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Nous rejoindreQu'est-ce que la contract lifecycle management (CLM) ?
Imaginez la situation suivante : un commercial gère plusieurs contrats simultanément et fait une erreur sur des détails clés d'un contrat important. Les délais ne sont pas respectés, des problèmes de conformité surviennent, et rapidement, près de la moitié de la valeur du contrat disparaît.
Cette erreur coûte cher et survient fréquemment. Un récent rapport de KPMG révèle que jusqu'à 40 % de la valeur d'un contrat peut être perdue à cause d'inefficacités dans la gestion du cycle de vie des contrats.
Améliorer la gestion du cycle de vie des contrats (CLM) ne consiste pas seulement à mieux organiser les documents. Il s'agit d'établir un processus efficace et reproductible qui booste la productivité, garantit la conformité et soutient la croissance.
Qu'est-ce que le Contract Lifecycle Management ?
La gestion du cycle de vie des contrats (CLM) couvre toutes les étapes, de la création à l'exécution, en passant par le renouvellement d'un contrat. Son objectif est d'assurer l'efficacité, la conformité et une gestion optimale des contrats tout au long de leur cycle de vie. Elle simplifie chaque phase du processus contractuel, améliore le fonctionnement de l'entreprise et renforce les relations avec les clients.
Pourquoi la gestion du cycle de vie des contrats est-elle importante ?
Un processus CLM permet aux équipes de vente de simplifier leurs opérations et de conclure des affaires plus rapidement. Le logiciel CLM standardise le processus contractuel. Ainsi, les vendeurs peuvent se consacrer entièrement à l'engagement client.
Les logiciels CLM centralisent tous les contrats. Ils facilitent ainsi leur accès et leur gestion par les équipes. Les parties peuvent consulter rapidement l'état et l'historique de chaque contrat. Cette fonctionnalité garantit le respect des délais et des étapes clés. Une gestion efficace des contrats accélère le cycle de vente pour les clients et améliore l'expérience globale. Cette transparence renforce la confiance et favorise des relations commerciales durables.
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Avantages du Contract Lifecycle Management
Le CLM ne se limite pas à l'organisation interne ; il transforme profondément votre manière de gérer les affaires. Voici ses principaux avantages :
Gestion efficace des contrats
Le CLM assure un suivi exhaustif de vos contrats. Vous pouvez ainsi connaître leur statut à chaque étape, que ce soit lors de la rédaction, des signatures, des approbations ou des renouvellements. Cette visibilité garantit le respect des échéances et évite tout retard ou oubli des renouvellements. Ainsi, la conclusion des contrats est assurée dans les délais impartis, ce qui permet également de réduire la perte de chiffre d'affaires.
Amélioration de la conformité et de la gestion des risques
Les logiciels CLM (voir ci-dessous) suppriment les étapes coûteuses et obsolètes comme l'envoi de documents par la poste ou le recours à des services de coursiers pour obtenir des signatures physiques. Tout devient digital, avec des détails standardisés et automatisés. Votre équipe évite ainsi l'examen manuel de chaque contrat, ce qui accélère les délais et réduit considérablement les coûts administratifs. Le temps ainsi gagné permet à votre équipe de se concentrer davantage sur l'engagement des clients et la croissance de l'entreprise.
Augmentation de la productivité et réduction des coûts administratifs
Les logiciels CLM (voir ci-dessous) suppriment les étapes coûteuses et obsolètes comme l'envoi de documents par la poste ou le recours à des services de coursiers pour obtenir des signatures physiques. Tout devient digital, avec des détails standardisés et automatisés. Votre équipe évite ainsi l'examen manuel de chaque contrat, ce qui accélère les délais et réduit considérablement les coûts administratifs. Le temps ainsi gagné permet à votre équipe de se concentrer davantage sur l'engagement des clients et la croissance de l'entreprise.
Comment fonctionne un logiciel de gestion du cycle de vie des contrats ?
Les logiciels CLM transforment la gestion des contrats en automatisant et en simplifiant chaque étape. Voici comment ils optimisent ce processus :
- Rédaction de contrats : après avoir sélectionné le modèle, personnalisez-le pour qu'il reflète les termes de l'accord. Ajoutez, modifiez ou supprimez des clauses selon vos besoins, et le programme vérifiera automatiquement les erreurs ou incohérences. L'intégration d'un logiciel CPQ (Configure, Price, Quote) à ce stade permet de générer automatiquement les détails relatifs aux produits et aux prix en fonction de règles de vente et de tarification prédéfinies. Cette opération garantit l'exactitude des aspects financiers, adaptés aux besoins du client, tout en réduisant le risque d'erreurs liées à la saisie manuelle des données.
