{"id":101,"date":"2016-06-10T18:33:00","date_gmt":"2023-06-06T18:33:13","guid":{"rendered":"https:\/\/www.salesforce.com\/?p=101"},"modified":"2023-07-10T14:23:52","modified_gmt":"2023-07-10T14:23:52","slug":"projektmanagement-tipps","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.salesforce.com\/de\/blog\/projektmanagement-tipps\/","title":{"rendered":"Mit diesen Tipps optimieren Sie Ihr Projektmanagement"},"content":{"rendered":"\n<p>In welchen Unternehmen sie sich auch umsehen: Marketing-Mitarbeiter stehen oft geh\u00f6rig unter Druck. Die Kunden wollen kompetent beraten werden und schnelle L\u00f6sungen sowie individuelle Services erhalten, die genau auf sie zugeschnitten sind. So hat jedes Unternehmen mit knappen Deadlines zu k\u00e4mpfen und mit Produktzyklen, die immer schneller neue Produkte auf den Markt bringen.<\/p>\n\n\n\n<p>Vor allem in technisch-orientierten Unternehmen besteht der Alltag \u00fcberwiegend aus Projekten und dem damit verbundenen Projektmanagement. Und Projekte gibt es in allen Abteilungen reichlich \u2013 egal ob es sich um kaufm\u00e4nnische, organisatorische, technische oder informationstechnische Projekte handelt.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-projektmanagement-ist-wichtiger-als-je-zuvor\">Projektmanagement ist wichtiger als je zuvor<\/h2>\n\n\n\n<p>In den vergangenen Jahrzehnten haben etliche Unternehmen aus den unterschiedlichsten Branchen ein professionelles Projektmanagement eingef\u00fchrt. Es wurden Tools und Software-L\u00f6sungen f\u00fcr effizientes Projektmanagement entwickelt, Mitarbeiter darin geschult und Normen und Regeln aufgesetzt. Die Zeiten haben sich ge\u00e4ndert: Der Verlauf von Prozessen hat sich beschleunigt und das Projektmanagement und seine L\u00f6sungen werden dieser Entwicklung nicht gerecht.<\/p>\n\n\n\n<p>Das Projektmanagement ist die wichtigste Arbeits- und Organisationsform zur systematischen Bew\u00e4ltigung komplexer und neuartiger Aufgabenstellungen. Projekte mutieren zu immer komplexeren Aufgaben, an denen meist ganze Teams unterschiedlicher Disziplinen arbeiten. Nicht selten kommt es dabei vor, dass auch externe Unternehmen oder einzelne Dienstleister hinzugezogen werden, um das Projekt erfolgreich zu Ende zu f\u00fchren. Das Projektmanagement sollte daher Projekte zeitgenau, in der versprochenen hohen Qualit\u00e4t und im Rahmen des vordefinierten Budgets umsetzen. Ob diese Vorgaben eingehalten werden k\u00f6nnen, entscheidet nicht zuletzt die Professionalit\u00e4t des Projektmanagements. Um diesem Anspruch zu gen\u00fcgen, werden immer leistungsf\u00e4higere digitale L\u00f6sungen f\u00fcr erfolgreiches Projektmanagement entwickelt.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-projektziele-festlegen-und-kommunizieren\">Projektziele festlegen und kommunizieren<\/h2>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-group is-layout-constrained wp-block-group-is-layout-constrained\">\n<p>Eine Zieldefinition vorab ist unerl\u00e4sslich \u2013 nur so stellen sich Erfolge in Projekten ein. Ehe Sie also Ressourcen planen, ist die Zieldefinition ausschlaggebend f\u00fcr den weiteren Projektverlauf. Unterscheiden Sie in Ihrem Projekt jeweils drei voneinander abh\u00e4ngige Teilziele:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><b>Zeitziele<\/b>: Legen Sie fest, wann Ihr Projekt starten und wann es enden soll. Beachten Sie, dass diese Timeline Teilprojekte und Arbeitspakete beeinflusst.