GermanPersonnel

 
80 Mitarbeiter
Salesforce Kunde seit 2019
 
 

GermanPersonnel: Neue Wege in der Zeitarbeit

Ein klassisches Start-up ist GermanPersonnel mit seiner 18-jährigen Firmengeschichte nicht. Trotzdem erzielt der E-Recruiting-Spezialist seit 2014/2015 dreistellige Wachstumsraten und wurde sechs Mal in Folge als eines der 50 am schnellsten wachsenden Technologieunternehmen Deutschlands ausgezeichnet. Mit seiner Software digitalisiert das Unternehmen die Zeitarbeit – vom Recruiting der Arbeitskräfte bis zum Einsatz beim Endkunden.

Dass die Salesforce Sales Cloud und Service Cloud ganz einfach selbst angepasst werden können, hat den innovativen Mittelständler positiv überrascht. Auf der Plattform greifen alle Sales-, Service- und Finance-Prozesse nahtlos ineinander und bilden die Basis für weiteres Wachstum.

 

Excel-Tabellen, lokal auf unzähligen PCs verteilt, Kundenwissen, das nur in den Köpfen der Beschäftigten existierte: Quasi über Nacht stand GermanPersonnel vor den typischen Problemen eines Mittelständlers, dessen Systemlandschaft mit dem Wachstum nicht Schritt hält, als es 2014/2015 vom Erfolg überrannt wurde. „Wir sind seit 18 Jahren am Markt und auf Recruiting-Prozesse spezialisiert. Derart hohe Wachstumsraten hat uns allerdings erst das Thema Multiposting beschert“, beschreibt Marek Kraus, Chief Sales Officer (CSO) und Mitglied der Geschäftsführung von GermanPersonnel, die Firmengeschichte. Der Auslöser für das plötzliche rasante Wachstum hat inzwischen Schule gemacht: GermanPersonnel entwickelt Software, mit denen die großen Personaldienstleister Stellenanzeigen möglichst budgeteffizient auf verschiedenen Kanälen wie Stepstone, Monster und Co. ausspielen und durch Programmatic Job Advertising ihre Mediabudgets optimal nutzen können.

Dabei werden mithilfe von Datenanalysen zielgerichtet und über die relevanten Kanäle hinweg die geeigneten Bewerber erreicht – durch präzises Targeting und mit minimalem Kostenaufwand. Eine Methode, auf die heute alle großen Personaldienstleister setzen, um schneller und erfolgreicher als bisher die passenden Kandidaten zu finden. 

Vom Excel-Wildwuchs zur „Single Source of Truth”

„Bis vor rund einem Jahr hatten wir ein uraltes ERP-System mit rudimentärem Customer Relationship Management (CRM) und einer Kontaktdatenbank im Einsatz. Damit konnten wir die Vielzahl an Kunden, die wir gewonnen haben, nicht mehr organisieren“, sagt Marek Kraus. Er erinnert sich an Sales-Kollegen, die jeden Tag Kontakte, To-dos und alle weiteren Informationen in einer eigenen Excel-Liste gepflegt und erst abends die Daten manuell in das CRM-System übertragen haben, weil das System zu langsam war. „Dieser Workflow ist natürlich extrem fehleranfällig und unzuverlässig. Vergisst man einmal, die Daten zu übertragen, sind sie schon nicht mehr aktuell und vollständig“, so Kraus. „Das ist natürlich ein Extrembeispiel, verdeutlicht aber gut, wie wir teilweise gearbeitet haben.“

Diese dezentrale Organisation und das auf unterschiedliche Systeme verteilte Kundenwissen machte auch das Zusammenspiel von Kundenservice, Sales und Finance nahezu unmöglich. „Diesen Wachstumsschmerz wollten wir mit Salesforce beheben. Wir wollten unbedingt die Informationen im Sales so organisieren, dass wir einen klaren Blick darauf haben und eine entsprechende Servicequalität erzeugen können“, sagt CSO Kraus. „Was wir gesucht haben, war eine Single Source of Truth – ein einziges System, in dem wir die Wahrheit über unsere Kunden sammeln“, beschreibt Thilo Plikat, Head of Business Development, die Überlegungen, deren Ergebnis im Jahr 2019 feststand: die Einführung der Salesforce Sales Cloud.

Intuitive Plattform ohne Eingewöhnungszeit

Dennoch war die Skepsis vor dem Wechsel groß. „Salesforce hatte bei einigen Kollegen den Ruf, ziemlich komplex und schwierig im Handling zu sein“, bringt CSO Kraus die Bedenken auf den Punkt. Schon das Vorgängersystem sei zu unflexibel gewesen, mit Entwicklungskosten im mittleren vierstelligen Bereich selbst bei kleinsten Änderungen.

