Optimierung des Angebotserstellungs-prozesses: Aufwand reduzieren – Aufträge gewinnen

Angebote abgeben, Aufträge gewinnen, gute Produkte oder Dienstleistungen zum vereinbarten Zeitpunkt an den Kunden liefern und dabei attraktive Margen erzielen – damit ist im Prinzip die Erfolgsstrategie jedes KMU auf den Punkt gebracht. Basis dafür ist die Erstellung eines überzeugenden Angebotes. Wie sieht dieser Angebotserstellungsprozess im Mittelstand aus? In welchem Abschnitt dieser Prozesse liegen Optimierungspotenziale? Welche Herausforderungen sind jetzt und in Zukunft als Dienstleister zu meistern, um wettbewerbsfähig zu bleiben und Kunden zu binden? Wo und welche Potenziale optimiert werden können, erfahren Sie in diesem Beitrag.     

Laut einer VDI-Studie zum Angebotsmanagement basiert der Angebotserstellungsprozess bei der Mehrheit der 300 befragten B2B-Mittelstandsproduzenten auf gewachsenen Strukturen. Mit allen Fehlerquellen, die dieses Vorgehen impliziert und auch mit allen Vorteilen des routinierten Umgangs des Ablaufs eines Angebotsprozesses.

Etwas anders sieht es beim darauf folgenden systematischen Management der erstellten Angebote aus: Die meisten Unternehmen betreiben eine systematische Angebotsnachverfolgung, wenn auch in unterschiedlich starker Ausprägung. Konkrete Verfahrensanweisungen werden bei zwei Dritteln der KMU angewendet. Aber das allein wird in Zukunft nicht reichen. 

Veränderte Anforderungen der Kunden verlangen nach neuen Angebotsstrategien

Im Auftragserstellungsprozess mittelständischer Unternehmen ist es wie überall im modernen Geschäftsleben, geänderte Anforderungen der Kunden und neue Digitalisierungstechnologien verlangen nach einer Anpassung der Strategie.

Immer wenn eine Kundenanfrage eingeht, startet der Ablauf eines Prozesses. Die Anfrage wird auf Machbarkeit, Kosten und Lieferzeit des Produktes bzw. der Dienstleistung geprüft und die Ergebnisse werden zu einem Angebot für den Kunden zusammengestellt. Dies verdeutlicht, wie viele Abteilungen ihr spezifisches Know-how in den Ablauf des Prozesses einbringen: schon immer eine hohe Anforderung, die Zeit kostete und Personal gebunden hat. Mit steigenden Anforderungen der Kunden im Hinblick auf Individualität, Qualität und günstigem Preis bei gleichzeitig möglichst kurzen Lieferzeiten steigt der Aufwand für ein Angebot.

Wurde früher in Serie gefertigt, hat in den vergangenen Jahren die Variantenfertigung deutlich zugenommen. In vielen Unternehmen erfolgt die Produktion zumindest teilweise genau nach den Anforderungen einzelner Kunden (Pull-Verfahren). Die Produktion von standardisierter Lagerware dagegen nimmt ab (Push-Verfahren).

Bei individualisierter Produktion erwartet der Kunde von Ihnen als Produzent außerdem die konkrete Auseinandersetzung mit den Anforderungen an sein Wunschprodukt oder seine erwartete Dienstleistung. Mit dem Angebot will und muss er die Gewissheit erhalten, dass Sie und Ihr Unternehmen seine Anforderungen an das Produkt verstanden haben und auch bedienen können.

Demzufolge steigt die Komplexität der Angebotserstellung ebenso wie die der Produktionsabwicklung im Pull-Verfahren mit zunehmender Individualisierung erheblich. Die Erwartungen der Kunden bei Pull-Projekten sind hoch. Sie erwarten von Ihnen als Produzent eine ausführliche Beratung zu den Dienstleistungen oder der Produktkonfiguration, die für ihre Anforderungen passend ist. In der Folge muss der Vertriebler neben seinem kaufmännischen Know-how heute auch über eine hohe Beratungskompetenz verfügen. Die zum Angebotsprozess gehörende Angebotserstellung wird so immer komplexer und spätestens dann ist ein systematisches Angebotsmanagement ein wichtiger Faktor für Ihren Erfolg, für den Zuschlag oder die Ablehnung des Kunden.