- Automatisation des processus : le CLM automatise les ventes en dirigeant les contrats vers les étapes d'approbation nécessaires. Il s'assure que les bonnes personnes examinent et approuvent chaque contrat dans les délais, ce qui accélère le processus.
- Signatures électroniques : les fonctions de signature électronique intégrées permettent de signer les contrats de manière digitale. Cette fonctionnalité élimine ainsi la nécessité de recourir à des documents physiques. Cette approche accélère donc considérablement la finalisation des contrats.
- Suivi et alertes : après la signature des contrats, le logiciel suit leur évolution et envoie des rappels pour les dates clés, comme les renouvellements ou les évaluations de performance. Il garantit ainsi la conformité et la mise à jour de tous les éléments.
- Analyses et rapports : tout au long du cycle de vie du contrat, le logiciel CLM collecte des données sur les performances et la conformité, qu'il utilise pour produire des rapports et des analyses détaillés. Ces insights vous permettent de mesurer l'efficacité des contrats, d'identifier les domaines à améliorer et d'ajuster vos stratégies et processus contractuels.
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Comment la gestion du cycle de vie des contrats favorise-t-elle la croissance des ventes et du chiffre d'affaires ?
Le logiciel CLM dépasse la simple gestion des contrats et offre un puissant levier pour augmenter votre chiffre d'affaires. Voici comment :
- Accélérez la conclusion d'affaires : le logiciel CLM accélère le processus contractuel, de l'ébauche à la signature, et permet de conclure des affaires plus rapidement. Cette efficacité facilite les renouvellements pour vos clients et entraîne des taux de renouvellement plus élevés. La conclusion rapide des affaires permet également de libérer des liquidités. Cette situation offre la possibilité d'investir dans la génération de nouvelles pistes et de saisir de nouvelles opportunités de vente.
- Améliorez la précision des contrats : les modèles automatisés et les processus standardisés permettent d'éviter les erreurs susceptibles de ralentir ou de compromettre les affaires. Des contrats précis réduisent les coûts tout en renforçant la confiance et la satisfaction des clients, éléments essentiels pour établir des relations durables et favoriser la récurrence des affaires.
- Créez une meilleure expérience client : le logiciel CLM simplifie et optimise votre processus de gestion des contrats. Un processus plus fluide améliore l'expérience de toutes les parties impliquées. L'expérience positive ainsi obtenue renforce la confiance, satisfait les clients et augmente les ventes.
- Fournissez des insights stratégiques : l'analyse des clauses contractuelles et de leurs résultats permet à votre équipe d'identifier les pratiques les plus efficaces. Par exemple, si les données montrent que les clients qui acceptent de recevoir des bilans d'activité trimestriels (QBR) renouvellent leur contrat 50 % plus souvent, votre équipe peut se concentrer sur l'intégration de clauses QBR dans les futurs contrats pour renforcer les relations clients et augmenter les taux de renouvellement.
3 étapes du processus de Contract Lifecycle Management
Comprendre le processus CLM est crucial pour garantir l'élaboration, la négociation et l'approbation efficaces de vos contrats. Examinons en détail chaque étape.
Étape 1 : Création du contrat
Commencez par rédiger votre contrat en utilisant des modèles intégrant des clauses et des conditions pré-approuvées pour assurer dès le départ la conformité et l'alignement avec les objectifs commerciaux. Par exemple, votre équipe peut s'appuyer sur un modèle standardisé qui inclut les conditions juridiques, les structures tarifaires et les accords de niveau de service (SLA) prédéfinis. Ces modèles permettent d'ajuster rapidement des éléments spécifiques, comme l'étendue des services et les détails relatifs au client, sans avoir à tout recommencer à chaque fois.
Une fois le contrat rédigé, il passe à la phase de négociation. Les conditions sont alors discutées et ajustées en fonction des retours du service juridique, du service financier et du client. Une gestion efficace du cycle de vie des contrats permet de suivre chaque modification. Si un client demande un changement dans l'accord de niveau de service ou les conditions de paiement, ces ajustements sont facilement documentés et identifiés. Cette transparence permet à toutes les parties de suivre l'évolution des conditions et facilite la conclusion de l'accord. Ensuite, le contrat est acheminé pour approbation interne, un processus que l'automatisation du cycle de vie des contrats peut prendre en charge.