<\/li>\n\n\n\n<li><b>Kostenziele<\/b>: Fixieren Sie das Budget. Damit sind nicht nur die Qualifikationen und Kapazit\u00e4ten Ihrer Mitarbeiter gemeint, sondern auch zus\u00e4tzliche externe Ressourcen.<\/li>\n\n\n\n<li><b>Qualit\u00e4tsziele<\/b>: Definieren Sie die Qualit\u00e4t Ihrer Arbeitsergebnisse. Gibt es bestimmte Vorgaben, die Sie erreichen m\u00fcssen?<\/li>\n<\/ul>\n<\/div>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-group is-layout-constrained wp-block-group-is-layout-constrained\">\n<p>Bevor Sie die Zieldefinition abschlie\u00dfen, \u00fcberpr\u00fcfen Sie sie hinsichtlich f\u00fcnf <a href=\"https:\/\/de.wikipedia.org\/wiki\/SMART_(Projektmanagement)\" target=\"_blank\" adhocenable=\"false\" rel=\"noopener\">&#8222;SMART&#8220;-Kriterien<\/a>:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><b>S<\/b>: Spezifizieren Sie das Ziel eindeutig.<\/li>\n\n\n\n<li><b>M<\/b>: Planen Sie Ziele so, dass sie messbar sind.<\/li>\n\n\n\n<li><b>A<\/b>: Initiieren Sie Ziele so, dass sie attraktiv auf das Projektteam wirken.<\/li>\n\n\n\n<li><b>R<\/b>: Ziele m\u00fcssen realistisch und umsetzbar sein.<\/li>\n\n\n\n<li><b>T<\/b>: Terminieren Sie Ziele, setzen Sie eine zeitliche Grenze.<\/li>\n<\/ul>\n<\/div>\n\n\n\n<h3 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-planen-sie-ihre-ressourcen-sinnvoll\">Planen Sie Ihre Ressourcen sinnvoll<\/h3>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-group is-layout-constrained wp-block-group-is-layout-constrained\">\n<p>Ehe Sie Ressourcen festlegen und planen, unterteilen Sie sie anhand verschiedener Kriterien.<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Personalressourcen: Planen Sie Personal ein, erfassen Sie ihre Verf\u00fcgbarkeit zusammen mit ihren Personalkosten. Urlaubs-, Krankheits- und sonstige Fehlzeiten sollten unbedingt einkalkuliert werden. Ziehen Sie Stunden- und Tagess\u00e4tze heran und kalkulieren Sie so pr\u00e4zise wie m\u00f6glich.<\/li>\n\n\n\n<li>Sachressourcen: Dazu z\u00e4hlen unter anderem Software-Lizenzen, die Anmietung von Besprechungsr\u00e4umen oder externe Dienstleister. Kl\u00e4ren Sie vorab, welcher Mitarbeiter mit der Anschaffung von Sachressourcen beauftragt wird und ber\u00fccksichtigen ihn bei der Planung der Personalressourcen.<\/li>\n\n\n\n<li>Investitionen: Wenn Sie f\u00fcr ein bestimmtes Projekt spezielle Hardware ben\u00f6tigen, sollte diese Investition zum Projektbudget gegengerechnet werden. Stellen Sie sich auch stets die Frage, ob eine Investition nur f\u00fcr ein Projekt oder zum l\u00e4ngerfristigen Nutzen get\u00e4tigt wird.<\/li>\n<\/ul>\n<\/div>\n\n\n\n<p>F\u00fcr die Planung von Ressourcen sollte unbedingt die Projektleitung zust\u00e4ndig sein. Delegieren Sie diese Aufgaben nicht, sondern besorgen Sie sich alle notwendigen Informationen von Ihren Team-Mitgliedern.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-erstellen-sie-statusreports\">Erstellen Sie Statusreports<\/h2>\n\n\n\n<p>Berichte \u00fcber den Projektverlauf richten sich in erster Linie an Kunden oder Vorgesetzte, um sie je nach Wunsch kurz oder umfassend zu informieren. Beide sch\u00e4tzen einfach aufbereitete, aber dennoch detailreiche Informationen.<\/p>\n\n\n\n<p>Neben dem Namen und dem Verantwortlichen des Projekts sollten in einem Statusreport die bisherigen Kosten, die investierte Zeit und die Abschlussquote angegeben werden. Fassen Sie den Ist-Stand in Visualisierungen zusammen. Nennen Sie Risiken und aktuelle Probleme. Geben Sie zum Schluss einen realistischen Ausblick auf die weiteren, bevorstehenden Ma\u00dfnahmen.