Vous souvenez-vous de la raison pour laquelle vous avez répondu au dernier e-mail que vous avez reçu ? Était-ce en raison de son objet, de son expéditeur ou de la première phrase que vous avez lu ? Cela peut sembler facile, mais écrire un e-mail qui saura obtenir une réponse n'est pourtant pas si simple. C'est même un véritable art.

Chaque jour, nous communiquons avec des personnes de différentes villes, de différents niveaux hiérarchiques et de différents secteurs. Au fil des années et sutout en cette période difficile, nous avons découvert l'importance que peut avoir un simple e-mail et comment il peut contribuer à établir une relation durable et mutuellement bénéfique, que vous travailliez dans le secteur de la vente, du marketing ou de la réussite client.

Dans un tel contexte, vous souhaitez établir de nouvelles relations de qualité pour votre start-up/PME grâce à un e-mail ? Voici cinq étapes à suivre pour perfectionner votre argumentaire par e-mail.

 

Étape n°1 : effectuer des recherches

Avant même de commencer à rédiger votre e-mail, pensez à vous poser les questions suivantes. Qui souhaitez-vous toucher ? Qu'est-ce qui intéresse l'audience que vous avez ciblé ? Quels sont ses centres d'intérêt et préoccupations du moment ?

Lorsque vous ne savez pas exactement à qui vous vous adressez, il est difficile de susciter l'engagement de vos destinataires et plus difficile encore de s'adresser à eux de manière personnalisée. Effectuez des recherches pour en savoir plus sur la personne qui se trouve de l'autre côté de l'écran.

Conseil de pro : les réseaux sociaux peuvent vous donner des informations sur le destinataire de votre e-mail et sur ses dernières réalisations. A-t-il reçu un prix ? A-t-il récemment donné une conférence ? Consultez son profil LinkedIn ou Twitter pour en savoir plus. Vous verrez à l'étape 3 que ces informations peuvent s'avérer très précieuses.

 

Étape n°2 : attirer l'attention avec l'objet de votre message

L'objet est le premier contact du destinataire avec le contenu de votre e-mail, il doit donc donner envie de lire la suite. Il doit être court, engageant et direct, mais suffisamment précis pour informer sur la teneur de l'e-mail.

L'objet donne la première impression et doit donc susciter l'intérêt de votre destinataire pour lui donner envie d'ouvrir l'e-mail. C'est pourquoi il est important de vous assurer qu'il ne donne pas l'impression d'être un spam. Même si vous êtes impatient d'envoyer cet e-mail, n'utilisez pas de points d'exclamation ni de majuscules. Allez plutôt droit au but. Il peut alors être intéressant de poser une question dans l'objet.

Vous avez une raison d'honorer ou de féliciter la personne à qui vous envoyez cet e-mail ? Dans ce cas, vous pouvez l'inclure dans votre objet. Assurez-vous que votre destinataire se sente reconnu et valorisé. 

 

Étape n°3 : établir des points communs

Lorsque vous effectuez de la prospection par e-mail, il est important d'utiliser, dès le départ, les éléments que vous avez en commun avec votre destinataire. Vous n'avez pas le temps d'échanger des banalités, surtout lorsque la capacité d'attention est limitée.

C'est là que vos recherches vont vous être utiles. Si vous avez suivi une intervention de cette personne lors d'un évenement ou que vous avez un contact commun sur LinkedIn, mentionnez-le dans la première phrase. Des études montrent que les e-mails contenant des messages personnalisés ont un taux de réponse 32,7% plus élevé.

 

Étape n°4 : présenter un avantage

En général, la plupart des gens ne répondent pas aux e-mails, et ne les lisent souvent même pas. Pensez à la valeur ajoutée de votre message. Cela ne veut pas dire que votre e-mail doit être flatteur, mais plutôt qu'il doit prendre en compte le temps dont votre destinataire dispose. Envoyez donc un e-mail uniquement si cela présente un bénéfice pour lui.

Si vous invitez cette personne à une conférence virtuelle, expliquez-lui pourquoi il est dans son intérêt de s'y inscrire. Vous pouvez par exemple mentionner les noms d'intervenants importants à ses yeux. Si vous présentez un produit, expliquez de manière factuelle en quoi celui-ci peut aider votre destinataire et sa société dans le contexte actuel. Vous pouvez également partager des témoignages de clients au profil similaire qui ont apprécié le produit. Ce conseil peut se révéler particulièrement utile si vous mentionnez quelqu'un d'influent ou que votre destinataire connaît personnellement.

 

Étape n°5 : exposer clairement votre demande

Votre destinataire doit absolument savoir pourquoi cet e-mail lui a été adressé. Dès le départ, vous devez expliquer clairement pourquoi vous le contactez. Mais ne donnez pas non plus trop de détails ; la plupart des gens parcourent rapidement leurs e-mails. Voici quelques conseils à suivre pour présenter votre demande et être sûr d'obtenir une réponse :

  1. Faites court

  2. Placez votre demande à la fin de votre e-mail, avant votre signature

  3. Formulez-la comme une question

  4. Faites-la tenir sur une seule ligne

Votre objectif est de recevoir une réponse : veillez donc à terminer votre e-mail par une question qui invite le destinataire à y répondre. Si vous souhaitez inclure des détails supplémentaires concernant votre demande, ne donnez que les informations nécessaires, telles que le contexte ou les détails logistiques importants. Vous pourrez toujours donner plus de détails dans un prochain e-mail.

Vous êtes prêt à rédiger votre argumentaire par e-mail ? Utilisez ces conseils pour être assuré d'obtenir une réponse de votre prochain prospect, client ou intervenant.
 

En quête de bonnes pratiques pour créer des e-mails marketing efficaces ? Consultez ce module sur notre plateforme d'apprentissage gratuite, Trailhead.

Pour aller plus loin, découvrez notre guide CRM pour les PME.