Wo liegen dabei die Herausforderungen für den Mittelstand? Was sind die Hemmnisse für einen modernen Vertrieb? Die fünf wichtigsten Aspekte, die den Vertriebserfolg behindern, finden Sie in Salesforce-Studie „Automatisierte Angebotserstellung für mehr Abschlüsse“.

Welche Herausforderungen und Chancen gibt es im Angebotsmanagement?

Ist ein professionelles Auftragsmanagement installiert, beginnt der Prozess mit der Entscheidung, ob es sich für Ihr Unternehmen überhaupt lohnt, diesen Auftrag abzuwickeln. Wie hoch ist Ihr Einsatz, wie hoch der zu erwartende Gewinn? Oder ist der Auftrag so prestigeträchtig, dass Sie bereit sind, auf Marge zu verzichten? Allein diese Frage zu beantworten erfordert ein systematisches und transparentes Ablaufschema von der Anfrage an. Während des Angebotsprozesses muss jedem verantwortlichen Vertriebsmitarbeiter klar sein, welche Abteilungen er mit ihrem Expertenwissen hinzuziehen muss, um sie adäquat und im Interesse seines Unternehmens zu beantworten. Diese Erkenntnis spielt im Angebotsmanagement eine große Rolle. 

Für die Fachabteilungen wiederum müssen Regeln und Zuständigkeiten für diese Vertriebsunterstützung definiert sein. Die Mitarbeiter müssen bereit sein, ihr Wissen weiterzugeben, statt es zu bunkern. Gleichzeitig sollte die Alltagsroutine nicht gestört werden. Damit wäre Vertriebsunterstützung als Zeitfaktor in die Abteilungsplanung einzubeziehen. Ohne so eine „barrierefreie“ Zusammenarbeit der Abteilungen ist ein kundenorientiertes und realistisches Angebot für ein Produkt oder eine Dienstleistung nicht möglich! Denn es erfordert bei unsystematischem Vorgehen in der Regel lange Abstimmungswege, die Zeit und Nerven kosten.

Gerade in gewachsenen Unternehmensstrukturen ist das abteilungsfixierte Denken oft ein Hemmnis für die schnelle Angebotserstellung. Im Rahmen eines professionellen Angebotsmanagements müssen die Abteilungen nach festgelegten Regeln miteinander kommunizieren und Datenmaterial zur Verfügung stellen. Konfliktsituationen werden minimiert und Kommunikation optimiert.

Digitalisierung kann Wege verkürzen und den Angebotserstellungsprozess effektiv unterstützen

Ein großes Thema ist in diesem Zusammenhang auch die Digitalisierung im Vertrieb. Abteilungsspezifische IT-Lösungen müssen weiter vernetzt werden, um die Informationen auf einer Plattform bereitzustellen. Digitale Lösungen, die nach festgelegten Regeln gepflegt und eingesetzt werden, könnten viele Wege verkürzen. Angebotsrelevante Informationen und Eckdaten der Fachabteilungen können dort hinterlegt und vom Vertrieb abgerufen werden.

Dazu ist es natürlich erforderlich, klare Verantwortlichkeiten festzulegen und die Mitarbeiter mit den entsprechenden digitalen Systemen auszustatten. Wenn die Fachabteilungen den Vertrieb schnell mit den erforderlichen Informationen bedienen, können Sie als Teamwork kurzfristig zu einer maßgeschneiderten Lösung führen und als Angebot an den Kunden gehen.

