1. Ablösung des Altsystems und Umstellung auf Sales Cloud und Marketing Cloud
Vor dem Umstieg auf Salesforce nutzte der WienTourismus ein Standard-CRM-System, das individuell auf die Bedürfnisse der Destinationsmarketing und -managementorganisation der Stadt Wien zugeschnitten war. Jeder noch so kleine Grenzfall ließ sich damit abbilden. Doch das System war in die Jahre gekommen und erwies sich dadurch als höchst unflexibel. Insbesondere die Suchfunktion erwies sich als sehr verschachtelt und schwer zu bedienen.
2018 schrieb der WienTourismus den Auftrag aus, ein neues CRM inklusive Marketing Automation zu konzipieren und implementieren. Das neue System sollte gezielt Kampagnen managen, alle Sales- und Marketing-Prozesse optimieren sowie die Vertriebs- und Marketingkosten reduzieren. In einem zweistufigen Verfahren konnte sich Salesforce mit seinem flexiblen System gegen vier andere Anbieter durchsetzen. Salesforce hat einerseits alle Anforderungen erfüllt und ermöglicht andererseits eine Flexibilität, die den WienTourismus deutlich schneller und agiler macht.
Am 19. Dezember 2018 startete das Projekt, bereits wenige Monate später gingen Sales Cloud und Marketing Cloud live. Christoph Höller hatte die Datenmigration gut vorbereitet, so dass dieser Teil der Aufgabe reibungslos über die Bühne ging. Unterstützung erhielt WienTourismus von Emakina. Der Implementierungspartner erklärte an zwei Terminen den Data Loader und die Zusammenhänge in Salesforce und unterstützte bei komplexeren Anforderungen wie den Media Clippings. Über eine App werden relevante Zeitungs- und Zeitschriftenartikel über die Stadt Wien automatisch als URL oder PDF gespeichert, mit einer Texterkennung verbunden, indiziert und damit durchsuchbar. Die App wurde über eine API via APEX angebunden.
WienTourismus nutzt zudem über die Salesforce App Exchange verschiedene Erweiterungen, darunter eine App (Scan to Salesforce), um Visitenkarten übers Handy abzufotografieren, zu bearbeiten und als Kontakt anzulegen. Das Add-on „Calendar Anything“ ermöglicht es, Objekte mit einer Zeitkomponente in einem Kalender oder Diagramm darzustellen. Damit werden beispielsweise Kampagnen geplant und in einem Zeitstrahl dargestellt. Die grafische Aufbereitung macht deutlich, wann wie viel Kapazitäten eingeplant werden müssen.
Durch die zusätzliche Nutzung von Data Extensions in der Marketing Cloud ein Jahr nach der Implementierung konnte die Flexibilität nochmals verbessert werden. Dadurch konnten z. B. ein Newsletter Profile Center im Corporate Design erstellt und eine Vielzahl von Landing Pages mit Personalisierung genutzt werden.
