{"id":51,"date":"2016-01-14T18:32:00","date_gmt":"2023-06-06T18:32:39","guid":{"rendered":"https:\/\/www.salesforce.com\/?p=51"},"modified":"2023-06-29T15:27:46","modified_gmt":"2023-06-29T15:27:46","slug":"dokumentverwaltung","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.salesforce.com\/de\/blog\/dokumentverwaltung\/","title":{"rendered":"Management von Dokumenten in Salesforce"},"content":{"rendered":"\n

Ein Gastbeitrag von Tobias Thiel, Project Manager bei unserem Partner <\/i>factory42<\/i><\/a>.<\/i><\/p>\n\n\n\n

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Bei Salesforce stehen die Kunden- und Partnerprozesse im Mittelpunkt. Salesforce ist also kein klassisches Document Management System (DMS) oder Enterprise Content Management System (ECM). Das Speichern von Dokumenten, welche die Mitarbeiter von Kunden erhalten, an Kunden versenden oder zur internen Dokumentation erstellen, ist aber auch f\u00fcr eine CRM-L\u00f6sung elementar. Schon seit Beginn ist daher das Verwalten von Dokumenten in Salesforce m\u00f6glich und der Funktionsumfang in den letzten Jahren stetig gestiegen.<\/p>\n\n\n\n

Ablagebereiche im \u00dcberblick<\/b><\/h2>\n<\/div>\n\n\n\n

Im Folgenden m\u00f6chte ich Ihnen einen \u00dcberblick geben, welche Ablagebereiche es in Salesforce grunds\u00e4tzlich gibt und wie sie sich meiner Erfahrung nach sinnvollerweise verwenden lassen.<\/p>\n\n\n\n

Der Bereich Dokumente<\/strong><\/i><\/b> (engl. Documents) ist f\u00fcr kleine Dateien gedacht, die ohne Bezug zu Datens\u00e4tzen zentral abgelegt werden sollen. Typisches Anwendungsszenario sind Logos oder andere Grafiken, die Sie innerhalb Ihrer selbst entwickelten Salesforce Anwendung zur Anzeige bringen m\u00f6chten. Dies k\u00f6nnte beispielsweise Ihr eigenes Firmenlogo zum richtigen Branding von Salesforce sein oder auch ein spezielles Icon, das Ihnen anzeigt, wenn ein Kundenvorgang eskaliert ist. Die m\u00f6gliche Dateigr\u00f6\u00dfe f\u00fcr Dokumente betr\u00e4gt aktuell bis zu 5 MB.<\/p>\n\n\n\n

Anh\u00e4nge<\/i><\/b> (engl. Attachments) sind Dateien, die direkt an einen Datensatz \u201eangeh\u00e4ngt\u201c werden, zum Beispiel die Planung 2016 f\u00fcr einen Ihrer strategischen Key Accounts, das erhaltene Org-Chart zu einer Opportunity oder auch ein Angebot, das Sie an Ihren Kunden versenden. Anh\u00e4nge sind f\u00fcr jedes Standardobjekt, aber auch f\u00fcr benutzerdefinierte Objekte m\u00f6glich und werden jeweils \u00fcber eine verkn\u00fcpfte Liste hinzugef\u00fcgt. Das aktuelle Limit pro Anhang betr\u00e4gt 25 MB.<\/p>\n\n\n\n

Knowledge-Artikel-Dateien<\/i><\/b> (engl. Knowledge Article Files) sind eine Spezies im Service-Kontext. Anders als bei normalen Objekten, bei denen wie oben erw\u00e4hnt Anh\u00e4nge jeweils \u00fcber eine verkn\u00fcpfte Liste hinzugef\u00fcgt werden, gibt es f\u00fcr Knowledge-Artikel einen speziellen Feldtyp Datei<\/i>. Das hei\u00dft, es lassen sich mehrere Felder vom Typ Datei im Layout eines Artikels einblenden und beispielsweise auch als Pflichtfeld definieren. Die maximale Dateigr\u00f6\u00dfe betr\u00e4gt aktuell 25 MB.<\/p>\n\n\n\n

Dateien<\/i><\/b> (engl. Files) sind die neueste und, technologisch gesehen, auch die modernste Form, Dateien in Salesforce abzulegen. Sie wurde mit der Einf\u00fchrung des Collaboration Tools \u201eChatter\u201c geschaffen. Teil der Kommunikation oder Grund f\u00fcr die Interaktion in Chatter sind nat\u00fcrlich oft auch Dokumente, Bilder oder Videos. Dabei existieren die Dateien selbst idealerweise nur einmal und werden an den verschiedenen verwendeten Stellen im System nur referenziert. Dies wurde durch Salesforce Dateien m\u00f6glich Die maximale Dateigr\u00f6\u00dfe betr\u00e4gt aktuell 2 GB. <\/p>\n\n\n\n