Wenn der Vertrieb diese Erkenntnis bzw. Lösung im Angebot plausibel erläutern kann, belegt er, dass Sie als Unternehmen Ihren Kunden verstanden haben. Gleichzeitig dokumentieren Sie Ihre Professionalität und die Kompetenz, diese Lösung für ihn kurzfristig umzusetzen. Um die entsprechenden Details mit Zeitplanung, Produktbeschreibungen und Datenblätter sowie die wichtigen Nebenbedingungen wie AGB (Allgemeine Geschäfts- und Lieferbedingungen) ergänzt, können Sie ein überzeugendes Angebot präsentieren. Es ist kunden- und lösungsorientiert und impliziert für die Kundenseite eine umfassende, ganzheitliche Betreuung durch einen Partner bzw. Dienstleister, auf den man sich verlassen kann. 

Der wesentliche Punkt ist und bleibt die bessere Zusammenarbeit der Fachabteilungen, die ein unverzichtbarer Baustein eines erfolgreichen Angebotsmanagements wird. Die Verkürzung der Bearbeitungszeit und die Schnelligkeit der Angebotserstellung hat neben der Plausibilität des angebotenen Produktes oder der Dienstleistung direkten Einfluss auf die Abschlussquote. Vorausgesetzt natürlich, dass alle weiteren Schritte des Angebotsmanagements wie Erläuterung des Angebotes und Klärung offener Fragen oder das regelmäßige Nachfassen eingehalten werden. Auch hier kann ein digitales System den Vertrieb bei seinen Aufgaben sinnvoll unterstützen.

Die Digitalisierung ist eine neue Herausforderung und Chance für den Vertrieb. Erfahren Sie, wie Sie Ihren Vertrieb transformieren können und somit Ihre kompletten Vertriebsprozesse vom Lead bis zum Auftrag nahtlos und effizienter gestalten können. Sehen Sie dazu das Webinar „Salesforce Live Deutschland & Österreich: Digital und vernetzt: Transformation im Vertrieb bei Schwan Cosmetics” und erreichen Sie wieder mehr Wachstum. 

Erfahren Sie, wie Denise Jurrat mithilfe von Salesforce den Vertrieb global vernetzt und die Digitalisierung vorantreibt:

Das Ergebnis ist das perfekte Angebot für den speziellen Auftrag eines Kunden

Wenn es Ihnen gelungen ist, die Wünsche und Anforderungen Ihres Kunden ohne Abstriche zu bedienen, haben Sie Professionalität, Know-how und Verständnis dokumentiert. Schon deshalb ist das Vorgespräch so wichtig, um alle wichtigen Parameter zu hinterfragen, die den Kunden bewegen. Scheuen Sie sich also nicht, viele Fragen zu stellen. Auch solche, die sich nicht direkt auf das Produkt oder die Dienstleistung beziehen, sondern die Beweggründe des Kunden betreffen. Sie sollten eine Einschätzung treffen können, welchen Stellenwert das Kundenvorhaben für diesen hat. All diese Faktoren zusammen ergeben dann ein perfektes Angebot.

Modernes Angebotsmanagement sorgt für das perfekte Angebot

Es gibt für den perfekten Prozess der Angebotserstellung viele Potenziale auszuschöpfen. Dazu gehört einerseits die Bereitschaft der Mitarbeiter, gewohnte Strukturen zu verlassen und abteilungsübergreifendes Denken an die Stelle von Abteilungsdenken zu setzen. Wenn Sie klare Vorgehensweisen und Zuständigkeiten festlegen, die Nachverfolgung gewährleisten und Controllings- und Dokumentationsmaßnahmen der einzelnen Phasen durchführen, sind wichtige Schritte getan. Ein weiterer wichtiger Schritt erfolgt über die interne Vernetzung der digitalen Systeme und deren Ausschöpfung. Allerdings: Auch bei effektiver Umsetzung all dieser Optimierungspotenziale bleibt die Angebotserstellung im Zeitalter der Digitalisierung eine individuelle Angelegenheit, die Zeit und Mühe verursacht. Eine Mühe, die sich jedoch im Unternehmenserfolg und der Festigung der Marktposition niederschlägt.

Lesen Sie hier unsere komplette Mittelstandsstudie und erfahren Sie mehr zu den größten Herausforderungen und möglichen Lösungsansätzen für das Marketing im Mittelstand: