IT-Lösung für den öffentlichen Dienst – Effizienzsteigerung durch Digitalisierung

Veraltete IT-Systeme behindern eine moderne und bürgerfreundliche Verwaltung. Während die Erwartungen an eine digitale Effizienz wachsen, fehlt oft die nötige technologische Grundlage. Erfahren Sie hier, wie moderne IT-Infrastrukturen mit Cloud-Lösungen, KI und Automatisierung den öffentlichen Dienst für die Zukunft rüsten können.

Das erwartet Sie in diesem Artikel:

• Die Notwendigkeit der IT-Modernisierung im öffentlichen Dienst
• Herausforderungen veralteter IT-Systeme
• Cloud-Lösungen als Schlüssel zur Modernisierung
• Die Zukunft der IT im öffentlichen Sektor

Die Notwendigkeit der IT-Modernisierung im öffentlichen Dienst

Stellen Sie sich vor, Sie möchten den Status Ihrer Baugenehmigung überprüfen. Anstatt diesen online einsehen zu können, müssen Sie telefonisch bei verschiedenen Abteilungen auf der Behörde nachhaken, da die Systeme nicht miteinander vernetzt sind. Oder stellen Sie sich eines der folgenden Szenarien vor: 

Derartige Szenarien sind im öffentlichen Sektor keine Seltenheit. Veraltete IT-Systeme verhindern eine effiziente Arbeitsweise. Bürger:innen erwarten zunehmend nahtlose und schnelle Lösungen, wie sie sie aus der Privatwirtschaft gewohnt sind. Viele Behörden arbeiten jedoch noch mit jahrzehntealten IT-Infrastrukturen. Diese sind meist nicht nur ineffizient, sondern auch unsicher und schwer skalierbar. Die Modernisierung der IT-Infrastruktur im öffentlichen Sektor ist daher kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit.

Herausforderungen veralteter IT-Systeme

Veraltete IT-Systeme in der öffentlichen Verwaltung stellen große Hindernisse dar und verlangsamen den (kommunalen) Fortschritt. Prozesse beruhen oft auf ineffizienten, nicht vernetzten Systemen und erfordern eine manuelle Bearbeitung. Das verlängert die Wartezeiten und erhöht den Verwaltungsaufwand. 

Hinzu kommt die wachsende Bedrohung durch Cyber-Angriffe, da alte Systeme oft nicht mehr den aktuellen Sicherheitsstandards entsprechen. Zudem belasten die hohen Kosten für Wartung und Betrieb veralteter Infrastrukturen die öffentlichen Haushalte unnötig. Diese Systeme sind oft nicht skalierbar – das bedeutet, sie können den Anforderungen einer wachsenden Bevölkerung und zunehmend digitaler Verwaltungsaufgaben nicht gerecht werden. Die mangelnde Integration der verschiedenen Systeme erschwert den Datenaustausch zwischen den Institutionen und führt zu Doppelerfassungen und Fehlern. Ohne eine Modernisierung dieser IT-Strukturen bleibt der öffentliche Dienst ineffizient und die Zufriedenheit der Bürger:innen leidet.

Cloud-Lösungen als Schlüssel zur Modernisierung

Die IT-Modernisierung von Behörden ist mehr als nur eine neue Technologie oder die Integration von Altsystemen. Sie erfordert eine komplette Neugestaltung der Geschäftsprozesse und in den meisten Fällen auch ein kulturelles Umdenken. Die Verlagerung von Systemen in die Cloud löst viele der wichtigsten Herausforderungen der Verwaltung:

