Von Verwaltung bis B\u00fcrgerkommunikation \u2013 (fast) alle Aufgaben des \u00f6ffentlichen Dienstes lassen sich auch digital erledigen. Voraussetzung: Gut vernetzte Beh\u00f6rden, die keine Angst vor Ver\u00e4nderungen haben. Wir sagen Ihnen, welche Vorteile die Digitalisierung des \u00f6ffentlichen Dienstes bietet, welche Schritte bisher unternommen wurden und wo Herausforderungen liegen. Mit unseren strategischen Ans\u00e4tzen und Beispielen f\u00fcr hilfreiche Tools k\u00f6nnen Sie analoge Verwaltungsabl\u00e4ufe zu den Akten legen.<\/p>\n\n\n\n
Das erwartet Sie in diesem Artikel: <\/strong><\/p>\n\n\n\n Verwaltungsabl\u00e4ufe effizienter, transparenter und b\u00fcrgerfreundlicher gestalten<\/strong> \u2013 das ist der Anspruch einer digitalisierten Beh\u00f6rde. Erreicht werden soll es durch den Einsatz von digitalen Technologien und Prozessen. Dies umfasst <\/p>\n\n\n\n Die Vorteile sprechen f\u00fcr sich: Ziel von digitalisierten Beh\u00f6rden ist es, den Zugang zu staatlichen Dienstleistungen zu verbessern, Kosten zu senken und die Kommunikation zu vereinfachen.<\/strong> Kurzum: Eine moderne und zukunftssichere Verwaltung zu schaffen. Besonders in Anbetracht der aktuellen Situation des \u00f6ffentlichen Dienstes mit vielen St\u00e4dte und Gemeinden am Belastungslimit ist die Digitalisierung von Beh\u00f6rden aus mehreren Gr\u00fcnden wichtig:<\/p>\n\n\n\n Auch, wenn es nicht immer so scheint \u2013 der \u00f6ffentliche Dienst in Deutschland n\u00e4hert sich der Digitalisierung an, wenn auch sehr gem\u00e4chlich. Wir geben Ihnen einen \u00dcberblick \u00fcber die wichtigsten gesetzlichen \u00c4nderungen und Projekte der letzten Jahre.<\/p>\n\n\n\n Von OZG bis IT-Sicherheitsgesetz, die folgenden Gesetze bilden den Rahmen f\u00fcr die Digitalisierungsbestrebungen von Beh\u00f6rden: <\/p>\n\n\n\n 2024 hat die Bundesregierung ein Paket zur digitalen Verwaltung in Deutschland beschlossen, das umfassende Ma\u00dfnahmen zur Modernisierung und Digitalisierung der Verwaltungsdienste<\/strong> beinhaltet. Gr\u00f6\u00dfter Punkt ist das Onlinezugangs\u00e4nderungsgesetz <\/strong>mit Fokus auf den folgenden Projekten:<\/p>\n\n\n\n 2019 wurde die BundID<\/a> als zentrales digitales B\u00fcrgerkonto eingef\u00fchrt, das es B\u00fcrger:innen erm\u00f6glicht, sich digital zu identifizieren und Verwaltungsleistungen online zu beantragen<\/strong>. Dazu geh\u00f6rt auch ein digitales Postfach f\u00fcr die Kommunikation mit Beh\u00f6rden. 2024 wurde beschlossen BundID in DeutschlandID <\/strong>umzubenennen.<\/p>\n\n\n\n Hier sind einige wichtige Punkte zur DeutschlandID:<\/p>\n\n\n\n Faxt Du noch oder kommunizierst Du schon digital? In vielen Beh\u00f6rden schlagen Papier, Fax und Vor-Ort-Termin weiterhin jede Art der Digitalisierung. Das liegt an verschiedenen Herausforderungen.<\/p>\n\n\n\n Der Schutz personenbezogener Daten und die Sicherstellung der IT-Sicherheit sind zentrale Herausforderungen bei der Digitalisierung. Beh\u00f6rden m\u00fcssen hohe Standards einhalten, um Datenlecks und Cyberangriffe zu verhindern<\/strong>. Dies erfordert erhebliche technische und organisatorische Datenschutz-Ma\u00dfnahmen.<\/p>\n\n\n\n Die Vielzahl an verschiedenen IT-Systemen und Softwarel\u00f6sungen innerhalb der Verwaltung<\/strong> erschwert die Integration und Interoperabilit\u00e4t. Es ist notwendig, standardisierte Schnittstellen und Datenformate zu entwickeln, um einen reibungslosen Datenaustausch zwischen den Systemen zu erm\u00f6glichen\u200b.<\/p>\n\n\n\n Der kulturelle und organisatorische Wandel in Beh\u00f6rden kann auf Widerst\u00e4nde sto\u00dfen. Mitarbeiter:innen m\u00fcssen geschult und auf die neuen digitalen Prozesse vorbereitet werden, was Zeit und Ressourcen erfordert. Der Widerstand gegen Ver\u00e4nderungen und die Angst vor Arbeitsplatzverlust<\/strong> k\u00f6nnen die Umsetzung verlangsamen\u200b.<\/p>\n\n\n\n Die Digitalisierung erfordert erhebliche Investitionen in Technologie, Infrastruktur und Schulungen<\/strong>. Die Finanzierung dieser Ma\u00dfnahmen stellt eine gro\u00dfe Herausforderung dar, insbesondere f\u00fcr kleinere Kommunen und Beh\u00f6rden mit begrenztem Budget\u200b\u200b.