales- und Marketing-Abteilungen skalieren wollen, sollten auf CRM-Systeme setzen. Einige von ihnen lassen sich ganz einfach an ein MS-Office-, Google- oder Facebook-Account verbinden. Auf dem Markt bieten einige Anbieter leistungsstarke Small Business-CRM-Tools an, die sich modular erweitern lassen. Ebenso sollten Sie sich unsere hauseigene Lösungen anschauen – zugeschnitten auf kleine Unternehmen.

  • ERP (Enterprise Ressource Planning)
    Auch in dieser Software-Sparte hat der Markt eine Vielfalt im Angebot, die für jede Unternehmensgröße und Anwendungsumgebung ausgelegt ist. Neben den oben beschriebenen CRM-Funktionen verfügt ein ERP-System über die Möglichkeit, eine Inventur per Klick zu erledigen und die Stückkosten einer Produktion auf Grundlage der Ressourcen zu prognostizieren. Darunter fallen Materialien, Lagerbestände sowie Zeitressourcen der Belegschaft. Welche nun die richtige Lösung für Ihr Unternehmen ist, hängt davon ab, wie individuell Ihre Arbeitsprozesse von dem jeweiligen ERP-Tool unterstützt werden sollen. In der Regel sind ERP-Lösungen für kleine und mittelständische Unternehmen zu mächtig und zu komplex, als dass eine bedarfsgerechte Software einen vertretbaren Preis aufweist. Setzen Sie daher auf eine modular ausgelegte ERP-Software, die mittels Schnittstellen und Importfunktionen an eine bereits existente IT-Infrastruktur anknüpft – und dabei genau die Funktionen bietet, die Sie im Moment benötigen.

  • Kundensupport und Community-Management
    Legen Sie Wert auf einen effizienten Kundensupport, sollten Sie sich für Tool entscheiden, dass cloudbasiert die Kommunikation zwischen Ihnen und Ihrer Kunden unterstützt. Es sammelt Kundenstimmen und -wünsche aus allen Kanälen ein (E-Mail, Social Media, Website, Chat oder Telefon) und führt sie zusammen.

  • Projektmanagement und Kommunikation
    Abläufe im Projektmanagement mit vielen beteiligten Mitarbeitern machen ein Tool, das Prozesse visualisiert und systematisiert, zwingend erforderlich. Sinn und Zweck dieser Tools ist es, alle an einem Projekt involvierten Mitglieder an einen virtuellen Tisch zu bringen und die einzelnen Phasen des Projekts zu fördern. Business-Software wie Asana, JIRA oder InLoox unterscheiden sich gewöhnlich hinsichtlich ihrer Funktionalität, ihrem Schwerpunkt sowie Managementansatz.

    In der Startup-Szene besonders beliebt ist Slack. In Form eines Internet Relay Chat (IRC) dient es als Kommunikationsmittel und kann um unzählige Plugins und Funktionen komplettiert werden. So können zum Beispiel Bildschirme geteilt, Dateien versendet und Chaträume protokolliert werden.

    Ebenso beliebt wie Slack ist Trello. Auf den ersten Blick werden Sie zwar „nur” Listen und Karten entdecken, auf den zweiten allerdings werden Sie einige besondere Features für die Aufgaben- und Projektverwaltung nach der Kanban-Methode kennenlernen und zu schätzen wissen.

    Ein weiteres PM-Tool ist Google Hangouts, das für junge Unternehmen eine beliebte Skype-Alternative darstellt. Hier können sich Teams in Form einer Telefonkonferenz zusammenschließen und in einem Chat Daten und Dateien austauschen. Google Docs aus dem gleichen Haus ist gut kombinierbar, wenn es darum geht, kollaborativ an Dokumenten zu arbeiten. Vorteil von Google Docs sind die extrem zuverlässigen Speicher.