• Besseres Datenmanagement: In den Behörden von heute fallen mehr Daten an als je zuvor. Cloudbasierte Systeme zentralisieren Daten, wodurch Mitarbeitende und Bürger:innen jederzeit und überall auf die benötigten Informationen zugreifen können. Diese zentrale Datenspeicherung schafft die Grundlage für Innovationen in den Bereichen Künstliche Intelligenz (KI), Automatisierung und Datenanalysen. Mit diesen können Behörden fundiertere Entscheidungen treffen und Prozesse effizienter gestalten.
• Erhöhte Sicherheit: Gute Datenlösungen können einen großen Beitrag zur Verbesserung der Sicherheit leisten. Sie können Daten vor Verlust schützen und bei Bedarf eine Datenwiederherstellung ermöglichen.
• Flexibilität und Skalierbarkeit: Während veraltete Systeme oft schwerfällig und teuer zu aktualisieren sind, bieten cloudbasierte Technologien die Möglichkeit, Ressourcen dynamisch anzupassen. Dies ist besonders nützlich in Zeiten hoher Nachfrage nach bestimmten Diensten, z. B. bei der Registrierung für Sozialprogramme oder in Krisenzeiten. Cloud-Systeme ermöglichen es, kurzfristig zusätzliche Kapazitäten zu nutzen und bei Bedarf wieder zurückzufahren. So bleiben Behörden flexibel und kosteneffizient.
• Kosteneffizienz: Da keine großen Investitionen in teure Hardware oder Infrastruktur notwendig sind, können Behörden ihre IT-Ausgaben besser planen und kontrollieren. Die flexible Nutzung von Cloud-Diensten nach Bedarf senkt nicht nur die laufenden Betriebskosten, sondern erleichtert auch die langfristige Budgetplanung.
• Verbesserung der Bürgererfahrung: Mit modernen Self-Service-Portalen und digitale Dienstleistungen können Bürger:innen ihre Anfragen eigenständig und ohne Wartezeiten abwickeln. Dies verbessert nicht nur die Effizienz, sondern erhöht auch die Zufriedenheit der Bürger:innen, da sie schneller und einfacher mit ihrer Verwaltung interagieren können – und im Endergebnis (hoffentlich) schneller Ergebnisse sehen/haben.

Laut dem MuleSoft Connectivity Benchmark Report nutzen Organisationen im öffentlichen Sektor im Durchschnitt mehr als 970 verschiedene Anwendungen, um ihre Arbeit zu unterstützen. Jedoch sind nur 29 % dieser Anwendungen in cloudbasierte IT-Lösungen integriert. Dies führt zu erheblichen Herausforderungen bei der Systemintegration. 

Effizienzsteigerung durch KI und Automatisierung

KI ist bekannt für ihr großes Potenzial, Produktivität und Leistung zu steigern. Veraltete IT-Architektur und schlechte Datenqualität behindern jedoch die Nutzung von Daten für KI-Anwendungsfälle. Wenn Sie die Daten und Systeme Ihrer Behörde bereinigen und organisieren, steigern Sie die betriebliche Effizienz und erhöhen die Produktivität Ihrer Mitarbeitenden. KI-Funktionen werden dann auf diese automatisierten Prozesse aufgesetzt, um eine breite Palette von Anforderungen zu erfüllen. Sie steigern die Produktivität, indem sie automatisch personalisierte E-Mails generieren, Schritt-für-Schritt-Anleitungen zusammenstellen und Fälle, Meetings und Anrufe zusammenfassen. Die Mitarbeitenden erhalten auf diese Weise auch Handlungsempfehlungen für komplexe Fälle.KI kann auch bei der Automatisierung komplexer Prozesse helfen. Wenn beispielsweise jemand ein Unternehmen gründen möchte, kann KI dabei helfen, die erforderlichen Informationen, Prozesse und Unterlagen zusammenzustellen. Oder wenn jemand herausfinden will, ob er Anspruch auf staatliche Unterstützung hat oder nicht, kann KI Informationen sammeln und bündeln, sie durch alle rechtlichen Anforderungen laufen lassen und in Sekundenschnelle eine „Ja“- oder „Nein“-Antwort geben. Sie kann auch erklären, warum eine bestimmte Entscheidung getroffen wurde. Eine Win-Win-Situation: Bürger:innen erhalten schnell eine zuverlässige Antwort, während Mitarbeitende im öffentlichen Dienst entlastet werden.