Bibliotheken<\/i><\/b> (engl. Libraries) dienen der strukturierten Ablage von offiziellen Unternehmensdateien und Vertriebsmaterial. Eine einzelne Bibliothek ist dabei eine inhaltliche Zusammenfassung vergleichbar mit Ordnern im Dateisystem. Die Besonderheit dabei: \u00dcber die Inhaltszustellung k\u00f6nnen Sie Links generieren und an Ansprechpartner Ihrer Kunden und Interessenten zustellen. Auf Wunsch k\u00f6nnen Sie sogar kontrollieren, ob f\u00fcr den Empf\u00e4nger ein Download der Datei oder nur die Ansicht im Browser erlaubt ist, ob der Inhalt nach einer bestimmten Zeit entfernt werden soll oder ob ein zus\u00e4tzliches Passwort erforderlich ist, um den Inhalt abzurufen. Die maximale Dateigr\u00f6\u00dfe in Bibliotheken betr\u00e4gt aktuell 2 GB. <\/p>\n\n\n\n

Dateien: modernste Technologie<\/b><\/h2>\n\n\n\n

Die Entwicklung in den letzten Jahren deutet f\u00fcr mich darauf hin, dass Dateien die k\u00fcnftig prim\u00e4r gef\u00f6rderte Technologie zur Dokumentenverwaltung in Salesforce sind. Bibliotheken verwenden Dateien inzwischen als Basis. Seit dem Winter \u201916 Release gibt es eine neue verkn\u00fcpfte Liste f\u00fcr Dateien, die im Layout von Datens\u00e4tzen (z.B. Accounts, Opportunities) hinzugef\u00fcgt werden kann. Damit ist der Upload f\u00fcr Dateien wie aktuell f\u00fcr Anh\u00e4nge direkt in der entsprechenden Liste und nicht mehr nur im Chatter-Feed m\u00f6glich. Die Technologie der Anh\u00e4nge wird somit vermutlich schrittweise an Relevanz verlieren.<\/p>\n\n\n\n

Durch die Unterst\u00fctzung von Versionierung sind Dateien<\/i> an allen Stellen stets aktuell. Wenn Sie \u00fcber neue Versionen benachrichtigt werden m\u00f6chten, k\u00f6nnen Sie der einzelnen Datei folgen und erhalten die Updates in Ihrem Chatter-Profil. Die Browser-Vorschau erm\u00f6glicht das direkte Anschauen der Datei ohne lokalen Download. \u00dcber Salesforce Files Sync k\u00f6nnen Sie ausgew\u00e4hlte Dateien \u00e4hnlich OneDrive, Box und Dropbox auf ein lokales Laufwerk synchronisieren. Ebenfalls aus diesen Apps bekannt und mit Dateien<\/i> m\u00f6glich ist das Bereitstellen f\u00fcr Personen ohne Login \u00fcber einen externen Link.<\/p>\n\n\n\n

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Und mit Files Connect gibt es neuerdings die M\u00f6glichkeit, externe Dateien in Salesforce zu suchen und aktiv innerhalb der Prozesse zu verwenden, obwohl sie physisch in Google Drive, SharePoint oder OneDrive liegen.<\/p>\n\n\n\n

Fazit<\/h2>\n<\/div>\n\n\n\n

Salesforce bietet sehr komfortable M\u00f6glichkeiten, Dokumente und sonstige Dateien im Kontext der CRM-Prozesse zu nutzen. Insbesondere die Technologie der Dateien<\/i> wurde in den letzten Jahren fortlaufend mit neuen sehr n\u00fctzlichen Funktionen erweitert. Die aus meiner Sicht einzige wirkliche Schwachstelle: Die Dateien werden beim Zusammenf\u00fchren von Accounts, Kontakten oder Leads im Gegensatz zu Anh\u00e4ngen nicht an den verbleibenden Datensatz \u00fcberf\u00fchrt, sondern liegen danach beziehungslos im Dateibereich. Ich hoffe, dass die Funktion in einem der n\u00e4chsten Releases mit umgesetzt wird, damit ich den Umstieg hin zu Dateien<\/i> dann auch bedingungslos empfehlen kann. <\/p>\n\n\n\n

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