<\/p>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-group is-layout-constrained wp-block-group-is-layout-constrained\">\n<p>Die Frage nach der H\u00e4ufigkeit von Statusreports l\u00e4sst sich nicht eindeutig beantworten. Testen Sie einfach aus, in welcher Frequenz es f\u00fcr Sie und Ihre Projektarbeit am sinnvollsten ist. Dabei k\u00f6nnen folgende Informationen helfen:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Je mehr Reports erstellt werden, desto weniger sorgf\u00e4ltig sind die enthaltenen Informationen aufbereitet.<\/li>\n\n\n\n<li>Die Anfertigung von Statusreports ben\u00f6tigt wiederum wertvolle Projektarbeitszeit.<\/li>\n<\/ul>\n<\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-mit-der-kanban-methode-zu-mehr-effizienz-und-transparenz\">Mit der Kanban-Methode zu mehr Effizienz und Transparenz<\/h2>\n\n\n\n<p>Mit der sogenannten <a href=\"https:\/\/kanbanize.com\/de\/kanban-ressourcen\/kanban-erste-schritte\/was-ist-kanban\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Kanban-Methode<\/a> k\u00f6nnen Sie agil und flexibel im Projektmanagement auf St\u00f6rungen reagieren. Bei diesem Verfahren r\u00fcckt das Team in den Mittelpunkt: Es organisiert Projekte selbst, verteilt Arbeitsauftr\u00e4ge je nach Pr\u00e4ferenzen und kann pro Mitarbeiter einzelne Aufgaben limitieren. So k\u00f6nnen sich Mitarbeiter auf Ihre St\u00e4rken konzentrieren. Der Vorteil: Einzelne Prozesse im Projekt werden transparenter, die Mitarbeiter arbeiten selbstbestimmt und somit effektiver.<\/p>\n\n\n\n<p>Durch dieses Verfahren sorgt das Team untereinander f\u00fcr eine optimale Verteilung der Projektaufgaben. Anhand von Visualisierungen erkennen alle Team-Mitglieder in einer morgendlichen Runde (Standup), welche Teilaufgaben mehr Zeit als urspr\u00fcnglich geplant beanspruchen. Ebenso k\u00f6nnen unvorhergesehene Verz\u00f6gerungen dargestellt werden. Ein weiterer Vorteil der Kanban-Methode ist, dass sich auch neue Mitarbeiter schnell zurechtfinden. Eine R\u00fccksprache mit einem Teamleiter entf\u00e4llt. Seine Aufgabe ist lediglich die Einhaltung der Priorit\u00e4ten.<\/p>\n\n\n\n<p>F\u00fcr Kunden hat dieses Vorgehen nat\u00fcrlich auch Vorteile: Projekte laufen effizienter und transparenter ab, als mit einem \u00fcblichen Projektmanagement.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-tipps-fur-das-eigene-projektmanagement\">Tipps f\u00fcr das eigene Projektmanagement<\/h2>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-group is-layout-constrained wp-block-group-is-layout-constrained\">\n<p>\u00c4hnlich wie im &#8222;Real Life&#8220; ist Projektmanagement im Agenturalltag eine erlernbare F\u00e4higkeit. Wie in Ihrer Freizeit sollten Sie auch Ihren Berufsalltag mit den Grundz\u00fcgen des Projektmanagements versehen, in dem Sie Aufgaben priorisieren. Nach dem <a href=\"https:\/\/de.wikipedia.org\/wiki\/Eisenhower-Prinzip\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">Eisenhower-Prinzip<\/a> sortieren Sie alle Aufgaben danach, ob sie &#8230;<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>&#8230; sofort zu erledigen sind.<\/li>\n\n\n\n<li>&#8230; wichtig sind, aber in die Wiedervorlage k\u00f6nnen.<\/li>\n\n\n\n<li>&#8230; an kompetente Mitarbeiter \u00fcbergeben werden k\u00f6nnen.<\/li>\n\n\n\n<li>&#8230; zu vernachl\u00e4ssigen sind.