Verbesserung der Cybersicherheit

Da die Verbreitung von Daten und unsere Abhängigkeit von digitalen Systemen weiter zunimmt, ist die Notwendigkeit einer robusten Cybersecurity für Behörden wichtiger denn je. Regierungsbehörden haben Zugang zu einigen unserer sensibelsten persönlichen und finanziellen Daten. Daher ist ihre Fähigkeit und Pflicht, diese Daten zu schützen, von entscheidender Bedeutung für unser Wohlergehen, unsere Sicherheit und unser Vertrauen in staatliche Einrichtungen. Die heutigen Systeme werden oft nicht ausreichend aktualisiert oder nicht regelmäßig überwacht. Mangels Updates sind sie anfällig für Sicherheitslücken.

Im Gegensatz dazu werden cloudbasierte Systeme konsequent überwacht, aktualisiert und gepatcht. Dadurch wird die Sicherheit erheblich verbessert und die Bürger:innen können sich darauf verlassen, dass ihre Informationen geschützt sind. Cloud-Lösungen für Behörden bieten die nötige Flexibilität, um Aktualisierungen einfacher und schneller zu implementieren und diese Änderungen in allen Programmen zu berücksichtigen.

Nahtloser Datenaustausch und Zusammenarbeit

Eine einheitliche Ansicht der Daten trägt wesentlich zur Verbesserung des Fallmanagementprozesses bei. Ohne sie können Informationen verloren gehen (und tun es auch). Angenommen, Antragsteller Peter Müller stellt einen Antrag auf Förderung eines Bildungsprojekts und muss regelmäßig Unterlagen einreichen, um den Status seines Antrags zu aktualisieren. In einem veralteten System ist dieser Prozess oft von manuellen Eingriffen abhängig. Der/die zuständige Sachbearbeiter:in muss sicherstellen, dass die richtige Adresse hinterlegt ist und die Dokumente per Post an Herrn Müller geschickt werden. Es gibt keine automatische Benachrichtigung, wenn Dokumente fehlen oder nicht rechtzeitig zurückgeschickt werden.

Sollte ein Dokument nicht ankommen oder verloren gehen, gibt es kein System, das eine Erinnerung an Herrn Müller sendet. Erst wenn die Förderung ausbleibt oder Herr Müller nachfragt, wird der Fehler entdeckt. Dies führt nicht nur zu Verzögerungen, sondern auch zu Frustration bei allen Beteiligten. Ein modernes, cloudbasiertes Fördermittelmanagementsystem könnte dieses Problem lösen, indem es eine einheitliche digitale Sicht auf die Antragsdaten bietet, automatische Erinnerungen versendet und den Status jederzeit online abrufbar macht.

Moderne IT-Lösungen für Behörden lösen diese Probleme. Cloudbasierte Systeme können Daten zusammenführen und so sicherstellen, dass alle Informationen auffindbar sind. Und da die Systeme miteinander verbunden sind, werden alle Aktualisierungen automatisch in allen Systemen berücksichtigt. Das verringert das Risiko, dass falsche Informationen in einer Akte verbleiben. Zusammen können diese Funktionen dazu beitragen, Arbeitsabläufe zu rationalisieren und die Genauigkeit zu gewährleisten. 

Die Zukunft der IT im öffentlichen Sektor

Behörden und andere Einrichtungen des öffentlichen Dienstes stehen vor immer größeren Herausforderungen. Obwohl ihre Aufgaben für das Leben der Menschen so wichtig sind, hinken sie oft hinterher, wenn es um Innovation und Modernisierung geht. 

Der Übergang zu modernen, reaktionsschnellen IT-Lösungen ermöglicht es Behörden, flexibel auf Herausforderungen zu reagieren und letztlich eine Verwaltung aufzubauen, die funktional, innovativ, sicher und auf die Bedürfnisse der Bürger:innen ausgerichtet ist. Durch den Einsatz von Technologien wie Cloud-Lösungen und die Digitalisierung der Zusammenarbeit können Behörden ihre Prozesse neu gestalten und sowohl effizienter als auch bürgerfreundlicher arbeiten.