Künstliche Intelligenz und Automatisierung können Ihrem Team helfen, sich wieder auf seine Kernkompetenzen zu konzentrieren.

 

Denken Sie einmal daran, wie der typische Arbeitstag eines Vertriebsmitarbeiters aussieht. Wie viel Zeit entfällt auf Treffen mit potenziellen Kunden? Wie viel Zeit auf administrative Aufgaben? 

Laut dem vor Kurzem veröffentlichten „State of Sales“-Bericht verbringen Vertriebsmitarbeiter nur ein Drittel ihrer Zeit mit dem Verkauf. Den Großteil des Tages verschlingen administrative Aufgaben wie das Eintragen von Kundendaten sowie das manuelle Zusammenstellen von Angeboten und Aufsetzen von Verträgen. Erschreckend. 

Gleichzeitig müssen Ihre Mitarbeiter sich auf den virtuellen Vertrieb umstellen und mit weniger Aufwand mehr leisten. Der Zeitaufwand für Routineaufgaben ist somit nicht nur ein ständiges Ärgernis, sondern kann zu massiven Umsatzeinbußen führen.

Das muss nicht sein. Experten für Sales Operations können diese Routinearbeiten automatisieren, damit Ihre Vertriebsmitarbeiter sich wieder auf ihre eigentliche Aufgabe konzentrieren können: das Verkaufen. Sie nutzen dazu verschiedene digitale Tools und KI-Algorithmen, die sicherstellen, dass Ihr Team einfach intelligenter arbeitet. Die Automatisierung ist dabei nur einer der Sales Operations-Trends, die derzeit Auftrieb gewinnen und unsere Arbeitsweise verändern.  

Wie können wir Vertriebsmitarbeitern helfen, zwei Drittel ihres Tages wieder zurückzugewinnen? Nachfolgend finden Sie drei zeitaufwendige Aufgaben, die beim Einsatz der richtigen Technologie entfallen.

 

Sales Operations – Grundlagen

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Sales Operations 101

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Überflüssige Dateneingaben wie das Protokollieren von Verkaufsdaten und Notizen zu Kunden

Nur 57 % der Vertriebsmitarbeiter protokollieren ihre Anrufe, obwohl viele Vertriebsleiter dies laut dem State of Sales-Report als wichtig erachten. Da das Schreiben von Notizen nach einem Anruf jedoch wertvolle Vertriebszeit kostet, wird es oft vernachlässigt. Mit Automatisierung können Sie das Volumen der Daten reduzieren, die Ihre Vertriebsmitarbeiter eingeben müssen – und dafür sorgen, dass wertvolle Daten nicht verloren gehen. 

„Die Dateneingabe lässt sich in der Regel am besten automatisieren“, erklärt Valerie Papa, Managerin im Revenue Operations-Team von Andela, einem Unternehmen für Remote Engineering-Dienstleistungen. „Uns ist es sehr wichtig, dass Vertriebsmitarbeiter ihre Zeit nicht damit verbringen, Daten manuell einzugeben, die automatisch ausgefüllt werden könnten.“

Die Dateneingabe lässt sich in der Regel am besten automatisieren. Uns ist es sehr wichtig, dass Vertriebsmitarbeiter ihre Zeit nicht damit verbringen, Daten manuell einzugeben, die automatisch ausgefüllt werden könnten.

VALERIE PAPA, MANAGERIN IM REVENUE OPERATIONS-TEAM VON ANDELA

Die besten Sales Ops-Teams meistern diese Herausforderung, indem sie den gesamten Vertriebsprozess betrachten und sich immer wieder fragen: Könnte ein Tool diese Aufgabe übernehmen?

Papa konnte den Verwaltungsaufwand in ihrem Unternehmen erfolgreich reduzieren, indem sie Mitarbeiter aus allen Abteilungen dazu befragte, welche Aufgaben besonders zeitaufwendig sind, und dann die geeigneten Automatisierungstools vorschlug.