    Sind Sie auf der Suche nach einem Filehosting-Dienst für Ihre Software-Projekte, sollten Sie sich GitHub genauer anschauen. Dieses Tool koordiniert Aufgaben und organisiert Projekte speziell für Entwicklerteams – bei einer ausgeprägten Benutzerfreundlichkeit.

  • Produktivitäts-Tools
    Wollen Sie Arbeitsaufgaben effizienter gestalten und priorisieren, eignen sich To-Do-Apps. Auch in dieser Sparte können Sie auf viele leistungsstarke Lösungen zurückgreifen, die Sie mit Labels, Fristen und Tags versehen können.

    Als Notizverwaltungs-Tool hat sich in den letzten Jahren Evernote einen Namen gemacht. Evernote bringt Ordnung in Ihre Notizen oder gesammelten Links und kann darüber hinaus auch für eine effektive Online-Kommunikation von Teams herangezogen werden.

  • Social-Media-Tools
    Um unternehmenseigene Inhalte gemäß individuellem Zeitplan über ausgewählte soziale Netzwerke zu verbreiten, sollten Sie auf Social-Media-Tools wie Buffer oder Hootsuite setzen. Somit entfällt das manuelle Posten in jedes einzelne Netzwerk.
    Darüber hinaus können Sie Nutzerströme tracken und aufgrund der gesammelten Daten Ihre Social-Media-Kampagnen optimieren.

Unsere Empfehlung: Vorsicht vor zu vielen Tools. Auch wenn die Versuchung groß ist und jede Business-Software ihre Vorteile aufweist, sollten Sie sich vor Augen halten, dass auch die Gefahr vor Verwirrung besteht. Dies geschieht meistens dann, wenn zu schnell zu viele Lösungen in den Arbeitsalltag integriert werden. Besonders in der Gründungsphase sollten Sie daher schrittweise und behutsam bei der Einführung digitaler Helferlein vorgehen.
Besprechen Sie mit Ihrem Team, welche Tools als sinnvoll erachtet werden und geben Sie sich und Ihren Mitarbeitern eine vordefinierte Testdauer. Nur so können Sie sicher sein, dass die implementierten Software-Lösungen allgemeine Akzeptanz finden. Sammeln Sie außerdem Erfahrungen anderer KMU und lassen Sie sich erklären, wie andere Unternehmen Geschäftsanwendungen und Business Software einführen. In unserem Whitepaper finden Sie dazu weitere Informationen.  

Manchmal gibt es das perfekte Business-Tool für Ihren konkreten Bedarf (noch) nicht bzw. kann Ihre Anforderungen nicht zu 100 Prozent abdecken. Tipp: Entwickeln Sie die eingesetzte Software weiter. Etliche Hersteller (vor allem von mächtiger Branchensoftware) können Ihnen bei der Optimierung des Produktes behilflich sein. Selbst einige Standardsoftwares lassen sich durch Plugins verfeinern, um so spezielle Dateiformate einzubinden.

Schrecken Sie nicht davor zurück, Open-Source-Tools einzusetzen. Sie sind für jede Art von Erweiterungen und Verbesserungen ausgelegt. So können Sie ein freies CRM-Tool durch einen Software-Entwickler um wichtige Features und Funktion (zum Beispiel eine Schnittstelle zu einer wichtigen Software) erweitern lassen. Häufig entwickeln kleine und mittelständische Unternehmen einzelne Funktionen als Erweiterung der bereits eingesetzten Groupware, CRM- oder ERP-Lösung: maßgeschneidert und individuell auf den Unternehmens-Workflow zugeschnitten.


Haben Sie all diese Herausforderungen im Software-Dschungel erfolgreich gemeistert, können Sie sich voll und ganz Ihrem jungen Unternehmen widmen. Wie eine CRM-Lösung Sie bei weiteren Entwicklungsschritten unterstützt, zeigt Ihnen unser kostenloser CRM-Leitfaden für Existenzgründer.