<\/li>\n<\/ul>\n<\/div>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-group is-layout-constrained wp-block-group-is-layout-constrained\">\n<p>F\u00fcr Ihre t\u00e4gliche Routine sollten Sie folgende Dinge beachten bzw. einrichten:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Sortieren Sie Ihr E-Mail-Postfach und legen Sie Ordner nach bestimmten Kategorien an (z.B. Kunden, Newsletter, Partner, Intern, Nachfassen).<\/li>\n\n\n\n<li>Definieren Sie feste Zeiten f\u00fcr die Pr\u00fcfung Ihrer E-Mails. Denn auch Ablenkung durch neu eingetroffene E-Mails frisst Zeit.<\/li>\n\n\n\n<li>Sammeln Sie Ihre Gedanken und Ideen mit einem f\u00fcr Sie passenden Tool.<\/li>\n\n\n\n<li>Legen Sie nach dem oben beschriebenen Eisenhower-Prinzip Kurznotizen f\u00fcr alle bevorstehenden Aufgaben an \u2013 je nach Priorit\u00e4t.<\/li>\n<\/ul>\n<\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-praktische-tipps-fur-ihre-tagliche-projektarbeit\">Praktische Tipps f\u00fcr Ihre t\u00e4gliche Projektarbeit<\/h2>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-group is-layout-constrained wp-block-group-is-layout-constrained\">\n<p>Folgende Arbeitsschritte sollten Sie kontinuierlich umsetzen:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li>Planen Sie Ihre kommende Arbeitswoche am Freitag. So k\u00f6nnen auch m\u00f6gliche zeitliche Puffer im Vorfeld rechtzeitig einkalkuliert werden.<\/li>\n\n\n\n<li>Bitten Sie regelm\u00e4\u00dfig um das Feedback von Vorgesetzten oder Kunden. Wenn Sie nach dem Pareto Prinzip 20% Ihres Aufwands in ein Projekt stecken, haben Sie bereits 80% des Ergebnisses fertiggestellt. Fr\u00fchzeitiges Feedback vermeidet so Missverst\u00e4ndnisse im weiteren Projektablauf.<\/li>\n\n\n\n<li>Auch klassische Post-its haben neben allen digitalen L\u00f6sungen Ihre Daseinsberechtigung.<\/li>\n\n\n\n<li>Sorgen Sie f\u00fcr einen Mix zwischen stressigen und entspannten Aufgaben. So vermeiden Sie frustrierende Phasen und das Aufschieben ungeliebter Aufgaben.<\/li>\n\n\n\n<li>Seien Sie realistisch und melden Sie sofort, wenn die eigentlich angedachte Zeit zur Bew\u00e4ltigung einer Aufgabe nicht ausreicht. Rechtzeitiges Informieren sorgt f\u00fcr ein gutes Team-Klima.<\/li>\n\n\n\n<li>Vermeiden Sie &#8222;Aufschieberitis&#8220;, denn es sorgt bei Ihnen f\u00fcr ein schlechtes Gef\u00fchl und eine schlechte Stimmung im Team.<\/li>\n<\/ul>\n<\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-tipps-fur-das-projektmanagement-in-online-marketing-agenturen\">Tipps f\u00fcr das Projektmanagement in Online-Marketing-Agenturen<\/h2>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-group is-layout-constrained wp-block-group-is-layout-constrained\">\n<p>Agenturen haben andere Schwerpunkte und Anspr\u00fcche an das Projektmanagement als andere Unternehmen. Beachten Sie bei der Auswahl einer Projektmanagement-L\u00f6sung folgende Punkte:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><b>Skalierbarkeit<\/b>: Wollen Sie wachsen, sollte das verwendete Tool skalierbar sein.<\/li>\n\n\n\n<li><b>Usability<\/b>: Managen Ihre Mitarbeiter Projekte selbst und verfolgen Sie den zeitlichen Arbeitsaufwand, sollte Ihr Tool leicht konfigurierbar sein.<\/li>\n\n\n\n<li><b>Flexibilit\u00e4t<\/b>: Eventuell ist es von Vorteil, dass Ihr PM-Tool mit anderen IT-L\u00f6sungen (<a adhocenable=\"false\" href=\"https:\/\/www.salesforce.com\/de\/learning-centre\/crm\/what-is-crm\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">CRM<\/a> o.