„Wir hatten die Sorge, dass wir uns mit Salesforce zahlreiche Berater ins Haus holen, die monatelang mit hohen Tagessätzen die Plattform integrieren“, sagt Marek Kraus. „Tatsächlich war das Gegenteil der Fall. Salesforce lässt sich rasend schnell implementieren und war innerhalb weniger Tage einsatzbereit.“ Einzig die Migration der Daten war problematisch. „Das war aber kein Salesforce Problem, sondern der Geschichte unseres Unternehmens geschuldet.“ Denn technisch war es ein Leichtes, alle Informationen auf die neuen Systeme umzuziehen.

Allerdings mussten die Daten dazu erst einmal in den vielen verschiedenen Systemen, Excel-Tabellen, Zetteln und den Köpfen der Mitarbeitenden ausfindig gemacht und zusammengeführt werden. Eine langwierige Aufgabe, bei der GermanPersonnel besonders von der Unterstützung des Implementierungspartners Salesfive profitierte. „Die eigentlichen Prozesse zu definieren und in Salesforce umzusetzen, war innerhalb eines Tages erledigt“, ergänzt Thilo Plikat. „Was mich positiv überrascht hat, ist, dass einige Kollegen, die sich tief in Salesforce eingearbeitet haben, sehr viel selbst machen können, von der Schnittstelle zu Jira bis hin zu Reportings, die uns seitdem erstmals ein klares Bild über unsere Vertriebsaktivitäten bieten.“ Die Salesforce Autodidakten nutzen zur Weiterbildung die Online-Lernplattform Trailhead. Ganz ohne hohe Investitionen kann GermanPersonnel so Prozesse selbst verwalten und anpassen.

Und trotzdem war die Entscheidung kein Selbstläufer. „Wir haben uns natürlich auch noch andere CRM-Systeme für den Mittelstand angeschaut. Da waren durchaus einige preisgünstiger als Salesforce“, bekennt CSO Kraus. Dennoch hat GermanPersonnel sich ganz bewusst für die Sales Cloud entschieden – weil sie ein Marktstandard ist und der Preis nicht alles.

Wenige Monate später folgten die Service Cloud und Pardot, um für Kundenservice, Vertrieb und Finance eine integrierte Gesamtlösung zu implementieren. Einige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kannten die Salesforce Lösungen bereits, daher lief die Einführung problemlos und ohne hohen Schulungsaufwand ab. Schnittstellen zu Systemen wie Jira und Rechnungsstellungstools erleichterten die Integration. „Auch unter diesem Gesichtspunkt war Salesforce die richtige Wahl: Die Plattform ist deutlich schnittstellenfähiger als andere“, resümiert Marek Kraus. 
 

Salesforce hatte bei einigen Kollegen den Ruf, ziemlich komplex und schwierig im Handling zu sein. Aber das Gegenteil ist der Fall.”

- Marek Kraus, CSO, Mitglied der Geschäftsführung, GermanPersonnel

Erstmals Überblick über Forecast und Pipelines

Seitdem konnte GermanPersonnel die Anzahl der Leads um 70 Prozent steigern. Da die Sales Cloud alle Kundendaten vereint, sind die Kontakte zudem höherwertig und führen zu mehr Konversionen. „Bei jedem Kundenkontakt, jeder Anfrage wissen wir, welche Kommunikation vorangegangen ist, wer mit wem was zuvor besprochen hat“, beschreibt Thilo Plikat die praktischen Vorteile. „Wir müssen nicht mehr alles zusammensuchen, sondern haben alle Informationen, die den Kunden betreffen, an einem Ort.“ Der Vertrieb baut mit der Sales Cloud zudem Prozesse wie Forecast und Pipeline ganz neu auf. „Vorher haben wir immer auf sehr vage Schätzungen aus dem Bauch heraus gesetzt: Vielleicht wächst der Umsatz nächsten Monat, vielleicht auch nicht“, erinnert sich Kraus. „Jetzt zeichnet uns Salesforce ein konkretes Bild, an welchen Deals wir mit welcher Wahrscheinlichkeit dran sind und welche Umsatzgröße wir für den nächsten Monat erwarten.“

Mit Pardot hat GermanPersonnel sein Online-Marketing professionalisiert und auf das nächste Level gehoben. Das Unternehmen ist dadurch heute in der Lage, alle Maßnahmen aus einem Tool heraus zu steuern. „Wir erstellen unsere Landingpages jetzt innerhalb unserer Website und binden die Kontaktformulare an Pardot an. Dank dieser zusätzlichen Verknüpfung landen alle Leads in einem System. In der Vergangenheit wurden Leads in unterschiedlichen Systemen wie der Landingpage-Software oder in Excel-Listen gespeichert, beispielsweise bei externen Veranstaltungen. Pardot vereinfacht das Reporting sowie die Weiterqualifizierung und Weitergabe der Leads.“

Darüber hinaus ermöglicht die Lösung, Leads zu filtern und die vielversprechenden Kontakte mit weiterführenden Produktinformationen zu versorgen. So lässt sich sowohl das Kaufinteresse der Kunden als auch die Brand Awareness steigern.

