Wissen Sie, warum Sie das letzte Mal auf eine E-Mail in Ihrem Posteingang geantwortet haben? Wahrscheinlich lag das am Betreff, am Absender oder am ersten Satz. E-Mails so zu verfassen, dass die Empfänger darauf antworten: Das will gelernt sein.

Bei meiner Arbeit kommuniziere ich tagtäglich mit Menschen in unterschiedlichen Städten, Positionen und Branchen. Dabei habe ich gelernt, wie wichtig eine einzelne E-Mail sein kann. Im Idealfall legt sie den Grundstein für eine lange, gute und für beide Seiten vorteilhafte Beziehung – im Vertriebim Marketing und im Kundenmanagement.

Möchten Sie mit einer einzigen E-Mail wertvolle neue Beziehungen für Ihr Unternehmen knüpfen? Ob Sie neue Aufträge erhalten, einen Referenten finden oder das Interesse der Presse wecken möchten – wir stellen fünf Methoden vor, mit denen Sie Ihre Pitch-E-Mails optimal gestalten.

1. Machen Sie Ihre Hausaufgaben

Anstatt einfach drauflos zu tippen, sollten Sie Vorarbeit leisten. Wen möchten Sie erreichen? Woran sind die Empfänger interessiert? Welche Hobbys haben sie? Wie können Sie ihren Beruf oder ihre Situation aufgreifen, um Ihr Ziel zu erreichen?

Wenn Sie nicht genau darüber im Bilde sind, wer Ihre Empfänger sind, wissen Sie auch nicht, wie Sie ihr Interesse wecken – und schon gar nicht, wie Sie sie persönlich ansprechen können. Recherchieren Sie also im Internet und versuchen Sie, mehr über den Menschen am anderen Ende herauszufinden.

Profi-Tipp: In den Social Media erfahren Sie mehr über Empfänger Ihrer E-Mails und über deren jüngste Erfolge. Haben sie vielleicht eine Auszeichnung erhalten? Oder auf einer Konferenz gesprochen? Das erfahren Sie, indem Sie auf LinkedIn oder Twitter nachsehen. Wie Sie diese Informationen sinnvoll einsetzen, zeigen wir in Schritt Nr. 3.

2. Wecken Sie mit der Betreffzeile Interesse

Die Betreffzeile Ihrer E-Mail gibt dem Leser einen Vorgeschmack auf deren Inhalt – sie ist eine Art Teaser für Ihre E-Mail. Sie sollte kurz, ansprechend und prägnant formuliert, aber ausreichend konkret sein, damit der Zweck der E-Mail verständlich ist.

Da die Betreffzeile den ersten wichtigen Eindruck hinterlässt, sollte sie das Interesse des Empfängers wecken und ihn dazu bringen, die E-Mail zu öffnen. Aus diesem Grund darf sie keinesfalls wie Spam aussehen. Vermeiden Sie Ausrufezeichen oder Blockschrift im Betreff. Kommen Sie stattdessen direkt zum Anlass Ihres Schreibens. Die Betreffzeile als Frage zu formulieren, kann hier sehr effektiv sein, z. B.: „Auf der Dreamforce als Referent auftreten?“

Gibt es einen Anlass, dem Empfänger zu gratulieren? Auch das wäre ein Thema für die Betreffzeile. Sorgen Sie dafür, dass sich Ihr Gegenüber geschätzt und anerkannt fühlt. Steht Ihr Empfänger beispielsweise auf der Liste der innovativsten Kunden Ihres Unternehmens, könnten Sie das direkt aufgreifen: „Herzlichen Glückwunsch – Sie gehören zu unseren Top-Innovatoren.“

3. Betonen Sie Gemeinsamkeiten

Bei der Kontaktaufnahme per E-Mail ist es wichtig, schon im ersten Satz auf Ihre Gemeinsamkeiten mit Ihrer Zielgruppe einzugehen. Verzichten Sie auf leere Floskeln und Small-Talk, denn die Aufmerksamkeitsspanne wird immer geringer.

Hier zahlt sich Ihre Recherche im Vorfeld aus. Wenn Sie Ihren Empfänger als Referenten auf einer Veranstaltung erlebt oder gemeinsame Kontakte auf LinkedIn haben, erwähnen Sie das gleich im ersten Satz. Studien zeigen, dass E-Mails mit personalisierten Inhalten eine um 32,7 % höhere Reaktionsquote haben.

4. Stellen Sie die Vorteile heraus

Im Allgemeinen gilt, dass Adressaten eine E-Mail gar nicht erst lesen, geschweige denn darauf antworten, wenn sie nichts davon haben. Beweisen Sie, dass Sie den Zeitaufwand für den Empfänger berücksichtigen: Schreiben Sie ihm nur, wenn das wirklich in seinem Interesse ist.

Wenn Sie jemanden zu einer Veranstaltung einladen, stellen Sie den Nutzen der Teilnahme heraus. Sie können auch die Namen anderer bedeutender Teilnehmer erwähnen, um auf mögliche Netzwerkeffekte hinzuweisen. Wenn Sie ein Produkt anbieten, nennen Sie Fakten und die Vorteile für den Empfänger und sein Unternehmen. Erwähnenswert sind auch Erfolgsgeschichten anderer Kunden, insbesondere wenn es dabei um Personen geht, die einflussreich oder Ihrem Gegenüber persönlich bekannt sind.

5. Machen Sie ein klares Angebot

Das Letzte, was Sie beim Empfänger hervorrufen möchten, ist Unklarkeit über den Zweck Ihrer E-Mail. Machen Sie von Anfang an deutlich, worum es in Ihrer E-Mail geht. Gehen Sie dabei nicht zu sehr ins Detail. (E-Mails werden schließlich meist nur überflogen.) Damit Sie eine Antwort auf Ihr Angebot erhalten, beachten Sie diese Tipps:

  1. Formulieren Sie das Angebot kurz und knapp

  2. Platzieren Sie das Angebot am Ende Ihrer E-Mail, jedoch noch oberhalb Ihrer Signatur

  3. Formulieren Sie Ihr Angebot als Frage

  4. Beschränken Sie es auf eine Zeile

  5. Fügen Sie zusätzliche Angaben unterhalb Ihrer Signatur hinzu

Der Zweck Ihrer E-Mail besteht darin, eine Antwort zu erhalten. Schließen Sie also mit einer Frage, die zu einer Antwort auffordert. Weitere Details zu Ihrem Angebot sollten auf minimale Angaben zu Hintergrund oder organisatorischen Fragen beschränkt werden. Bei Bedarf können Sie in weiteren E-Mails detailliertere Angaben machen.

Profi-Tipp: Langweiligen Sie Ihre Empfänger nicht! Platzieren Sie grundlegende organisatorische Daten (Datum und Uhrzeit in einzeiligem Format) unterhalb Ihrer Signatur, sodass sie per Scrollen leicht auffindbar sind.

E-Mails, die gut ankommen. Befolgen Sie diese Tipps, damit Sie von Interessenten, Kunden oder Gastreferenten eine Antwort erhalten.

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