<\/p>\n\n\n\n Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die Anpassung bestehender Gesetze an die digitale Realit\u00e4t<\/strong> sind komplex und zeitaufwendig. Es m\u00fcssen neue rechtliche Rahmenbedingungen<\/strong> geschaffen werden, um digitale Prozesse rechtssicher zu gestalten\u200b.<\/p>\n\n\n\n Die digitale Infrastruktur muss fl\u00e4chendeckend ausgebaut werden, um eine reibungslose und schnelle digitale Kommunikation zu erm\u00f6glichen. Dies umfasst den Ausbau von Breitbandnetzen<\/strong> und die Bereitstellung moderner IT-Ausstattung in den Beh\u00f6rden<\/strong>\u200b.<\/p>\n\n\n\n Die digitalen Dienstleistungen m\u00fcssen benutzerfreundlich gestaltet werden, um eine hohe Akzeptanz bei den B\u00fcrger:innen zu erreichen. Komplexe und schwer verst\u00e4ndliche Systeme<\/strong> k\u00f6nnen dazu f\u00fchren, dass B\u00fcrger:innen weiterhin die traditionellen analogen Wege bevorzugen\u200b.<\/p>\n\n\n\n Von misstrauischen Beant:innen bis zu fehlender IT-Infrastruktur \u2013 viele der digitalen Herausforderungen k\u00f6nnen mit der richtigen Strategie, sorgf\u00e4ltiger Planung und passenden Ressourcen gemeistert werden. Wir stellen Ihnen einige der wichtigsten strategischen Ans\u00e4tze vor.<\/p>\n\n\n\n Eine umfassende Digitalisierungsstrategie, die klare Ziele und Priorit\u00e4ten setzt, ist entscheidend f\u00fcr die Umsetzung von Ma\u00dfnahmen. Diese Strategie sollte folgende Elemente enthalten:<\/p>\n\n\n\n Die Schaffung standardisierter IT-Systeme und Schnittstellen bildet die Grundlage f\u00fcr einen reibungslosen Datenaustausch zwischen verschiedenen Beh\u00f6rden und Ebenen der Verwaltung:<\/p>\n\n\n\n Ein leistungsf\u00e4higes Breitbandnetz und moderne IT-Infrastruktur sind Grundvoraussetzungen f\u00fcr die Digitalisierung:<\/p>\n\n\n\n Digitale Verwaltungsdienste sollten benutzerfreundlich und leicht zug\u00e4nglich sein:<\/p>\n\n\n\n Die Digitalisierung erfordert neue Kompetenzen und F\u00e4higkeiten:<\/p>\n\n\n\n Datensicherheit und Datenschutz sind zentrale Aspekte der digitalen Verwaltung:<\/p>\n\n\n\n Digitale Identit\u00e4ten erleichtern den Zugang zu Online-Diensten:<\/p>\n\n\n\n Innovative Ans\u00e4tze und Pilotprojekte helfen, neue Technologien und Prozesse zu testen:<\/p>\n\n\n\n Innovation Labs:<\/strong> Einrichtung von Laboren und Innovationszentren, in denen neue Ideen und L\u00f6sungen entwickelt und getestet werden k\u00f6nnen\u200b.<\/p>\n\n\n\n Bei der Digitalisierung von Beh\u00f6rden kommen verschiedene Tools und Technologien zum Einsatz, die unterschiedliche Aspekte der digitalen Transformation unterst\u00fctzen<\/strong>. Hier sind einige der wichtigsten Tools:<\/p>\n\n\n\n Diese Tools und Technologien helfen dabei, die Effizienz und Benutzerfreundlichkeit der \u00f6ffentlichen Verwaltung zu steigern, Prozesse zu automatisieren und den B\u00fcrgerservice zu verbessern.<\/p>\n\n\n\n Mit der <\/strong>Salesforce Service Cloud<\/strong><\/a> k\u00f6nnen Verwaltungsleistungen mit einer einzigen Plattform umgesetzt werden<\/strong> \u2013 anstatt einzelner Insell\u00f6sungen. So k\u00f6nnen zum Beispiel alle eingehenden Anfragen (aus jeglichen Kan\u00e4len) an ein Amt zentral angenommen, bearbeitet, sowie KI-gest\u00fctzt automatisiert beantwortet werden. Die Salesforce-Plattform erm\u00f6glicht die Ende-zu-Ende-Digitalisierung von Verwaltungsleistungen<\/strong>, indem sie B\u00fcrger:innen sichere Registrierung und Antragstellung \u00fcber ein Portal bietet. Antr\u00e4ge werden direkt an zust\u00e4ndige Beh\u00f6rdenmitarbeiter:innen weitergeleitet und der Status ist transparent einsehbar. Die Plattform unterst\u00fctzt <\/p>\n\n\n\n Automatisierungen und Low-Code\/No-Code-Optionen<\/strong> erleichtern Anpassungen, und die Einhaltung von Barrierefreiheit-Standards<\/strong> wird sichergestellt. Erfolgreiche Implementierungen gibt es unter anderem in Tilburg und Rom.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n Die Verwaltung von F\u00f6rdermitteln ist ein wichtiger Arbeitsbereich im \u00f6ffentlichen Dienst. Mithilfe der Digitalisierung k\u00f6nnen viele Schritte automatisiert werden<\/strong>, wie beim Salesforce F\u00f6rdermittelmanagement<\/a>, das Tools wie Public Sector Solutions, Marketing Cloud, MuleSoft und Tableau umfasst:<\/p>\n\n\n\n Tracken:<\/strong> Echtzeiteinblicke in Leistungen und Berichte zur Zuteilung von Zusch\u00fcssen und Wirkungsdaten.