Für viele von uns bedeutete "bei der Arbeit" bisher Dasselbe wie „im Büro“. Aber nun stellen sich Unternehmen, Communities, Schulen und Organisationen jeder Art darauf ein, dass Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten.

Diese plötzliche große Umstellung wirft eine interessante Frage auf: Wie können wir unseren Mitarbeitern überall problemloses Arbeiten ermöglichen, wenn alle anderen woanders sind? Alle leitenden Manager, mit denen ich spreche, ob CEO, CMO oder CIO, fragen sich: Was sollte ich jetzt tun?

Es gibt kein Allheilmittel und keine einfache Antwort. Aber ich möchte Sie wissen lassen, wie wir bei Salesforce:

  • unseren Mitarbeitern helfen, sich zu schützen und zu engagieren,

  • neue Prozesse automatisieren und neue Richtlinien entwickeln,

  • fortlaufend Innovationen einführen und neue digitale Arbeitsweisen finden.

Ich hoffe, dass dies andere Unternehmen dazu inspirieren wird, umzudenken und Tools und Methoden einzuführen, mit denen alle von überall aus zusammenarbeiten können.

 

Offene, transparente Kommunikationskanäle schaffen

Bei Salesforce teilen wir Neuigkeiten und Informationen über Chatter, unser internes soziales Netzwerk. In Zeiten wie diesen gewinnt Chatter besonders an Bedeutung, da es für unsere Führungskräfte und Sicherheitsteams als Zentrale für den Austausch aktueller Informationen dient. Außerdem ermöglicht es unseren Mitarbeitern, Fragen zu stellen und öffentliche Antworten zu lesen.

Über die Gruppe All Salesforce können wir die wichtigsten Informationen austauschen, die für jeden unserer über 50.000 Beschäftigten relevant sind. Außerdem haben wir eine Gruppe für Coronavirus-Updates eingerichtet, in der Mitarbeiter Fragen stellen können. Jeder Standort hat seine eigene Chatter-Gruppe für den lokalen Informationsaustausch. Wir vermeiden die Isolierung von Informationen, indem wir Fragen auf Chatter teilen.

Neben Chatter haben wir noch weitere Kommunikationskanäle. Wichtige Informationen geben wir per „Digital Signage“ auf unserer Anmeldeseite bekannt. Wir haben ein Quip-Dokument, das als zentrale Informationsquelle dient und täglich mit den neuesten Leitlinien und Ressourcen aktualisiert wird. Und unser Führungsteam versendet täglich ein E-Mail-Update zu den neuesten Entwicklungen, das auch die dringendsten Fragen aus Chatter enthält. Diese transparente Kommunikation ist äußerst wichtig, wenn alle nach aktuellen Informationen suchen.

Ein Blick hinter die Kulissen: Salesforce Employee Engagement in Krisenzeiten

 

Prozesse digitalisieren, um das "Arbeiten von überall aus" einfacher zu machen

Mit Dokumenten und Unterlagen auf Papier wäre die Umstellung auf Telearbeit viel schwieriger gewesen. Als Tech-Unternehmen haben wir ohnehin nicht viele papiergestützte Abläufe. Nun haben wir für die meisten unserer Prozesse, die früher über Kalkulationstabellen oder E-Mail abgewickelt wurden, auf unserer Plattform Apps bereitgestellt. Wir haben Apps entwickelt, die Dinge wie Reisegenehmigungen, Marketinginhalte und Organigramme digitalisieren. Statt die neueste Version einer Tabelle per E-Mail zu versenden, können alle auf die Informationen zugreifen, die sie benötigen. Und weil diese Prozesse auf Salesforce schon immer digitalisiert waren, war der Übergang zur Telearbeit einfacher.

