Au cœur du virage pris par Luv2Pak pour équiper les travailleurs de première ligne en ÉPI

DANS REPENSER DEMAIN
 

 

Par Ben Hertzman, directeur de l’exploitation, Luv2Pak

Lorsque la crise a commencé, nous avons très vite réalisé que notre entreprise avait, devant elle, une possibilité unique d’aider et de donner.

Même s’il ne connaît pas notre nom, le consommateur canadien moyen a certainement utilisé nos produits. Nous approvisionnions des entreprises de toute taille en Amérique du Nord en emballages de produits de consommation et de cadeaux, tels que des boîtes-cadeaux et des sacs de magasinage.

Entreprise familiale fondée en 1917, nous possédons une vaste expérience dans l’approvisionnement de biens de haute qualité sur les marchés internationaux. S’il y a une entreprise qui est faite pour importer de l’équipement de protection individuelle (ÉPI), c’est bien nous.

Depuis que l’Ontario nous a sollicités il y a plus d’un mois, nous avons adapté nos activités en conséquence. Nous avons dépêché du personnel sur place en Asie qui, sans relâche, a visité les usines, trouvé des locaux de production et réservé du fret aérien, entre autres. Pendant cette période, nous avons approvisionné le Canada en centaines de milliers de masques, et ce n’est que le début.


S’adapter aux nouvelles technologies


Bien sûr, comme la plupart des entreprises, nous avons dû revoir notre façon de travailler. Conformément à la recommandation du gouvernement concernant la distanciation physique, toute notre équipe travaille désormais en mode virtuel. La « transformation numérique » est une expression qui prend un tout autre sens.

Lorsque nous avons compris que nous pourrions devoir fermer nos bureaux, notre première réaction a été d’acheter des ordinateurs portables aux employés qui n’en avaient pas, et de nous préparer à faire passer tout le personnel en télétravail. Ensuite, il a fallu former ceux qui n’avaient jamais utilisé de logiciel de visioconférence sur le partage d’écran et la collaboration.

Beaucoup de procédures se faisaient sous forme de notes écrites au long sur des feuilles de papier. Nous avons dû changer tout cela pour numériser les documents et utiliser des produits comme DocuSign pour signer les contrats.

Les processus d’affaires les plus essentiels avaient besoin d’applications encore plus spécialisées.

Cela faisait des années que nous avions intégré Salesforce à l’exploitation de notre entreprise. L’approvisionnement en ÉPI n’est pas différent.

Nous utilisons Sales Cloud pour assigner les demandes de masques à un représentant, à mesure qu’elles se présentent. Salesforce nous offre une visibilité essentielle, car l’exécution de ces commandes peut être très complexe.  Satisfaire une commande de 100 unités de stock ne relève pas du même niveau de complexité qu’organiser la fabrication et la logistique d’une série personnalisée de plus de 100 000 pièces. Un outil comme Sales Cloud nous permet de répondre à la demande de façon fluide et transparente pour tous les membres de l’équipe concernés.


S’adapter aux besoins sectoriels


Le secteur de l’approvisionnement médical présente beaucoup de similitudes avec notre entreprise traditionnelle sur le plan de l’ordonnancement de la production et de la gestion de projet, ce que nous faisons depuis plus de 100 ans.

Lorsque vous travaillez avec des fournisseurs, vous devez savoir combien de pièces ils peuvent produire par jour, avec plusieurs usines fonctionnant en parallèle, comment consolider les expéditions et quel est le moyen le plus efficace pour livrer la marchandise au Canada, que ce soit par fret aérien, service de messagerie ou fret maritime accéléré.

Nous utilisons Salesforce pour repérer nos besoins les plus importants, et affecter les bonnes ressources selon notre analyse. Les données nous permettent de nous poser des questions judicieuses qui peuvent avoir une grande incidence sur le résultat final : Faisons-nous appel aux bonnes usines? Le délai d’exécution est-il trop long?

Au-delà de cela, cependant, nous avons été exposés à un tout autre monde. Un monde où nous apprenons constamment de nouveaux règlements et veillons à respecter les normes de Santé Canada. Si vous achetez un sac de magasinage, vous devez mettre en place un contrôle de la qualité avant de quitter l’Asie, mais ce n’est pas comme un appareil médical qui est une question de vie ou de mort. S’assurer qu’un masque ou un ÉPI respecte les normes nécessaires nécessite un tout autre niveau d’attention et de minutie.


S’adapter à de nouveaux modes de gestion


Toute l’entreprise a été mobilisée pour le projet. Il a donc fallu créer des systèmes qui transmettent clairement notre stratégie et nous gardent connectés, surtout avec le télétravail. Il y a des choses que nous ne faisions pas avant, comme les réunions quotidiennes de chaque service. La direction se réunit tous les jours à 12 h, les commerciaux à 8 h 30 et les acheteurs à 10 h.

J’ai aussi appris qu’il faut se montrer plus disponible pour le personnel. Cela revient à poser des questions comme : « Êtes-vous en sécurité? » « Votre famille se porte-t-elle bien? » Nous organisons beaucoup plus d’appels individuels pour vérifier que chacun se porte bien.

Nous nous attendons, chaque jour, à rencontrer un obstacle. Je ne sais pas toujours à quoi il ressemblera, mais je sais qu’il y en aura un. La bonne nouvelle, c’est qu’il n’y a pas encore de situation que nous n’avons pas été en mesure de surmonter. Je ne peux qu’imaginer le quotidien des personnes qui sont en première ligne!

Mais quand on a une visée supérieure, au-delà du quotidien (dans ce cas précis, lutter contre une pandémie mondiale), c’est nécessairement gagnant, à tout point de vue, et le personnel se sent incroyablement investi. Nous nous souviendrons toute notre vie de cette période où nous passions nos nuits à approvisionner les travailleurs de première ligne en masques.

Guide

Le retour au travail sera l'occasion d'un nouveau départ