„Wir entwickeln Automatisierung für Daten, die in Salesforce eingezogen werden – sei es zu Leads, Angeboten oder Kontakten. Mithilfe von Tools wie LeadIQ können wir mehr Informationen für Vertriebsmitarbeiter vorab ausfüllen, sodass sie nicht lange danach suchen müssen. Außerdem vermeiden wir dadurch doppelte Dateneingaben“, so Papa.

Über Tools wie Salestrail oder RingDNA Intelligent Dialer werden die Ergebnisse eingehender und ausgehender Anrufe automatisch in der CRM-Software protokolliert. Vertriebsleiter erhalten dadurch einen besseren Einblick in die Leistung ihrer Mitarbeiter. Außerdem ist nachvollziehbar, ob ein Anruf entgegengenommen wurde, wie lange er gedauert hat und was das Ergebnis war. Die betreffenden Daten werden anschließend im CRM organisiert – ohne manuelle Eingaben. 

„Die Aufgabe eines Vertriebsmitarbeiters ist das effiziente Verkaufen“, erklärt Kenny Goldman, Mitgründer und Partner von Kicksaw, einem Consulting-Unternehmen im Bereich Sales Ops. „Dazu gehören auch die Verwaltung und Eingabe von Daten. Allerdings sollte der weitere Verlauf des Gesamtprozesses nicht davon abhängig sein.“

Goldman fügt hinzu, dass Vertriebsprozesse, bei denen Mitarbeiter Kennzahlen eingeben müssen, später zu Problemen führen können. „Vertriebsmitarbeiter sind auch nur Menschen, und es können ihnen Fehler unterlaufen. Sie versinken in Arbeit. Sie haben andere Prioritäten. Sie erhalten keine Anreize dafür, täglich Daten in Salesforce einzugeben. Aber sie werden belohnt, wenn sie Umsatz erwirtschaften.“

Unternehmen, die ihren Vertriebsmitarbeitern unnötige Dateneingaben abnehmen, erzielen die besten Ergebnisse.  Dem „State of Sales“-Bericht zufolge automatisieren 69 % der leistungsstarken Teams diese Aufgabe, verglichen mit 46 % der leistungsschwachen Teams.

„Tools wie diese sind die beste Möglichkeit, die Produktivität zu steigern, weil sie die nötige Automatisierung bieten. So wissen Vertriebsmitarbeiter stets, was als Nächstes zu tun ist.“

Vertriebsmitarbeiter sind auch nur Menschen, und es können ihnen Fehler unterlaufen. Sie versinken in Arbeit. Sie haben andere Prioritäten. Sie erhalten keine Anreize dafür, täglich Daten in Salesforce einzugeben. Aber sie werden belohnt, wenn sie Umsatz erwirtschaften.

KENNY GOLDMAN, MITGRÜNDER UND PARTNER BEI KICKSAW

 

Schnelleres Priorisieren von Leads und Opportunities durch Ihr Team

Wie erkennen Vertriebsmitarbeiter, um welche Opportunity sie sich als Erstes kümmern sollten? Wenn sie sich für die falsche entscheiden, verlieren sie wertvolle Zeit, und noch dazu könnten ihnen vielversprechendere Leads entgehen. Um ihre Vertriebsziele zu erreichen, müssen Vertriebsmitarbeiter sich vorrangig den Opportunities widmen, bei denen die Wahrscheinlichkeit eines Abschlusses am größten ist. 

Datenbasierte KI-Tools können die Lead-Priorisierung übernehmen und die vielversprechendsten Opportunities ermitteln. Bei einigen Tools kann sogar eine Funktion für automatische Anrufe eingerichtet werden.

„Dank eines Power Dialers müssen Vertriebsmitarbeiter gar nicht erst überlegen, wen sie zuerst anrufen. Der Dialer nimmt ihnen die Entscheidung ab – basierend auf der eingerichteten Automatisierung“, so Papa.

Papa ist außerdem begeistert von LeanData. Dieses Tool automatisiert die Lead-Zuweisung auf Grundlage der kürzlichen Aktivität eines potenziellen Kunden oder des Verhandlungsstatus.

