Cantabria Labs agiliza su operativa en tiempo real con Tableau

Habiendo comenzado su andadura a finales de los años 80, Cantabria Labs se ha convertido en una empresa de referencia en el segmento de la prescripción dermatológica, si bien la compañía española también cuenta con una línea de nutrición médica y otra veterinaria (Stangest).

El laboratorio español ya distribuye sus artículos en más de 85 países, con un gran peso del mercado europeo y filiales propias en España Italia, Portugal y Francia, además de México, China y Marruecos. Con una facturación que ronda los 300 millones de euros, la compañía ha diseñado un plan estratégico con el que espera alcanzar los 500 millones de euros en 2027, lo que da una idea de su ritmo de crecimiento.

Esta estrategia expansiva se levanta sobre la base de «un ecosistema multipaís muy diverso, con tipologías de producto muy distintas entre sí», explica Beatriz Marco, CIO de Cantabria Labs. Con un nivel de fabricación y distribución anual de más de 30 millones de unidades de producto, el objetivo pasa por posicionar al laboratorio en el Top 10 en dermocosmética a nivel europeo, para lo que ha definido una estrategia basada en el dato, confiando para ello en las soluciones de Tableau.

A finales de 2020, Cantabria Labs puso en marcha un ambicioso proyecto que bautizó como GOLD. Detrás de ese acrónimo, se definía el compromiso firme con una cultura del dato que hasta entonces no se había dado de un modo homogéneo en toda la organización. Beatriz recuerda cómo «cada país tenía sus propias soluciones de Business Intelligence (BI), lo que planteaba ciertos problemas, como el hecho de comparar KPIs».

Tal y como explica la CIO, «no existía un lenguaje único» y eso planteaba dificultades a la hora de realizar análisis operativos con los que tomar decisiones de negocio estratégicas. Tableau fue la solución tecnológica que escogió Cantabria Labs para hacer realidad GOLD, cuyo acrónimo hace referencia al Gobierno, tanto a nivel de los procesos como de los controles y la calidad de los datos de la Organización, para asignar a los datos el valor que realmente tienen y poder comparar con autonomía unos con otros.

Asimismo, la Lógica está muy presente en esta iniciativa tecnológica y organizativa, «con una versión homogénea de la información y con un lenguaje único», y destaca la importancia de un repositorio único con una misma arquitectura, «un DataLake que nos permita en el futuro escalar todo, no sólo a la hora de visualizar datos, sino de ir un paso más allá, de aplicar otro tipo de tecnologías que nos automaticen la toma de decisiones».

Así pues, la situación del punto de partida tenía mucho margen de mejora, dado que la organización carecía de procesos relativos al dato para la consolidación mensual de los datos. Algo que chocaba frontalmente con los beneficios que el plan estratégico había definido para GOLD: agilidad, integración y eficacia.

El proyecto con Tableau arrancó inicialmente con Ventas, área además en la que la compañía ya venía utilizando Salesforce Sales Cloud. Beatriz Marco indica que «cada unidad de negocio analizaba sus ventas por marca, país, categoría médica, por cliente… pero cada una lo hacía en su silo, al que enviaba ciertos datos a final de mes». A partir de ahí y a fin de mes se consolidaban los datos, algo que podía implicar en total entre cinco y diez personas repartidas en diferentes países durante dos días, aproximadamente.

Toda esa consolidación era manual, no automatizada, lo que no sólo demoraba el proceso sino que incrementaba los riesgos de error a la hora de realizar comparaciones.

La implantación de Tableau Cloud ha supuesto un punto de inflexión en esta operativa. Sin embargo, antes de alcanzar ese punto en el que es posible acceder a la información en tiempo real a golpe de clic, la CIO destaca algunos retos: «según el país, cada producto se podía llamar de diferente manera, por lo que tuvimos que consolidar los códigos de producto para poder relacionarlos y tener una trazabilidad completa a nivel mundial». Este punto no es baladí, considerando que el catálogo de producto de la compañía contiene casi 10.300 referencias (marca, envase, medidas…) y que, sólo en el mercado español, las referencias de dermoestética ascienden a 298.

«Gracias a Tableau hemos mejorado significativamente la toma de decisiones, pudiendo ver con un clic, respecto a presupuesto y respecto al periodo anterior, en qué marcas hemos crecido, en cuáles decrecimos, todo muy intuitivo», explica Beatriz Marco.

