«Salesforce ha sido la solución que ha puesto a la compañía en sintonía, haciendo transparentes todos nuestros procesos.»

VSN nació en 1990 en Tarrasa (Barcelona) como una compañía especializada en la industria del Broadcast, desarrollando soluciones dirigidas a resolver las necesidades en entornos de creación, gestión y distribución de contenidos audiovisuales en clientes que van desde las cadenas de televisión a las productoras, agencias de noticias o cualquier otro distribuidor de contenido.

Tal y como explica su director de Marketing, Jordi Capdevila, «nuestro software controla el flujo de los vídeos dentro de organizaciones de principio a fin, es decir, desde que se inserta el material desde una cámara, por satélite o vía IP, hasta que éste es procesado o editado, subtitulado, doblado... y posteriormente va al aire, al TDT o a internet vía streaming...». Una labor que implica sincronizar departamentos enteros y optimizar el trabajo que pueden desarrollar equipos de más de 500 personas.

En 2004, VSN apostó decididamente por la internacionalización y, desde entonces, además de su sede en Barcelona, cuenta con oficinas en México, Chile, Uruguay y Miami, Dubái y Hong Kong. A ello se suma el centro de desarrollo e innovación situado en Alicante, desde donde se presta soporte y se encuentra el I+D. A día de hoy, VSN tiene presencia en más de 100 países y cuenta con una cartera de más de 1.000 clientes.

El modo en que venían desarrollándose los procesos internos de VSN no era eficiente. Basados en la aplicación de facturación, los contactos tantos de leads como de clientes se perdían en innumerables hojas de cálculo, dificultando extraordinariamente la monitorización de la actividad comercial o la posibilidad de realizar previsiones de facturación. Fue entonces, recuerda Capdevila, cuando se evaluaron diversas soluciones del mercado, apostando finalmente por Salesforce debido a «su robustez y sencillez de personalización».

Si algo valora sobremanera Capdevila, desde la implementación de las soluciones de Salesforce, es la «transparencia que hemos ganado en la compañía». El responsable de Marketing indica que «antes no existía una plataforma común en la que todo el mundo pudiera ver qué es lo que estaba pasando, con referencias para poder realizar venta cruzada, analizar cómo han ido los procesos de ventas...».

La situación ha dado un giro de 180 grados puesto que, gracias a Salesforce, «todo el mundo puede ver lo que está sucediendo y todo el mundo puede actuar en bien del cliente final, con una acción más rápida de cada uno de los empleados de VSN». Salesforce se ha convertido en el centro neurálgico de la organización, puesto que en él se vuelca toda la información de la empresa.

La plataforma recoge todo el ciclo de ventas y proyectos, toda la actividad de los distribuidores –cerca de 80 en todo el mundo- y de los comerciales e, incluso, el proceso post-venta, en el que los ingenieros y el personal de Producción imputan los cambios, los documentos, el estado en qué se encuentra la implantación, etc.

El caudal de información es tal, que se llegan a imputar en el sistema hasta las horas que cada empleado dedica a los proyectos, ya sean de Marketing, Operaciones, Postventa o Soporte. Esto ha sido posible gracias a una personalización que realizó VSN con su personal de Desarrollo. Y es que Capdevila destaca cómo «Salesforce es una herramienta muy potente, muy customizable sin hacer mucho desarrollo, tocándolo para hacerlo a nuestra medida».

La incorporación de Pardot a Sales Cloud terminó de revolucionar la visibilidad del negocio en VSN, algo fundamental para Capdevila considerando que, en su opinión, «siempre decimos que nuestros mejores potenciales clientes son nuestros clientes actuales porque todo pasa por su satisfacción y cómo ellos hacen nuevas referencias o nos compran más a futuro».

Una de las claves del negocio de VSN es que sus ciclos de ventas superan los 100 días, por lo que la coordinación entre Marketing y Ventas resulta esencial. En ese sentido, «Salesforce ha sido la solución que ha puesto a la compañía en sintonía», afirma el directivo, hasta el punto de que «tenemos cuadros de mando de Operaciones, Marketing, Ventas y Administración que cada dos semanas se actualizan de forma automática y dan visibilidad a la cúpula directiva». Algo muy a tener en cuenta, considerando que VSN puede llegar a gestionar hasta 200 proyectos simultáneos.

Capdevila señala cómo «en Marketing y Ventas conocemos exactamente qué es lo que hace cada uno y atacamos a los clientes de manera conjunta. La comunicación y la sinergia son mucho más rápidas y mucho más eficientes y eso, en consecuencia, mejora mucho el proceso de venta». El objetivo pasa por, o bien acortar esos ciclos de venta o, de no ser así, «conseguir que VSN tenga más peso que sus competidores». Por lo pronto, estos ciclos ya han pasado de 150 días a 120 en un año.

Los resultados de esta sinergia no han tardado en dejarse ver, con un aumento del 10% mensual en el número de leads que se gestionan y, además, una mayor eficiencia en su conversión, con un incremento de un 300% en tan sólo dos años. Ahora, los comerciales ahora son nutridos de información precisa por parte de Marketing, «abordando a potenciales clientes cualificados, sin llamar a puerta fría».

Paralelamente, el número de campañas que ahora es capaz de gestionar el departamento de Marketing de VSN gracias a Salesforce se ha visto incrementado en un 20% y, lo que es aún más importante, con un aumento de su ROI del 33%. De este modo, es posible mantener crecimientos interanuales de la facturación del 5% desde 2009.

Por otro lado, los planes de VSN con Salesforce no terminan aquí. De cara al año que viene, el director de Marketing avanza que «queremos conseguir que los distribuidores, ya sea con el módulo de Comunidades de Salesforce o con implementaciones que hacemos nosotros, pueden también tener visibilidad de las oportunidades que están trabajando, descargando así a los comerciales».

Además, a medio-largo plazo y posiblemente mediante Salesforce Engage, Capdevila también espera poder «monitorizar todas las comunicaciones de los comerciales y que en lugar de tener que escribir emails, utilicen templates aprobadas por Marketing, liberándoles de esa tarea en su día a día».