„LeanData erinnert Vertriebsmitarbeiter daran, den Ansprechpartner zu kontaktieren und zu priorisieren, weil es um einen vielversprechenden Lead geht“, erklärt Papa. „Wir können Erinnerungen einblenden lassen, wenn das Nachfassen nicht innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens erfolgt.“

Um sicherzustellen, dass diese automatisierten Schritte so genau und aktuell wie möglich sind, sollten Sie die Sales Ops-Experten Ihres Unternehmens einbeziehen. So entgehen Ihnen letztendlich weniger Geschäftschancen.

Sarah Borrmann, Leiterin für Vertriebsproduktivität und Operations beim Cybersecurity-Unternehmen Illusive Networks, sagt: „In der Vergangenheit haben Teams viel Zeit auf unqualifizierte oder irrelevante Leads vergeudet, weil das Lead-Scoring einfach nicht gut genug war. Meine Aufgabe bestand darin, dies zu korrigieren.“

Borrmann ergänzt: „Tools wie diese sind die beste Möglichkeit, die Produktivität zu steigern, weil sie die nötige Automatisierung bieten. So wissen Vertriebsmitarbeiter stets, was als Nächstes zu tun ist.“

 

Skalieren der Erstellung von Kostenvoranschlägen und Angeboten

Das Erstellen von Kostenvoranschlägen und Angeboten ist ein kritischer Schritt des Vertriebszyklus, kann jedoch zeitaufwendig und stressig sein. Gerade bei Vertriebsmitarbeitern, die eine große Anzahl potenzieller Kunden mit unterschiedlichen Anforderungen betreuen, kann das manuelle Anpassen jedes Kostenvoranschlags die Effizienz beeinträchtigen. Auch die vielen Abteilungen, die beim Erstellen eines Kostenvoranschlags involviert sind, können den Prozess ausbremsen. 

„Es gibt Führungskräfte, die sehr konkrete Vorstellungen davon haben, wie ein Kostenvoranschlag formuliert werden sollte. Finanzabteilungen wollen bestimmte Angebote durchsetzen. Vertriebsleiter haben Zielvorgaben und behalten daher die Rabatte und die Preisgestaltung genau im Blick“, erklärt Goldman. „Und Vertriebsmitarbeiter müssen die Anforderungen des Unternehmens und des potenziellen Kunden in Einklang bringen. Sie sitzen praktisch zwischen den Stühlen.“

Genau hier kommt Ihr Sales Ops-Team ins Spiel. Es kann die Automatisierungstools einrichten, die die konkurrierenden Anforderungen der Beteiligten berücksichtigen und die Vertriebsmitarbeiter unterstützen. 

Papa verwendet ein Programm zur Konfiguration, Preisgestaltung und Angebotserstellung (CPQ). Mit der Software kann ihr Team vorab genehmigte Vorlagen für Kostenvoranschläge bereitstellen. Vertriebsmitarbeiter können diese den Kundenanforderungen entsprechend anpassen, die richtigen Rabatte anwenden und die Dokumente zur Genehmigung an die korrekte Person weiterleiten. 

„CPQ ist ein elementarer Bestandteil unseres Systems. Wir erledigen alles mit Salesforce“, so Papa. 

Mit automatisierten Kostenvoranschlägen und Angeboten werden zudem Fehler reduziert. Dem „State of Sales“-Bericht zufolge automatisieren 65 % der leistungsstarken Teams diese Aufgabe, verglichen mit 37 % der leistungsschwachen Teams.

„Ich habe schon oft erlebt, dass ein Vertriebsmitarbeiter versehentlich eine Null zu viel oder zu wenig auf den Kostenvoranschlag eines potenziellen Kunden gesetzt hat. Bei Unternehmensverträgen ist das ein massives Problem“, erklärt Goldman. 

Ein Sales Ops-Team kann Ihren Vertriebsmitarbeitern helfen, die Arbeitszeit optimal zu nutzen. Wenn Routineaufgaben automatisiert werden, können Ihre Vertriebsmitarbeiter sich auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren: das Abschließen von Geschäften.

 
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