89 % aller Vertriebsprofis sagen, dass Sales Operations eine unverzichtbare Rolle im Hinblick auf das Geschäftswachstum spielt. Wie und warum? Vorhersehbare Einnahmen sichern.

Die heimlichen Held:innen im Vertriebsprozess erfolgreicher B2B-Unternehmen sind in der Regel die Mitglieder des Sales Operations-Teams (Sales Ops). Manche Führungskräfte betrachten Sales Operations (inzwischen auch als Revenue Operations bezeichnet) fälschlicherweise Kostenfaktor und nicht als potenzielle Triebfeder für den Umsatz. Smarte Unternehmen wie Snowflake und McAfee wissen jedoch, dass Sales Ops allen im Unternehmen hilft, effizienter zu arbeiten. Die  State of Sales-Umfrage ergab: 89 % aller Vertriebsprofis sagen, dass Sales Operations eine unverzichtbare Rolle im Hinblick auf das Geschäftswachstum spielt.

Als Senior Principal bei TwentyPine, einem Personaldienstleister mit Spezialisierung auf die Vermittlung qualifizierter Kandidaten für Stellen im Bereich Revenue Operations, arbeite ich mit Unternehmen jeder Größenordnung zusammen. In rund 80 % aller Fälle ist der Sales Ops-Verantwortliche, den ich vermittle, der erste seiner Art im jeweiligen Unternehmen. Das Umfeld dieser Rolle verändert und erweitert sich von Jahr zu Jahr, denn immer mehr Unternehmen erkennen die greifbaren Vorteile von Sales Ops.

Was ist Sales Operations (Sales Ops)?

Als organisatorische treibende Kraft hinter einem Vertriebsteam führt Sales Operations bzw. Sales Ops Systeme, Strategien und Kommunikationsmethoden ein, mit denen die Effektivität des gesamten Vertriebsprozesses sichergestellt wird. Sales Ops hilft den Vertriebsmitarbeitern, sich auf ihre Kernkompetenz zu konzentrieren: das Verkaufen.

Wenn Ihr Unternehmen nicht bereits ein Sales Ops-Team hat, sollten Sie aus diesen vier Gründen in seinen Aufbau investieren.

1. Sales Ops setzt Zeit und Energie frei

Je stärker Ihr Sales Ops-Team ist, desto effizienter und produktiver wird Ihr Vertriebsteam. Das Sales Ops-Team analysiert und optimiert interne Prozesse, um die Vertriebsteams von Ablenkungen und Komplikationen zu befreien. „Unsere Vertriebsmitarbeiter:innen sollen verkaufen“, erklärt Lauren Hughes, Head of Sales Operations and Strategy bei Attentive, einer Mobile-Messaging-Plattform. „Unsere Vertriebsmitarbeiter:innen sollen sich um die Kunden kümmern und auf den Verkauf von Lösungen konzentrieren. Ich erledige alle internen Angelegenheiten, damit die Vertriebsmitarbeiter:innen sich ganz auf die externen Aspekten konzentrieren können.“

Wenn Ihr Vertriebsteam beispielsweise kostbare Stunden mit dem manuellen Eingeben von Kundendaten verbringt, würde eine Sales Ops-Verantwortliche herausfinden, wie sich diese Aufgabe automatisieren lässt. Im Endeffekt kann sich das Vertriebsteam dann besser um die Bedürfnisse der Kund:innen kümmern.

Laut einer Umfrage von McKinsey unter 12.000 Vertriebsmitarbeiter:innen führt ein Sales Ops-Team zu einer Steigerung der Vertriebsproduktivität um bis zu 10 % jährlich.”

Julia Herman, Vice President und Head of Global Sales Operations bei ABBYY, bestätigt, dass die Investition in ein Sales Ops-Team unerlässlich ist. „Mit Sales Operations helfen Sie dem Vertriebsteam, mehr Zeit mit echten Verkaufsaktivitäten zu verbringen“, sagt sie. „Vergleichen Sie die Kosten für Vertriebsmitarbeiter:innen mit denen für Mitarbeiter:innen in Sales Operations und der Zeit, die dem Vertriebsteam täglich wieder für Verkaufstätigkeiten zur Verfügung steht: Die Zahlen sprechen für sich.“

Laut einer Umfrage von McKinsey unter 12.000 Vertriebsmitarbeiter:innen führt ein Sales Ops-Team zu einer Steigerung der Vertriebsproduktivität um bis zu 10 % jährlich. (Ich halte das für eine eher konservative Schätzung.)

Im Rahmen meiner Arbeit höre ich immer wieder, wie Unternehmen den durchschnittlichen Vertriebszyklus um Tage, Wochen oder sogar Monate verkürzen konnten – allein durch Produktivitäts- und Prozessoptimierungen. Ich habe auch beobachtet, dass Sales Ops durch das Eliminieren von Routineaufgaben und Verwaltungsaufwand zur Kundenakquise beiträgt. Die Vertriebsmitarbeiter:innen können einfach mehr Anrufe pro Tag machen bzw. mehr E-Mails versenden. 

