Wurden Sie schon einmal gefragt, ob Ihr Kleinbetrieb seine Daten richtig pflegt? Achtet Ihr Kleinunternehmen auf saubere Daten? Vielleicht fragen Sie sich jetzt: Was sind eigentlich saubere Daten, und warum sind sie so wichtig?
Saubere Daten, also Daten und Datensätze ohne Fehler, Duplikate oder Lücken, tragen zu schnellen, reibungslosen und effizienten Abläufen in kleinen Unternehmen bei. Unsaubere, schlecht gepflegte Daten erschweren die Arbeit. Und haben zur Folge, dass Werbemitteilungen an bestehende und potenzielle Kunden ungelesen verhallen, statt neue Aufträge zu bringen. Das kostet Unternehmen laut Forbes 12 % des Gesamtumsatzes oder ca. 3,1 Billionen US-Dollar jährlich. Doch Datenpflege muss zum Glück nicht kompliziert sein und ist der Mühe wert.
Wie sehen saubere Daten aus?
Öffnen Sie die Kontakte-App auf Ihrem Telefon und sehen Sie sich die Einträge an. Finden sich hier viele doppelte Namen oder Kontakte mit veralteten Adressen? Das sind unsaubere Daten. Eine perfekt gepflegte Kontaktliste hat nur einen Eintrag pro Kontakt, der alle relevanten Daten wie Name, Anschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer enthält und korrekt und auf dem neuesten Stand ist. Doppelte Einträge oder inkorrekte Angaben sind Beispiele für schlecht gepflegte Daten.
Wenn Sie auf Ihrem Telefon einen Kontakteintrag öffnen und merken, dass die Details nicht mehr stimmen, ist das ärgerlich. Für Ihr Unternehmen jedoch bedeuten veraltete Daten eine Verschwendung von Zeit und Geld sowie entgangene Chancen aufgrund von falschen Leads, unzustellbaren E-Mails und ungenauen Prognosen.
Wenn Sie ein CRM-System (Customer Relationship Management) verwenden oder dessen Einführung planen, ist eine Bereinigung Ihrer Daten unerlässlich, um die Tools optimal nutzen zu können. Dies gilt besonders dann, wenn Sie Marketingautomatisierung, Social Media Listening oder andere Funktionen verwenden, die auf den Kontaktangaben Ihrer Kunden beruhen.
Fünf Schritte zu sauberen Daten
Keine Angst, das Bereinigen Ihrer Daten ist keine Wissenschaft. Wichtig sind vor allem ein Plan und seine konsequente Umsetzung.
Führen Sie die folgenden fünf Schritte aus, um Ihre Daten zu bereinigen und zu pflegen:
1. Einen Plan erstellen
Sehen Sie sich die Daten an, die Ihr Unternehmen erfasst. Stellen Sie fest, welchen Teil davon Sie tatsächlich nutzen. Ermitteln Sie dann, was fehlt, was Sie haben, aber nicht brauchen, und ob und wie aktiv erfasste Daten „unsauber“ werden.
Ein Beispiel: Die meisten Unternehmen führen grundlegende Kontaktdaten ihrer bestehenden und potenziellen Kunden sowie ihrer Lieferanten. Erfassen und pflegen Sie alle Daten, die Sie brauchen? Sind bestimmte Felder in vielen Einträgen veraltet? Haben Sie viele Duplikate? Identifizieren Sie die Lücken und Problembereiche in Ihrem aktuellen Datenbestand und in Ihren Erfassungsmethoden und stellen Sie einen Abhilfeplan auf. Das Ordnungschaffen mag zunächst etwas Mühe kosten, doch es lohnt sich.
2. Daten bei Erfassung prüfen
Definieren Sie entsprechend dem in Schritt 1 aufgestellten Plan ein Verfahren zur Prüfung aller Daten bei der Erfassung. Ob Sie nun ein „Solopreneur“ sind, der sich selbst um neue Kunden kümmert, oder mit einem kleinen Team und einem CRM-System arbeiten, Sie müssen auf jeden Fall dafür sorgen, dass die Überprüfungsverfahren bei der Datenerfassung von allen befolgt werden. Vor dem Speichern schnell noch einmal überprüfen – das kann Ihrem Unternehmen viel zusätzlichen Aufwand und entgangene Chancen ersparen.
3. Richtigkeit vorhandener Daten prüfen
Auch das gehört dazu. Prüfen Sie jeden Eintrag in Ihrer Kundendatenbank auf Richtigkeit und Genauigkeit. Je nach Größe Ihres Unternehmens und Ihrer Datenbank nimmt das vielleicht eine oder zwei Stunden Ihrer Zeit in Anspruch. Manchmal lohnt es sich auch, ein Softwaretool einzusetzen oder externe Hilfe in Anspruch zu nehmen.
Oder bitten Sie doch einfach Ihre Kunden, Ihnen ihre aktuellen Details zu schicken. Gleichen Sie die eingehenden Antworten mit Ihrer Kontaktliste ab.
4. Duplikate löschen
Denken Sie noch einmal an das Beispiel der Kontaktliste. Doppelte Einträge können für Vertriebsteams, die mit der Kontaktliste des Unternehmens arbeiten, zu großem Chaos führen. Als sehr kleines Unternehmen mit einer relativ kleinen Kundenbasis können Sie Ihre Daten vielleicht manuell deduplizieren. Ansonsten finden Sie in diesem Blogbeitrag Tipps zur Verfahrensweise, einschließlich kostenloser und kostenpflichtiger nützlicher Apps für Benutzer von Salesforce.
5. Dranbleiben und nach Bedarf mehr Daten sammeln
Nachdem die Daten bereinigt wurden, besteht die Datenpflege lediglich darin, die Arbeit aus Schritt eins bis vier weiter oben fortzuführen. Stellen Sie einen Plan zur Sammlung aller benötigten (und keiner unnötigen) Daten auf, verifizieren Sie diese gleich bei Erfassung und prüfen Sie regelmäßig, ob noch alles stimmt. Denken Sie daran, dass Vertriebsteams, in denen sich mehrere Mitarbeiter um Aufträge bemühen, die Prüfung und Deduplizierung vielleicht etwas häufiger vornehmen müssen als kleinere Unternehmen.
Nun können Sie Ihre Datensammlung entsprechend den Anforderungen Ihres Unternehmens erweitern. Und mit erstklassigen Business-Tools können Sie von Ihren Daten optimal profitieren, indem Sie Vorgänge automatisieren, Prognosen erstellen und hervorragenden Support und Kundenservice liefern.
Sie suchen ein Tool, das Ihnen bei der Datenpflege hilft? Erfahren Sie mehr über Salesforce für KMU, das CRM-System speziell für kleine Unternehmen, oder sehen Sie sich unsere anderen Lösungen für kleine Unternehmen an.
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