<\/p>\n\n\n\n Beschleunigen:<\/strong> Schnelleres Arbeiten mit vorgefertigten Apps, um F\u00f6rderprogramme einfach zu erstellen und zu aktualisieren.<\/p>\n\n\n\n Einbinden:<\/strong> Erh\u00f6hen des Bekanntheitsgrads von F\u00f6rderprogrammen durch gezielte Kommunikation und automatische Benachrichtigungen.<\/p>\n\n\n\n Vereinheitlichen:<\/strong> Einheitliche Ansicht des gesamten Lebenszyklus von F\u00f6rdermittelprozessen durch Integration verschiedener Systeme.<\/p>\n\n\n\n Automatisieren:<\/strong> Rationalisierung von Aufgaben durch Automatisierung und Koordination \u00fcber Teams hinweg.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n\n
Was versteht man unter der Digitalisierung von Beh\u00f6rden?<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
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Willkommen im 21. Jahrhundert: Warum ist die Digitalisierung von Beh\u00f6rden wichtig?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
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Welche Schritte wurden bisher unternommen, um den \u00f6ffentlichen Dienst zu digitalisieren?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Gesetzliche Rahmenbedingungen<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
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Projekte und Initiativen: Onlinezugangs\u00e4nderungsgesetz<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
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Beispiel-Projekt: BundID (DeutschlandID)<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
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Nichts geht \u00fcber das Fax? Herausforderungen bei der Digitalisierung von Beh\u00f6rden<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Datenschutz und IT-Sicherheit<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
Interoperabilit\u00e4t und Standardisierung<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
Widerstand gegen Ver\u00e4nderungen<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
Finanzierung und Ressourcen<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
Rechtliche Rahmenbedingungen<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
Technische Infrastruktur<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
Benutzerfreundlichkeit und Akzeptanz<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
Digitaler Wandel: Strategische Ans\u00e4tze zur Digitalisierung im \u00f6ffentlichen Dienst<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
1. Entwicklung einer klaren Digitalisierungsstrategie<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
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2. F\u00f6rderung der Interoperabilit\u00e4t und Standardisierung<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
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3. Investition in digitale Infrastruktur<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
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4. Nutzerzentrierung und Benutzerfreundlichkeit<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
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5. Schulung und Weiterbildung der Mitarbeiter:innen<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
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6. F\u00f6rderung der Datensicherheit und des Datenschutzes<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
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7. Entwicklung digitaler Identit\u00e4ten und Authentifizierungssysteme<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
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8. Pilotprojekte und Innovation Labs<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
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Welche Tools helfen bei der Digitalisierung von Beh\u00f6rden?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
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Beispiel aus der Praxis: Salesforce Service Plattform<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
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Beispiel aus der Praxis: F\u00f6rdermittelverwaltung<\/strong><\/h3>\n\n\n\n