Sarah Wiener Stiftung

Ohne Salesforce könnten wir die hohe Zahl an Teilnehmern und Fortbildungen nicht managen.”

- Anja Schermer, geschäftsführende Vorständin der Sarah Wiener Stiftung
 
35 Mitarbeiter,
Kunde von Salesforce seit 2018
 
 

Die Sarah Wiener Stiftung skaliert mithilfe von Salesforce

Seit 2007 engagiert sich die gleichnamige gemeinnützige Stiftung der renommierten Köchin Sarah Wiener „für gesunde Kinder und was Vernünftiges zu essen“.  Um ihre Vision von einer Welt, in der sich alle Menschen verantwortungsbewusst, vielfältig und genussvoll ernähren, zur Realität werden zu lassen, setzt die Stiftung mit ihrem Multiplikatoren-System vor allem auf Bildungsprogramme für pädagogische Fach- und Lehrkräfte, die ihr Wissen in Kita und Schule weitergeben. So sollen alle Kinder von klein auf und ungeachtet der sozialen Herkunft in den Genuss der praktischen Ernährungsbildung kommen. Als 2015 durch eine Kooperation mit der BARMER mit der praktischen Ernährungsbildungsinitiative „Ich kann kochen!“ das bisher größte Projekt startete, entschied sich die Stiftung zur Verwaltung der Daten und Prozesse für Salesforce. „Ohne Salesforce könnten wir die hohe Zahl an Fortbildungen und Teilnehmer nicht managen“, erklärt auch Anja Schermer, geschäftsführende Vorständin der Sarah Wiener Stiftung.

Mit der Gründung der Stiftung 2007 nahm Sarah Wiener ihr Herzensprojekt, Kinder bereits im jungen Alter für die hohe Bedeutung einer gesunden und nachhaltigen Ernährung zu sensibilisieren, in Angriff. Ein Fokus der Stiftungsarbeit von Anfang an: Fortbildungen in praktischer Ernährungsbildung für Pädagoginnen und Pädagogen, die mit Kindern zwischen drei und zehn Jahren arbeiten. Eine weitere Säule der Bildungsarbeit der Stiftung sind seit 2009 Bauernhoffahrten für Kinder. Bei jeder Bauernhoffahrt bereiten die Kinder mit Unterstützung der Landwirtinnen und Landwirte aus den hofeigenen Produkten eine gemeinsame Mahlzeit zu. So lernen sie den Weg der Lebensmittel vom Acker in den Mund ganz praktisch und mit allen Sinnen kennen.

 

 

Wir betrachten alles, was wir tun, daraufhin, was wir davon mit Salesforce abbilden können, und wie es uns hilft, unsere Arbeit besser zu machen.”

- ANJA SCHERMER, GESCHÄFTSFÜHRENDE VORSTÄNDIN DER SARAH WIENER STIFTUNG

Das Projekt auf einen Blick

 
  • Seit 2018 setzt die Sarah Wiener Stiftung auf Salesforce, um ihr rapides Wachstum zu organisieren
  • Mit der Sales Cloud managt das Team nun rund 500 Fortbildungen mit 6.000 Teilnehmern pro Jahr, Tendenz steigend
  • Durch langfristige Journeys aktiviert das Team Teilnehmer nachhaltig, um die Impulse aus den Fortbildungen zu verstetigen und sie für weitere Angebote zu gewinnen
  •  Die neu gewonnene Datentransparenz und -aktualität erleichtert das Reporting und erschließt neue Wege bei der Messung des Wirkungsgrades der Aktivitäten

Rapides Wachstum managen

Richtig Fahrt nahm die Arbeit der Sarah Wiener Stiftung durch eine Kooperation mit der BARMER auf. „Wir haben dadurch unsere Reichweite und Wirkung schlagartig vervielfacht, indem wir unser Programm bundesweit skaliert haben“, erklärt Anja Schermer. „So ist allein unser Team von vier auf über 30 Mitarbeiter in wenigen Monaten gewachsen.“ Während in den Anfangsjahren rund 30 bis 50 Fortbildungen jährlich stattfanden, wurden es schnell über 500 bundesweit. Das stellte vor allem das Management der Kurse vor völlig neue Herausforderungen: „Uns wurde schnell klar, dass wir sowohl unsere Prozesse als auch uns selbst ganz anders organisieren müssen. Und dafür Technologie benötigen. Denn wir kommen aus einer analogen Welt, früher hatten wir mit Excel-Listen alles im Griff.“

