Wie verwaltet Ihr Unternehmen seine Verträge? Durch umständliche, manuelle Prozesse wie rote Markierungen in Word-Dokumenten, die dann per E-Mail zur Bestätigung hin und her geschickt werden - Vorgänge, die oft Wochen oder sogar Monate dauern? Oder haben Sie in eine Vertragsverwaltungslösung investiert, können deren Wert aber bisher nicht recht erkennen bzw. bekommen die Vorteile Ihrer Investition nicht zu spüren?

Lösungen für Front Office und Back Office wie CRM und ERP genießen häufig die Aufmerksamkeit der Unternehmensführung sowie angemessene Budgetzuteilungen, während in vielen Unternehmen die wahre Bedeutung und der Wert des Middle Office praktisch unter den Tisch fällt. Prozesse des Middle Office beginnen, sobald ein Kunde den Wunsch ausdrückt, ein Produkt zu erwerben oder eine Leistung in Anspruch zu nehmen und reichen bis in die Umsatzerzielung hinein. Dies umfasst die Gestaltung von Produkten und Abschlüssen, die Preisfindung, die Angebotsverwaltung, die Vertragsverwaltung, den Digitalhandel, die Bestellungsverwaltung, die Rechnungsstellung und die Umsatzrealisierung.

Der Vertragsverwaltungsprozess (Contract Lifecycle Management – CLM), ein zentraler Bestandteil des Middle Office, wird oft stiefmütterlich behandelt, weil Verträge üblicherweise als letzter und umständlicher Schritt eines Verkaufsabschlusses angesehen werden. Tatsächlich aber wirken sich Verträge tagtäglich auf die meisten Abteilungen innerhalb des Unternehmens aus, einschließlich:

  • Marketing – Lieferantenverträge werden für Veranstaltungsorte und Engagements externer Agenturen benötigt, wie etwa Telemarketing, Design, Public Relations, etc.
  • IT und Anlagen – Bürostandorte und IT-Ausstattung (Laptops, Telefone und Monitore) werden oft angemietet/geleast und die entsprechenden Verträge sind für die Verwaltung von Verlängerungen und Aktualisierungen von großer Bedeutung.
  • Personal - Arbeitsverträge, Rechtsangelegenheiten und externe Anwendungslösungen wie Ausfallzeit- oder Kostenmanagement erfordern stets Verhandlungen und die Verwaltung der entsprechenden Verträge.
  • Partner/Kanäle – Die Entwicklung von Vereinbarungen mit Ihren Go-to-Market-Vertriebspartnern ist ein zentraler Baustein für den Aufbau eines jeden Unternehmens, da diese als Erweiterung Ihrer eigenen Vertriebsbelegschaft wirken.

Angesichts der Tatsache, dass all diese Abteilungen Verträge nutzen und verwalten, liegt es nahe, deren Verwaltung so effektiv wie möglich zu gestalten. Bei vielen Unternehmen jedoch – selbst bei sehr großen, komplexen Organisationen – stauben Verträge in Archivschränken ein, werden lokal auf den Laptops der Beschäftigten abgespeichert oder liegen verteilt über mehrere digitale Systeme hinweg vor ... und niemand weiß, wo genau all diese Verträge sind!

Das Apttus CLM, das auf der Salesforce-Plattform basiert, bietet eine leistungsfähige, intuitive, umfassende und stabile Unternehmenslösung, deren Vorteile sich über das gesamte Unternehmen hin zeigen, nicht nur in der Rechtsabteilung. Davon profitieren auch weitere Bereiche, wie:

  • Vertrieb – Die Integrierung der Vertragsverwaltungslösung in Ihr CRM bietet den überaus wichtigen Rundum-Überblick über Ihren Prozess zur Umsatzrealisierung, wodurch sich die Dauer von Vertragsbestätigungen von Wochen auf Stunden reduzieren lässt, wodurch wiederum Vertriebszyklen beschleunigt werden. Dadurch wird außerdem das Risiko von Umsatzverlusten durch Account-Manager verringert, da der Genehmigungsprozess innerhalb von Salesforce implementiert werden kann, auch um willkürliche Rabattgewährungen zu vermeiden. Erneuerungen und Upselling-/Cross-Selling-Chancen sind leichter zu identifizieren und zu verwalten, was zu stärkerem Wachstum und zu besseren Vorhersagen für die Kapazitätsplanung führt.
  • Finanzen und Recht – Eine effektive Vertragsverwaltungslösung stellt die Einhaltung interner Unternehmensrichtlinien sowie externer Regulierungsanforderungen sicher, wie beispielsweise ASC 606 in den USA und IFRS 15[SW1]  in Europa, während die Teams gleichzeitig mehr Transparenz und Kontrolle über Verträge erhalten und so die  Einhaltung der DSGVO ermöglicht wird..
  • IT - Eine fortschrittliche Vertragsverwaltungslösung zentralisiert Vertragsdaten und Berechtigungen und sorgt gleichzeitig für ständige Synchronisierung und Erhaltung der Funktionalität. Dadurch werden IT-Ressourcen, Zeit und Geld eingespart und das Risiko verringert, dass vertrauliche Informationen in die falschen Hände geraten.
  • Kunden - Am wichtigsten ist aber, dass der optimierte Vertragsverwaltungsprozess vollkommen harmonisch mit Ihrer Salesforce CRM-Lösung zusammenwirkt, wodurch die Kundenzufriedenheit gestärkt wird und Sie bei Ihren Kunden bereits einen hervorragenden Eindruck hinterlassen, noch bevor Sie ihnen überhaupt etwas verkauft haben. Und wie wir alle wissen, bleiben glückliche Kunden länger loyal und neigen dazu, mit der Zeit mehr Geld für Vertragsverlängerungen, Upselling etc. auszugeben.

