Améliorer sa productivité est l’un des objectifs récurrents en entreprise. Comment rester efficace tout au long de la journée ? Comment jongler avec des tâches plus ou moins importantes, plus ou moins urgentes ? Alexa Schirtzinger, responsable marketing de contenu chez Salesforce, partage avec vous ses secrets de productivité.

La productivité est mon Graal. Il m’a fallu quelques années pour réaliser ce qui m’apporte le plus de satisfaction : finir ma journée en sachant que j'ai accompli quelque chose, et même « plein de choses » ! Je veux avoir la sensation d'avoir été d’une efficacité optimale.

Pourtant, je ne suis pas productive pendant une grande partie de mon temps. Cela arrive à tout le monde. Il y a ces 20 minutes perdues à gérer des e-mails qui ne nous concernent pas. Cette demi-heure passée dans une réunion qui n'a même pas lieu d'être, à essayer de faire autre chose en même temps (ce qui, soit dit en passant, ne marche pas)...

Alors je n’ai sans doute pas encore atteint le summum de la productivité, mais pour ce qui est de jongler avec plusieurs tâches et des délais serrés, j'ai fait de grands progrès. Et je partage avec vous mes 4 secrets !

 

1. Identifier les priorités

Pour moi, la priorité doit être donnée non seulement aux tâches les plus difficiles, mais aussi à celles qui auront le plus d'impact. Et lorsque je me fixe des priorités, je fais le nécessaire pour m’y tenir, sans pour autant que cela devienne une obsession.

Ainsi, chaque semaine, je fais une liste de priorités. Ensuite, au fur et à mesure que de nouvelles tâches se présentent, j'essaye d'estimer leur degré d’importance pour les intégrer au sein de cette liste. Et si les nouvelles tâches que l'on me demande d’accomplir ne trouvent pas leur place dans mon « top 10 » de la semaine, je n’y consacre ni trop de temps, ni trop d'efforts.

 

2. Adopter les bons outils

Cela peut s'avérer compliqué, mais trouver et utiliser les bons outils change radicalement la donne.

J’utilise par exemple Toggl, une application très intuitive qui permet de mesurer le temps passé sur chaque projet. Il y a aussi Trello, un outil de gestion de projet très utile pour classer des tâches en catégories, gérer les priorités et travailler à plusieurs. Des applications de discussion comme Slack peuvent aussi aider à gérer les e-mails bien plus facilement.

De très nombreux outils sont disponibles sur le marché. L'essentiel est de choisir ceux qui sont réellement intuitifs : c’est la condition indispensable pour en tirer profit !

 

3. Utiliser les outils au maximum

Il est aujourd’hui difficilement imaginable de quitter le bureau et de rester injoignable, pendant un déjeuner ou un rendez-vous professionnel. Toute technologie reste inutile si elle n’est pas mobile ! J’adore d’ailleurs l'application mobile Salesforce1, qui permet d'accéder de manière centralisée à presque tous les éléments professionnels dont j'ai besoin lorsque je ne suis pas à mon bureau : présentations PowerPoint, coordonnées de mes collègues, données de performance, discussion sur Chatter, voire un flux de contenus marketing qui montre ce sur quoi notre équipe est en train de travailler à un instant précis…

Et bien sûr, toutes mes applications externes préférées sont elles aussi mobiles. A quoi sert une liste de tâches à réaliser si on ne peut pas y accéder lorsque l’on est dans les transports, en train de rentrer chez soi ? Il est donc indispensable de s’assurer qu’un outil est mobile avant de l’adopter !

 

4. Toujours conclure par une liste d'actions à entreprendre

Tous ceux qui, comme moi, sont soucieux de leur productivité, vont se sentir concernés par cette règle. Que l’on soit en réunion, à un déjeuner d'affaires ou en train de créer des listes sur un bloc-notes personnel, on perd son temps si l’on n’en déduit pas à chaque fois des actions concrètes à lancer.

À la fin de chaque réunion, j'essaye de faire en sorte que les participants prennent cinq minutes pour se mettre d'accord sur des actions à entreprendre. Si j'en ai le temps, je les ajoute à ma liste de tâches (mobile) et je les intègre à ma liste de priorités.

 

Pour en savoir plus, lisez notre e-book : « 5 astuces de productivité que toute PME doit connaître » !

Cet article a été publié par Alexa Schirtzinger sur le blog Salesforce le 10 juillet 2015