Erfahren Sie, wie die Sales Cloud zeitaufwändige Prozesse automatisiert

Sorgen Sie dafür, dass Ihre Vertriebsmitarbeiter:innen sich auf das Verkaufen konzentrieren. Eliminieren Sie Routineaufgaben mit den Automatisierungstools der Sales Cloud.

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2. Sales Ops hilft bei der Skalierung

„Viele Unternehmen gehen davon aus, dass die Go-to-Market-Strategien ohne Effektivitätseinbußen mitskaliert werden können, aber das ist oft ein Trugschluss“, sagt Brandon Jones, Head of Revenue Strategy and Operations bei Komodo Health, einem Anbieter von Software für das Gesundheitswesen. „Erst im Zusammenspiel von Strategic Ops und Vertrieb kann ein Motor für skalierbare, wiederholbare und vorhersehbaren Umsätze konzipiert werden. [So sehen Sie] den Plan für den Umstieg vom Skateboard in den Ferrari.“ 

Leider gibt es eine große Lücke zwischen Unternehmen, die eine Skalierung strategisch angehen, und denen, die das nicht tun. Nehmen wir an, ein Unternehmen hat 10 Vertriebsmitarbeiter:innen und plant, innerhalb der nächsten 12 Monate 40 weitere einzustellen. Ohne eine strategische Vorgehensweise mit Fokus auf dem operativen Aspekt führt das schnell zu Chaos: Vertriebsregionen überschneiden sich und die Vertriebsmitarbeiter:innen streiten sich um Kunden und Leads. Das Onboarding wird ineffizient, Provisionskosten ufern aus, Daten werden unübersichtlich und die Margen schrumpfen. Es gibt keinen einheitlichen, wiederholbaren Vertriebsprozess für alle Teammitglieder.

Während Vertriebsleiter:innen mit dem Erreichen von Verkaufszielen beschäftigt sind, können Sales Ops-Verantwortliche die Daten analysieren und die daraus gewonnenen Erkenntnisse nutzen, um Anreize zu erarbeiten und strategische Vertriebspläne zu erstellen.”

Ein Unternehmen kann erfolgreich sein und Umsätze in Höhe einiger Millionen Dollar pro Jahr generieren. Wenn aber die 100-Millionen-Dollar-Grenze überschritten werden soll, wird irgendwann ein Wendepunkt erreicht, an dem es beim Wachstum nicht mehr nur um mehr Volumen geht. Gute Sales Ops-Verantwortliche zeigen ihrem Unternehmen, worauf sein Erfolg beruht, und führen Best Practices aller Teammitglieder zusammen, damit die Ergebnisse vorhersehbarer werden. Mit anderen Worten: Sales Ops macht den Prozess der Skalierung von einer Kunst zu einer Wissenschaft.

Machen Sie Sales Operations zum integralen Bestandteil Ihrer Geschäftsprozesse. Wichtig ist, dass Sie eine Abteilung Sales Operations eingerichtet haben, bevor Sie in eine Wachstumsphase einsteigen – und nicht erst während oder nach dieser Phase. Wenn Sales Ops zum Nachgedanken wird, kann das dem Unternehmen auf lange Sicht schaden und zusätzliche Bereinigungs-, Korrektur- und Wiederholungsarbeiten erforderlich machen.

3. Sales Operations schafft prozessübergreifende Transparenz 

Sales Ops unterstützt nicht nur das Vertriebsteam beim Generieren zusätzlicher Verkäufe, sondern schafft auch Klarheit über die Vertriebsprozesse für andere Abteilungen. So werden alle Entscheidungen auf einer soliden Datengrundlage getroffen. Hier finden Sie einige transparenzbezogene Fragen, die das Sales Ops-Team beantworten kann:

  • An welcher Stelle geraten Geschäfte im Vertriebszyklus ins Stocken? 
  • Befinden sich Geschäfte in der Sondierungs-, Angebots- oder Verhandlungsphase? 
  • Welche Arten von Unternehmen kaufen Ihr Produkt? 
  • Aus welchen Gründen entscheiden sich Unternehmen für Produkte eines Wettbewerbers? 

„Wenn das Marketing nicht weiß, wie der Lebenszyklus des Buyer Journey verläuft und wie potenzielle Kunden mit dem Marketing oder dem Vertrieb interagieren, oder wenn es nicht über die richtigen Analysen der Leadquellen verfügt, lassen sich die Marketingausgaben nicht optimal steuern“, sagt Jones. „Ich habe schon erlebt, dass brillante Vertriebs- und Marketingleiter:innen keine datengestützte Entscheidungen treffen konnten, weil es keine prozessübergreifende Transparenz des Vertriebszyklus gab. Das behindert das sinnvolle Wachstum und die Skalierung.“ 

Unsere Vertriebsmitarbeiter:innen sollen verkaufen. Unsere Vertriebsmitarbeiter:innen sollen sich um die Kunden kümmern und auf den Verkauf von Lösungen konzentrieren. Ich erledige alle internen Angelegenheiten, damit die Vertriebsmitarbeiter:innen sich ganz auf die externen Aspekten konzentrieren können.”