Falls Sie bereits eine Vertragsverwaltungslösung nutzen, sich Ihnen der Wert für Ihr Unternehmen aber nicht ganz erschließt, sollten Sie die folgenden Punkte in Betracht ziehen, wenn Sie beim nächsten Verlängerungstermin eine sorgfältige Überprüfung durchführen. Eine effektive Vertragsverwaltungslösung sollte:

  1. Mit Front Office-Anwendungen (wie CRM) harmonisch zusammenarbeiten, um größtmögliche Vertriebseffizienz zu gewährleisten. Apttus spielt durch seine nahtlose Integration in die Salesforce-Plattform seine Stärken hervorragend aus, wie etwa mobiler Zugriff, fortgeschrittene Analysemöglichkeiten und die Kapazität, Geschäftsprozesse in verschiedenen Währungen und Sprachen abzuwickeln
  2. Das Auffinden von Verträgen, Dateien, Klauseln oder Bedingungen erleichtern sowie die Effektivität Ihrer Vertragsprozesse messen können.
  3. Der Rechtsabteilung die Möglichkeit geben, die Leistung der Vertragsprozesse zu steigern, indem Informationen zu Vertragszyklusdauer, Nutzung von Vertragsbedingungen sowie häufig verhandelten Klauseln bereitgestellt werden.
  4. Ein einfach nutzbares Nachschlagewerk bieten, womit die Vertriebsabteilung Verlängerungen überwachen, Upselling-/Cross-Selling-Möglichkeiten erkennen und Vertragsbedingungen im Zeitverlauf verbessern kann.
  5. Eine einzige Lösung sowohl für die Einkaufsseite als auch die Verkaufsseite von Verträgen bieten

Sobald Sie sich entschieden haben, eine Lösung anzuschaffen oder Ihre bisherige Lösung zu überprüfen, sollten Sie sich den Gartner Magic Quadrant Report oder vergleichbare Angebote einmal ansehen, um eine unabhängige Einschätzung darüber zu erhalten, welche Lösung am besten zu Ihrem Unternehmen passt.

Zusammenfassend und ganz einfach gesagt: Veraltete Prozesse für die Vertragsverwaltung zu nutzen (oder überhaupt kein diesbezügliches System), kann Ihr gesamtes Unternehmen beeinträchtigen. Wenn Ihre Rechtsabteilung unter der zu verarbeitenden Masse an Verträgen am Quartalsende ächzt, können Abschlüsse verzögert und Umsatzziele verfehlt werden. Wenn Ihr Vertriebsteam nicht-standardisierte Preise und Rabatte anbieten kann, schaffen Sie eine mögliche Quelle für Umsatzverluste. Wenn Sie keine echte Transparenz zu Ihren anstehenden Vertragsverlängerungen haben, kann das zu Umsatzeinbußen führen und Ihre Planung unvorhersehbar machen. Wie das alte Sprichwort „Aus Mangel an einem Nagel“ sagt: Die Vernachlässigung eines „simplen“ Bereichs Ihres Unternehmens, wie die Verwaltung von Verträgen, kann eine wesentliche Beeinträchtigung Ihres Umsatzes und Ihres Gewinns bedeuten.

Wenn Sie erfahren möchten, wie Sie durch die Partnerschaft mit Apttus und Salesforce Ihre rechtlichen Vereinbarungen zu einem strategischen Vorteil für Ihr Unternehmen ausbauen können, dann nehmen Sie an unserem Webinar mit der Vermögensverwaltungsgruppe DWS am 11.Dezember 2019 um 11:00 teil. Finden Sie heraus, wie DWS bisher unerreichte Transparenz in seinen Vertragsverwaltungsprozessen erreicht hat und wie die Zukunft von CLM Form annimmt. Registrieren Sie sich jetzt oder besuchen Sie die Apttus-Website und erhalten Sie weitere Informationen.