Entscheidung für Salesforce

So begann die Stiftung, Anbieter von CRM-Systemen und Stiftungssoftware zu eruieren. Sie dachte sogar kurz über eine Eigenentwicklung nach, um die vielfältigen Anforderungen abzudecken, die von einer Kontaktdatenbank über das Teilnehmer- und Schulungsmanagement bis hin zu Monitoring und Auswertungen reicht. Die Idee wurde jedoch verworfen. „Als wir Anbieter betrachteten, schrumpfte die Auswahl erstaunlich schnell zusammen, da die meisten Systeme sehr spezialisiert sind, zum Beispiel auf Eventmanagement, aber kein ausführliches Kontaktmanagement oder gar Reporting ermöglichen. Wir haben uns sehr schnell für Salesforce entschieden, da es vieles von dem, was wir brauchen, bereits mitbringt und sich auch leicht an unseren individuellen Bedarf anpassen lässt“, fasst Schermer zusammen.

Sales Cloud als Ort für 100.000 Datensätze

Die Einführung von Salesforce hat die Stiftung auch zum Anlass genommen, Prozesse zu überdenken und neu modelliert im System aufzusetzen. Gemeinsam mit Salesforce Partner Aptly nahm sich die Stiftung dafür ausreichend Zeit: Rund ein Jahr hat die Einführung gedauert, davon floss mindestens ein halbes Jahr in die Planung und Prozessgestaltung in der Organisation selbst. „Uns war damals schon klar, dass wir Salesforce im Schwerpunkt für unsere Initiative Ich kann kochen! einsetzen würden, aber natürlich auch Synergien mit weiteren, auch künftigen, Projekten nutzen werden. Zunächst war jedoch das effiziente Management unseres rapiden Wachstums wichtig“, so Schermer. So überlegte das Team bereits vor der Einführung, wie die Sales Cloud – neben dem Handling von rund 6.000 Teilnehmern pro Jahr und insgesamt 100.000 Datensätzen – für die gesamte Organisation am wirksamsten nutzbar ist. „Anfangs hatten wir vieles noch nicht im Blick, aber je tiefer wir in Salesforce eintauchten, desto mehr Perspektiven haben sich aufgetan. Vor allem auch mit Blick auf das Reporting, also die Übersicht und Darstellung unseres Wirkungsgrads.“

Bei der Einführung wurden zunächst Power User beziehungsweise Hauptansprechpartner in jedem Team der Stiftung nominiert. Sie haben anfangs die Anforderungen gesammelt und stehen nun für Fragen der Mitarbeiter sowie als Schnittstelle zur Projektleitung zur Verfügung. Heute nutzen 15 Mitarbeiter Salesforce regelmäßig, weitere 15 gelegentlich. „Alle Kolleginnen und Kollegen haben Zugriff, wissen, dass zum Beispiel Infos wie tagesaktuelle Teilnehmerzahlen in Salesforce zu finden sind. Um die Datenqualität zu gewährleisten, haben wir aber auch ein Prinzip des Ownerships, also feste Zuständigkeiten für Daten, definiert“, erklärt Judith Gehrke, Referentin für digitale Entwicklung. Neue Mitarbeiter erhalten Basisschulungen der Power User, bei Aktualisierungen des Systems gibt es Nachschulungen.

Nachhaltige Teilnehmer Journeys

Inzwischen koordiniert die Stiftung ihr Fortbildungsangebot, für das Daten von Teilnehmern, Trainern, Referenten und der Logistik an den Durchführungsorten verwaltet werden müssen, mithilfe der Sales Cloud. „Ohne Salesforce könnten wir die hohe Zahl an Teilnehmern und Fortbildungen nicht managen“, so Schermer. Dazu gehört insbesondere das Anmeldungsmanagement. Dafür ist die Website über eine Schnittstelle an die Sales Cloud angebunden, sodass bei Eintragung durch einen Interessenten im Anmeldeformular automatisch ein Lead in der Sales Cloud generiert wird. Diese Aktion setzt den Trigger für den Ausgangspunkt der Teilnehmer Journey. Dafür wird der Lead einer Kampagne, in diesem Fall „Fortbildung“, zugeordnet. Nach Prüfung des „Leads“, sprich: Interessenten, erfolgt bei Rückfragen eine Kontaktaufnahme und sonst eine teilautomatisierte standardisierte Bearbeitung direkt in Salesforce. „Die Automatisierung des Anmeldeprozesses ist eine große Erleichterung für uns“, erklärt Gehrke. „Bestätigungen und Reminder werden automatisch als E-Mails im Corporate Design der Initiative versandt.“