Lead Nurturing gab es vor der Einführung von Pardot nicht, was dazu führte, dass vor allem nach Webinaren und Veranstaltungen die Menge an Leads oft so groß war, dass der Vertrieb nicht hinterherkam, die Interessenten zu kontaktieren. Heute werden die Leads erst an das Sales-Team weitergegeben, wenn die Chance auf einen Abschluss groß genug ist.

Auch die Kommunikation mit Bestandskunden wurde neu gestaltet. Beispielsweise fand der Versand von Mailings in der Vergangenheit über ein Newsletter-Tool und via Outlook statt. Die Basis war eine Excel-Liste, die manuell gepflegt wurde „Seit der Einführung von Pardot verschicken wir alle Mailings aus einem System. Zudem lassen sich durch die Verknüpfung mit Salesforce alle Daten dynamisch pflegen und sind so immer up-to-date“, ergänzt Kraus.

Durch die Verknüpfung mit Salesforce hat sich auch die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit stark verbessert. Und für die Betreuung der Bestandskunden ist der Vertrieb dank der aggregierten Kundendaten in der Sales Cloud ebenfalls bestens ausgerüstet. Mithilfe der Service Cloud gelingt es, die Prozesse im Support Stück für Stück zu verbessern und die Servicequalität zu erhöhen.

Mit mehr Kundennähe zur „Workforce-Cloud“

„Wir haben gerade erst angefangen, uns mit Themen wie Lead Scoring auseinanderzusetzen“, blickt Marek Kraus in die Zukunft. Die soll vor allem die Verbindung zum Kunden verstärken. Dafür erwägt GermanPersonnel die zusätzliche Integration der Community Cloud. „Damit können Kunden dann selbst Tickets erstellen. Das hilft uns, unsere internen Prozesse zu optimieren, und bietet unseren Kunden einen direkten, einfacheren Weg, mit uns in Kontakt zu treten“, sagt Thilo Plikat, der als Head of Business Development vor allem das Kundenfeedback schätzt. „Wir können jetzt besser nachvollziehen, warum wir beispielsweise einen Pitch nicht gewonnen haben oder warum eine Opportunity geschlossen wurde“, sagt er. „Wir sind mit Salesforce näher an den Kundenwünschen dran.“ Derzeit arbeiten rund 40 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei dem Recruiting-Spezialisten mit den Salesforce Lösungen. Die ermöglichten auch den Corona-bedingten Wechsel ins Homeoffice von einem auf den anderen Tag problemlos.

Die Pandemie macht sich bei GermanPersonnel daher statt durch Schwierigkeiten mit den internen Arbeitsabläufen vor allem im Upsales-Geschäft bemerkbar. „Unsere Kunden sind zu 99 Prozent Personaldienstleister, die das sinkende Wirtschaftswachstum als erste spüren“, blickt Plikat auf die vergangenen Monate zurück. Dennoch kann das Unternehmen auf ein stabiles Lizenzgeschäft aufbauen und weiterwachsen – mit dem Ziel, innerhalb der kommenden Jahre eine „Workforce-Cloud“ aufzubauen, die die Prozesse bis zum Endkunden fortsetzt. „Wir wollen eine Systemlandschaft bieten, die die komplette Zeitarbeit digitalisiert“, beschreibt Plikat die Vision. Sowohl beim organischen Wachstum als auch bei den geplanten Akquisitionen soll Salesforce helfen. „Das ist ein Vorteil dessen, dass Salesforce ein Standard ist: Neue Unternehmen lassen sich ganz einfach durch Plug-and-play integrieren.“

Profil GermanPersonnel

Die GermanPersonnel e-search GmbH hat sich seit ihrer Gründung 2002 zum führenden Technologie- und Dienstleistungsunternehmen für Recruiting-Lösungen entwickelt. Der Mittelständler verzeichnete in den vergangenen Jahren hohe Wachstumsraten und wurde sechs Mal in Folge als eines der 50 am schnellsten wachsenden Technologieunternehmen in Deutschland mit dem Technology 50 Award von Deloitte ausgezeichnet. Kernprodukt ist eine Software, die Personaldienstleister zur Digitalisierung von Recruiting-Prozessen nutzen. GermanPersonnel beschäftigt am Firmenstandort in München über 80 Mitarbeiter. 

Mehr unter: www.germanpersonnel.de

 

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