Ahondando en esta cuestión, la responsable describe cómo «hemos ido extendiendo el uso de Tableau a otros ámbitos, como pueden ser los descuentos, para saber si es necesario cambiar o no la política de descuentos». También hemos incluido datos relevantes para el área de Supply chain utilizando algoritmos para realizar previsiones de forecast y análisis de inventarios, lo que también ha supuesto un antes y un después en la gestión operativa.

Otra de las mejoras sustanciales al proyecto GOLD viene de la mano del autoservicio que proporciona Tableau Data Management. Aunque es cierto que España se desmarcaba del resto de las filiales y ya existía un nivel elevado de self-service, habiendo elaborado muchos informes, en el resto de los países la dependencia del departamento de TI era absoluta.

Gracias a Tableau, Beatriz asegura que «la gente ahora es autónoma y puede comparar diferentes datos, con información actualizada diariamente». Esto ha sido posible gracias a la evangelización que se ha realizado de la cultura del dato dentro de la organización. Tras nombrar a los Gold Ambassadors de entre personas de negocio claves, que no sólo ayudaron en un principio a revisar todos los datos, impulsar este cambio cultural fue más sencillo, utilizando para ello canales de dudas y peticiones o enviando boletines con las últimas novedades.

«El usuario de las diferentes unidades de negocio cada vez quiere más», afirma Beatriz, subrayando la importancia de seguir definiendo más usuarios Creator de entre los más de 300 Explorer con que cuenta la compañía.

Así pues, cada unidad de negocio tiene margen para construir sus propios dashboards de datos de cara a su funcionamiento interno. Sin embargo, con el objetivo de democratizar aún más la información sin perder el control del dato, Cantabria Labs no ha descuidado la gobernanza. Con este cometido «se ha creado un BI CoE (Centre of Excellence), concebido como área de excelencia del dato que ayuda a tener unos datos homogéneos, incluirlos en el catálogo, y determinar cómo tenemos que obtener esos datos para el resto de unidades de negocio», indica la CIO.

Al mismo tiempo, el BI CoE también determina cuáles son las fuentes a partir de las cuales de obtienen esos datos, alojándolo todo en el DataLake único para facilitar su acceso. En este mismo sentido, «Tableau permite una mayor seguridad en los datos determinando quién ve qué y cómo», aclara Beatriz Marco. Este BI CoE actúa como una ventana única donde se pueden elevar peticiones de datos que antes eran inviables.

Beatriz Marco pone énfasis en la importancia que ha tenido la implicación de la alta dirección en este proyecto, afirmando que «lo estaban esperando como agua de mayo porque para ellos ver datos en tiempo real es un cambio considerable».

La CIO destaca que «somos grandes usuarios de Salesforce, que junto con el ecosistema Tableau nos ha ayudado mucho a unir mundos, visualizar datos y ganar en una visión 360º tanto del cliente como de la compañía». Parte de esta mejora se traduce en el análisis que se realiza con Tableau de los impactos que se tiene en las comunidades de Cantabria Labs, «permitiendo estar mucho más a su lado del cliente y ejecutar acciones con Pardot con un nivel mucho mayor de personalización».

De cara al futuro, la compañía pretende seguir explotando la potencia de Tableau Cloud descendiendo a un nivel de detalle mucho mayor. Con la crisis actual de la cadena de suministro todo lo relativo a Supply Chain es una prioridad donde «las situaciones que se están produciendo a nivel mundial implican una flexibilidad y una rapidez en la toma de decisiones muy exigentes». En esa andadura, «en esta forma nueva de trabajar para tomar mejores decisiones, nos sentimos muy apoyados por Salesforce y Tableau, abriéndonos los ojos sobre todas las posibilidades que tenemos para cambiar el futuro», concluye Beatriz.

Con 4 grandes áreas como foco ( Ventas, Datos financieros, Supply y ActividadComercial), estas son algunas de las mejoras experimentadas:

• Disminución de 3 días laborables la carga de consolidación de información.
• Datos diarios de las ventas de las filiales en tiempo real.
• 300 usuarios pueden tomar mejores decisiones, lo que supone el 30% de la plantilla.
• Una sola fuente de información y único repositorio
• Todos los de la empresa datos gobernados.