LAUREN HUGHES, HEAD OF SALES OPERATIONS AND STRATEGY, ATTENTIVE

Ein von Anfang an richtig umgesetztes Customer Relationship Management (CRM) schafft die Grundlage für flexible Vorgehensweisen. Das ist deutlich effizienter, als im Nachhinein zu untersuchen, warum ein Geschäft nicht zustande gekommen ist oder ein Ziel nicht erreicht wurde. Hughes empfiehlt, dass die Mitglieder des Sales Ops-Teams „...für die Zukunft des Unternehmens entwickeln, nicht allein für die aktuellen Anforderungen.“ Sie müssen stets die Endanwender berücksichtigen. „Je umständlicher und komplizierter ein System für die Endanwender ist, desto weniger wird es genutzt und desto ungenauer sind die Daten, die Sie erhalten.“

Sales Ops nutzt CRM-Daten für ein ganzheitliches Bild der Customer Journey, Es gibt Ihnen Aufschluss darüber, ob Sie eine gesunde Pipeline haben und ob Ihre Prognosen zutreffen. In Kombination mit KI-gestützten Analysen (wie bei  Sales Cloud Einstein) werden Probleme und Opportunities mühelos erfasst. Sales Ops erkennt, welche Ansätze funktionieren, und entwickelt schnell Best Practices für die gesamte Go-to-Market-Organisation.

Eine strategisch handelnde Sales Ops-Verantwortliche hilft Ihnen, datenbasierte Entscheidungen zu treffen und Probleme zu lösen. Sie erhalten Antworten auf Fragen wie die folgenden: 

  • Sollten Sie Ihre besten Vertreter:innen in den Regionen mit dem größten Potenzial oder den schwierigsten Regionen einsetzen? 
  • Welchen ROI haben Ihre Mitarbeiter:innen im Vertrieb im Vergleich zu denen im Business Development? 
  • Sollten Sie in eine neue Branche expandieren oder Ihre aktuellen Zielbranchen umfassender erschließen?

Die Teams müssen alle relevanten Vertriebsdaten in Ihr CRM eingeben – es ist das Kernstück des Vertriebs, in dem alle Daten zusammengeführt werden. „Wie verläuft der Vertriebsprozess, wer sind Ihre Käufer:innen, welche Vertriebsphasen gibt es und welche Einstiegs- und Abschlusskriterien gelten für die jeweiligen Phasen?“ fragt Herman. „Diese Informationen sollten unbedingt möglichst umfassend in Salesforce eingegeben werden.“

4. Sales Ops-Expert:innen kommunizieren und minimieren Risiken 

Die Sales Operations-Leitung kann Risiken erkennen, die der Vertriebsleitung entgehen, wenn diese sich ganz auf den Abschluss von Geschäften konzentriert. „Als strategischer Partner der Vertriebsleitung kann Sales Ops nicht nur proaktiv Risiken in der Prognose identifizieren, sondern auch Strategien zur Risikominderung empfehlen und ermitteln, mit welchen Hebeln an Veränderungen gearbeitet werden sollte“, erklärt Jones. 

Während Vertriebsleiter:innen mit dem Erreichen von Verkaufszielen beschäftigt sind, können Sales Ops-Verantwortliche die Daten analysieren und die daraus gewonnenen Erkenntnisse nutzen, um Anreize zu erarbeiten und strategische Vertriebspläne zu erstellen.

Gute Sales Ops-Verantwortliche zeigen ihrem Unternehmen, worauf sein Erfolg beruht, und führen Best Practices aller Teammitglieder zusammen, damit die Ergebnisse vorhersehbarer werden. Mit anderen Worten: Sales Ops macht den Prozess der Skalierung von einer Kunst zu einer Wissenschaft.”

Wenn Ihr Vertriebsteam nicht auf dem richtigen Kurs zum Ziel in sechs Monaten ist, kann Sales Ops proaktiv Alarm schlagen und Lösungen zur Abhilfe vorschlagen. 

„Um herauszufinden, wie sie ihr Umsatzziel am besten erreichen können, brauchen Vertriebsleiter:innen einen Partner“, sagt Jones. „Brauchen Sie doppelt so viele Mitarbeiter:innen, um das Umsatzziel zu erreichen, oder können bestimmte Schulungen, Technologien oder Kommunikationen die vorhanden Mitarbeiter:innen effizienter machen?“

Stellen Sie sich Sales Ops als Gegengewicht der Vertriebsleitung vor. „[Vertriebsleiter:innen] sind instinktive Verkäufer, aber Sales Ops-Leiter:innen können Entscheidungen mit Daten begründen“, ergänzt Herman. „Meine Aufgabe ist es, Überraschungen möglichst zu eliminieren, damit alles nach Plan läuft.“

Kurz gesagt: Sales Ops-Expert:innen ermöglichen es Ihrem Vertriebsteam, sich ganz auf seine Kernkompetenz zu konzentrieren: das Verkaufen. Sie helfen Ihnen, Probleme frühzeitig zu erkennen, und machen das Unternehmen agil. In einem zunehmend unberechenbaren wirtschaftlichen Umfeld stellt ein spezialisiertes Sales Ops-Team sicher, dass Ihre Umsätze vorhersehbar bleiben.

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