\u00e4.) kompatibel ist.<\/li>\n\n\n\n<li><b>Anpassungsf\u00e4higkeit<\/b>: Einige L\u00f6sungen erm\u00f6glichen es, dass Sie mit Kunden auf einer Plattform zusammenarbeiten k\u00f6nnen.<\/li>\n\n\n\n<li><b>Schwerpunkt<\/b>: Mittlerweile k\u00f6nnen PM-Tools die ausgefuchsten Features umsetzen &#8211; aber ben\u00f6tigen Sie wirklich alle?<\/li>\n\n\n\n<li><b>Kundenfreundlichkeit<\/b>: Greifen Kunden auf Ihre PM-L\u00f6sung zu, sollten Sie fragen, ob sie sich damit zurechtfinden.<\/li>\n\n\n\n<li><b>E-Mail-Integration<\/b>: Diese Option kann die interne Abstimmung verbessern.<\/li>\n\n\n\n<li><b>App<\/b>: Auch diese Option kann Sie dabei unterst\u00fctzten, dass Projekte reibungsloser ablaufen.<\/li>\n\n\n\n<li><b>Service<\/b>: Ein schneller Kunden-Service kann Sie aus vielen brenzligen Situationen befreien.<\/li>\n\n\n\n<li><b>Ziele<\/b>: Definieren Sie konkrete Zwecke, die Sie mit einem PM-Tool verfolgen.<\/li>\n<\/ul>\n<\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-uberblick-uber-projektmanagement-tools\">\u00dcberblick \u00fcber Projektmanagement-Tools<\/h2>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\">\n<li><a href=\"https:\/\/basecamp.com\/\" target=\"_blank\" adhocenable=\"false\" rel=\"noopener\">Basecamp<\/a>: Ein Tool, das Sie auch mobil benutzen k\u00f6nnen. Es ist geeignet f\u00fcr Agenturen, die ein leicht bedienbares Tool favorisieren, das auch die Kommunikation durch Chat-Funktionen zwischen den Nutzern vereinfacht.<\/li>\n\n\n\n<li><a href=\"http:\/\/www.workamajig.com\/\" target=\"_blank\" adhocenable=\"false\" rel=\"noopener\">Workamajig<\/a>: Dieses Tool vereint Rechnungswesen, Kunden-Management, Web-Analyse, Kreation und Medien der einzelnen Abteilung von Agenturen zusammen in einer Software-Umgebung.<\/li>\n\n\n\n<li><a adhocenable=\"false\" href=\"http:\/\/www.functionpoint.com\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">FunctionPoint<\/a>: In diesem Tool mit der Oberfl\u00e4che eines \u201eCockpits\u201c werden einzelne Werkzeuge f\u00fcr alle Abteilungen dargestellt, einschlie\u00dflich Buchhaltung, Kundendienst, Web-Traffic und Kreation.<\/li>\n\n\n\n<li><a adhocenable=\"false\" href=\"http:\/\/trello.com\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Trello<\/a>: Besonders die aufger\u00e4umte Oberfl\u00e4che und sehr verst\u00e4ndliche Nutzerf\u00fchrung erleichtert das Management von Projekten in kleineren Agentur-Teams. Auf dem \u201eBoard\u201c k\u00f6nnen Sie Projekte in Karten und Listen ablegen, die Sie Kategorien zuordnen.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\" id=\"h-fazit\">Fazit<\/h2>\n\n\n\n<p>Die Zeit, als langatmige E-Mail-Schleifen versuchten, Projekte zu koordinieren und Projekte zu steuern ist vorbei. Da die Komplexit\u00e4t von Projekten unaufh\u00f6rlich steigt, sind Projektmanagement-L\u00f6sungen nicht nur ressourcen-, sondern auch nervenschonend. Egal f\u00fcr welches System oder welche Tool-Kombination Sie sich entscheiden: Geben Sie sich und Ihren Kollegen die n\u00f6tige Zeit, Workflows aufeinander abzustimmen und das Verfahren zu standardisieren.<\/p>\n\n\n\n<p> <span id=\"authorRoot\" path=\"\/content\/blogs\/de\/de\/authors\/\"><\/span><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Projektmanagement-L\u00f6sungen helfen Ihnen, Projekte zeitgenau, in der versprochenen hohen Qualit\u00e4t und im Rahmen des vordefinierten Budgets umzusetzen. 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