Nach erfolgreicher Teilnahme an einer Fortbildung beginnt eine neue Journey: Teilnehmer erhalten Login-Daten für den Mitgliederbereich auf der Website, wo sie unter anderem Rezepte oder Webinare, etwa zu saisonalen Themen, finden. Parallel bekommen sie Folgeangebote wie beispielsweise den pädagogischen Newsletter „Bildungshäppchen“ mit Tipps und weiterführenden Informationen oder Anmeldeinformationen zu weiteren Bildungsangeboten der Stiftung. „Durch die Sales Cloud können wir die Kommunikation automatisieren, gezielt aussteuern und unsere Mission so zum Leben zu erwecken“, erklärt Gehrke.

Als gemeinnützige Organisation, die sich durch Projekt- und Fördergelder finanziert, setzt die Sarah Wiener Stiftung auch für das Monitoring und Reporting auf die Sales Cloud. Zum einen werden die Teilnehmer nach Regionen getrackt und für Auswertungen aufgeschlüsselt, etwa nach fachlichem Hintergrund. „Ohne Salesforce wären wir nicht in der Lage, so detailliert zu berichten“, fasst Schermer zusammen. Auch die Anzahl der mit den Angeboten erreichten Kinder fließt ein. Zudem helfen die Auswertungen bei der Teilnehmerakquise: Wo ist die Abdeckung noch verhältnismäßig gering? Wie kann die Zusammenarbeit mit Trägern von pädagogischen Einrichtungen intensiviert werden, um noch mehr Teilnehmer zu gewinnen?

Ausblick

Nach einem Jahr Salesforce ist immer noch viel in Bewegung. „Salesforce hat eine zentrale Rolle bei allem, was wir tun. Dazu gehört, wie wir nachhaltig wirken wollen, Kontakte gestalten, die Beziehungsqualität gewährleisten, Angebote ausspielen und vor allem, wie wir selbst aus unseren Erfahrungen lernen“, erklärt Schermer. Derzeit arbeitet die Sarah Wiener Stiftung an der Ausgestaltung von Heatmaps, die in entsprechenden Dashboards automatisch angezeigt werden, und Datenpunkte wie den Durchdringungsgrad umfassen. Voraussetzung dafür ist die Etablierung von Salesforce als Single Source of Truth. Vor allem die Integration des Wissens der Mitarbeiter in das System ist derzeit in Arbeit. „Wir sind aktuell im Gewöhnungsprozess, das Wissensmanagement zu zentralisieren und eng mit dem Ausbau unserer Ansprache- und Bindungsstrategiezu vernetzen“, so Gehrke. „Auch arbeiten wir daran, welche weiteren Merkmale in unser Impact Scoring fließen können, um unsere Wirkung umfassend zu dokumentieren.“ Parallel dazu formuliert das Team die Anforderungen, um ein Marketingsystem zu etablieren. „Wir betrachten alles, was wir tun, daraufhin, was wir davon mit Salesforce abbilden können, und wie es uns hilft, unsere Arbeit besser zu machen“, ergänzt Schermer.

Profil Sarah Wiener Stiftung

Die gemeinnützige Sarah Wiener Stiftung engagiert sich seit 2007 „Für gesunde Kinder und was Vernünftiges zu essen“. Praktische Ernährungsbildung ist Kern unserer Arbeit. Wir wollen, dass Kinder und Jugendliche zu ausgewogenen Essern, kreativen Köchen und informierten Konsumenten heranwachsen. Unsere Bildungsprogramme vermitteln nicht nur, wo unser Essen herkommt, wie vielseitig es ist und wie viel Freude das Zubereiten frischer Lebensmittel macht. Wir zeigen auch, wie sich das persönliche Essverhalten auf die Umwelt auswirkt. Unsere Vision ist eine Welt, in der sich alle Menschen verantwortungsbewusst, vielfältig und genussvoll ernähren – von klein auf und ungeachtet der sozialen Herkunft.

Weitere Informationen unter www.sarah-wiener-stiftung.de

 

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