 

Tools für reibungslose Zusammenarbeit verwenden

Ich gebe zu, dass Telearbeit die Kollaboration erschwert. Aufschlussreiche Gespräche am Wasserspender sind für uns zur Selbstverständlichkeit geworden. Videokonferenzen mit offiziellen Besprechungen und zwanglose „virtuelle Kaffeepausen“ sind eine gute Sache, aber soziale Tools zur gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten sind ebenfalls nützlich. Mit Quip lässt sich das schnell realisieren, indem „Social Tagging“ oder individuelle Schlagwörter sowie Chats in Dokumente eingebaut werden, sodass alle von überall aus zusammenarbeiten können.

Eine Mitarbeiterin musste sich zum Beispiel überlegen, wie sie vor einem Kunden, den sie nicht besuchen kann, eine Whiteboard-Präsentation abhalten könnte – und zwar ohne Whiteboard. Also bat sie Kollegen und Kolleginnen, Vorschläge in ein Quip-Dokument einzutragen. Binnen Stunden verzeichnete das Quip-Dokument großen Zustrom. Nun sehen alle Mitarbeiter auf Salesforce geprüfte Tools und Tipps zu ihrem effektiven Einsatz in virtuellen Meetings. Gegenwärtig können alle Quip kostenlos nutzen, um die virtuelle Zusammenarbeit einfacher zu machen.

Wir verwenden auch Trailhead, um Tipps für die Remote-Zusammenarbeit zu teilen und in einer angespannten Zeit achtsam zu bleiben. In diesem Trailmix finden Sie Ressourcen wie Tipps für ein achtsames Leben und zum Tele-Pendeln, die unserem Team geholfen haben.

 

Informationen schnell und einfach auffindbar machen

Die aktuelle Situatiom führt zu zahlreichen Fragen an unsere IT-, HR- und Hausverwaltungsteams. Wir müssen es unseren Mitarbeitern einfach machen, die benötigten Informationen zu finden und bei Fragen Unterstützung anzufordern.

Concierge ist unser Self-Service-Tool für den Helpdesk. Es bietet eine Suchfunktion zum Zugriff auf Artikel in der Knowledge Base und verweist Mitarbeiter nach Rolle und Standort auf relevante Informationen. Unsere Mitarbeiter können den Status ihrer Anfragen jederzeit aufrufen und sich per Livechat an den technischen Support wenden. Wir sorgen für eine möglichst reibungslose Beantwortung der Fragen unserer Mitarbeiter, um ihnen schneller Sicherheit zu geben.

 

Mitarbeiter unterstützen, deren Tätigkeit nicht zu Hause ausgeübt werden kann

Wie in vielen anderen Unternehmen können auch bei uns nicht alle Tätigkeiten von zu Hause erledigt werden. Darum bezahlen wir unsere vorübergehend Beschäftigten weiter, während unsere Büros geschlossen bleiben. Wir wissen auch, dass wegen der Schließung von Schulen auch diejenigen Mitarbeiter Unterstützung brauchen, die von zu Hause aus arbeiten könnten. Darum arbeiten wir mit regionalen Partnern zusammen und raten Vorgesetzten zur Flexibilität im Hinblick auf Mitarbeiter, die Kinder betreuen. Derartige Maßnahmen sind nicht für alle Unternehmen möglich. Aber ich bin stolz auf unser Führungsteam, dass es diese Maßnahmen ergreift, um alles, was in unserer Macht steht, für unsere Ohana und die Welt zu tun.

Es war uns schon immer wichtig, Tools und Ressourcen anzubieten, die die Produktivität und das Engagement unserer Mitarbeiter fördern. Aber nun sind wir als Führungskräfte mehr denn je gefordert, reibungsloses Arbeiten zu ermöglichen, damit sich die Mitarbeiter auf das Wesentliche konzentrieren können. Ich hoffe, dass diese Ideen Ihnen und Ihren Unternehmen helfen werden, diese schwierigen Zeiten etwas besser zu bewältigen.

Erfahren Sie mehr über unsere Maßnahmen zum Schutz unserer Mitarbeiter, Kunden und Communities.