Les Glénans

« Tous les collaborateurs utilisent désormais la même base d’informations [...] disponible en temps réel au siège comme dans les cinq bases. »

- Yann Le Lay, Responsable du Pôle adhérents
 

Les Glénans : la passion de la mer, renouvelée

À 71 ans, l’association nautique des Glénans, célèbre pour avoir formé des bataillons de marins, vit une nouvelle jeunesse. En 14 mois, les Glénans ont en effet troqué leur système d'information datant de 1994 contre Salesforce. Depuis, il souffle un vent nouveau au Ponton, son siège parisien comme dans ses 5 bases nautiques dans l’hexagone. 

15 000 stagiaires et plus de 1 000 moniteurs par an

Pas un apprenti marin qui ne connaisse pas Les Glénans, la plus grande école de voile d’Europe. Créée au lendemain de la guerre par un couple, Hélène et Philippe Vianney avec « pour objet de créer, entre les hommes et les femmes de tous les pays, des liens par la mer, de faciliter à tous la connaissance du monde marin et de promouvoir l’engagement bénévole parmi ses membres ».

À plus de 70 ans, l’association accueille toujours avec la même ferveur chaque année quelque 15 000 stagiaires et plus de 1 000 moniteurs bénévoles passionnés de voile en Bretagne et dans le bassin méditerranéen pour un budget annuel de 10,5 millions d’euros et une soixantaine de salariés.

« [...] des problématiques de multinationales, mais en miniature. »

L’année 2017 a été l’occasion pour l’association de repenser son offre et son système informatique au fonctionnement aussi vieillot qu’inefficace fait de saisies manuelles multiples et de tableaux Excel en tous genres. Seul le siège à Paris était informatisé ! Première étape dans la remise à plat de l’architecture des Glénans : l’audit de l’organisation. « Nous avons en effet commencé par recenser les besoins informatiques sur l’ensemble des services, raconte Yann Le Lay, responsable du Pôle adhérents. Il fallait identifier, avec l'aide des collaborateurs, tous les endroits où nous pouvions créer des passerelles entre les métiers. Très vite, il est apparu que nous avions des besoins énormes en regard de notre chiffre d’affaires, des problématiques de multinationales, mais en miniature. »

14 mois entre le go et l'achèvement de la transformation

Les besoins étant listés, restait à trouver la bonne solution. « Dans la shortlist, explique Yann Le Lay, il n’y avait pas beaucoup de solutions. » Très vite, Salesforce s’est imposé. « Ce qui nous a convaincus chez Salesforce, poursuit Yann Le Lay, c’est que nous avions un seul interlocuteur pour plusieurs besoins métiers. L’équipe marketing s’y retrouvait avec sa brique, la compatibilité avec la sienne, avec toujours la même entreprise en face. » Un vrai gain de temps. « On a avancé ensemble avec une somme de petits détails que nous avons réglés au prix d’un intense travail collaboratif », explique encore le responsable du Pôle adhérents.

Avec le recul d’une année, Yann Le Lay se félicite d’abord que la mise en œuvre n’a glissé que d’un seul mois au total, soit 14 mois entre le go et l’achèvement de la transformation. Une performance que le responsable juge « remarquable ». Yann Le Lay a également apprécié la méthode de travail avec tous les mois une phase de réception d’une nouvelle fonctionnalité suivie d’une phase de tests.

Une vue à 360° des adhérents

Premier avantage apporté par Salesforce : « tous les collaborateurs utilisent désormais la même base d’informations avec une vue à 360° des adhérents : niveau de stage, lieu de prises en charge, paiement de la cotisation, règlement des frais de stage... disponible en temps réel au siège comme dans les cinq bases. »

En parallèle de la mise en place de Salesforce, les Glénans réinventent aussi leur offre en créant quatre univers destinés à guider les adhérents vers les activités qui correspondent au mieux à leurs envies : l’apprentissage, les sensations, l’évasion et la déconnexion. Avec un objectif : être davantage qu’une école. Si l’apprentissage reste central, les Glénans veulent également être le lieu de partage d’une expérience, une transmission.

12 newsletters personnalisés par an avec un meilleur taux d'ouverture

Avec une connaissance plus fine de ses adhérents et une offre nouvellement structurée, l’association avait alors comme objectif une communication marketing ciblée. Deuxième avantage apporté par Salesforce : l'envoi de newsletters personnalisées. « L’outil étant suffisamment convivial, nous avons augmenté la fréquence de nos newsletters à 12 par an. Et on fait du cousu main ! », explique de son côté Marta Ferrione, téléconseillère et référente pour la formation interne Salesforce. L’adhérent de 20 ans amateur de planche à voile ne recevra pas la newsletter sur les croisières comme c’était le cas avant où tout le monde était destinataire des mêmes informations. Résultat : un meilleur taux d’ouverture et d'interaction avec les offres proposées.
 

L'équipe dirigeante analyse tout l'information consolidée dans Salesforce

Mais l'utilisation de Salesforce ne s'arrête pas là. Pour faciliter la gestion des stages, permettre une meilleure collaboration avec le siège et améliorer l'expérience des adhérents sur sites, les moniteurs sont également équipés de Salesforce. Et au siège, l'équipe dirigeante analyse tout l'information consolidée dans Salesforce pour gérer la logistique — taux d'occupation des stages, des sites, gestion de la flotte de bateaux des calendriers d'entretien, du ravitaillement... et affiner la stratégie commerciale — ajout ou suppression de stage, promotion pour combler les vides... le tout pour faire vivre la passion de la mer à encore plus d'adhérents chaque année !

Produits utilisés

  • Service Cloud
  • Marketing Cloud
  • Community Cloud
  • Einstein Analytics
 

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