Étape 2 : Exécution
Une fois que toutes les parties acceptent les termes de l'accord, le contrat est envoyé, par voie électronique, pour signature. Cette étape marque l'exécution du contrat. Il est également recommandé de mettre en place une solution de stockage centralisée et accessible qui permettra à toute personne concernée de consulter le contrat à tout moment lors des étapes ultérieures.
Étape 3 : Après l'exécution (livraison)
La dernière étape du cycle de vie du contrat consiste à surveiller la conformité et les performances par rapport aux conditions une fois le contrat en vigueur. Cette étape garantit le respect des obligations et identifie les besoins de renouvellement ou d'audit. Une solution CLM efficace permet d'accomplir cette tâche essentielle. De plus, les analyses pertinentes sont produites à ce stade du cycle de vie du contrat.
Comment mettre en œuvre la gestion du cycle de vie des contrats
Le CLM a le potentiel de transformer la manière dont votre organisation gère ses contrats et de rendre ce processus plus efficace. Voici quelques bonnes pratiques à suivre lors de la mise en place de votre processus CLM.
Identifiez vos problèmes
Commencez par identifier les lacunes de votre système actuel de gestion des contrats pour réussir la mise en place d'un processus CLM. Vous devez comprendre vos problèmes avant de pouvoir créer un processus CLM personnalisé qui vous permettra de les résoudre. Lors de l'élaboration du processus, concentrez-vous sur les problèmes qui génèrent des retards et des goulets d'étranglement, tels que les délais de signature, les erreurs lors de la rédaction ou la vérification précise de la conformité.
Impliquez les parties prenantes et définissez des objectifs clairs
Pour réussir la mise en œuvre, constituez une équipe diversifiée. Impliquez les parties prenantes de votre organisation, telles que les équipes de vente, juridiques et financières, pour comprendre leurs besoins. Assurez-vous que le système répond adéquatement aux exigences de chaque équipe. Définissez ensuite des objectifs clairs pour votre processus CLM, comme l'accélération du cycle de vente, la réduction des erreurs ou l'amélioration de la conformité. Une approche collaborative garantit que le système répondra aux besoins de l'organisation. Elle facilite aussi son adoption et son intégration.
Choisissez le bon logiciel CLM
Choisissez une solution CLM adaptée à vos besoins et suffisamment flexible pour évoluer avec votre entreprise. Le logiciel doit s'intégrer à vos autres outils, comme votre CRM et votre système financier. Cette intégration simplifie la saisie des données et réduit les erreurs. Pour plus d'informations, consultez les détails ci-dessous.
Standardisez vos processus
Mettre en œuvre un logiciel ne suffit pas à garantir votre succès. Commencez par définir des bonnes pratiques et des processus robustes alignés sur les objectifs commerciaux. Ensuite, élaborez une solution technologique qui répond spécifiquement à vos besoins. Cette solution doit garantir la cohérence ainsi que la conformité pour l'ensemble des utilisateurs.
Assurez l'adoption et le succès à long terme
La réussite de la mise en place d'un nouveau processus et système passe par son utilisation. Tous les utilisateurs de l'organisation doivent recevoir une communication claire, une formation adéquate et un soutien constant durant toute la période de mise en œuvre. Suivez régulièrement les performances des processus et du système installés. Puis, apportez les ajustements et améliorations nécessaires pour qu'ils continuent à répondre à vos besoins sur le long terme. L'évolution de votre entreprise exige un système capable de suivre cette dynamique.
Fonctionnalités clés des logiciels de Contract Lifecycle Management
Un logiciel CLM performant vous aide à rationaliser votre processus de vente et à augmenter votre efficacité. Voici quelques fonctionnalités essentielles qui peuvent véritablement faire la différence :
- Intégration d'un CRM : choisissez un logiciel CLM compatible avec votre système CRM. Cette intégration vous permettra de gérer les contrats directement là où vous interagissez avec les clients. Regrouper toutes les données clients en un seul endroit simplifie la gestion des renouvellements et le suivi des relations.
- Modèles : votre logiciel CLM doit inclure des modèles de contrats pré-approuvés pour accélérer le processus, assurer la cohérence et éviter les erreurs.
- Signatures électroniques : les fonctionnalités qui accélèrent le processus d'approbation, comme les signatures électroniques, sont cruciales pour conclure des affaires plus rapidement. Réduisez les délais et simplifiez le processus d'approbation pour toutes les parties impliquées.
- Obligations et suivi des performances : les outils de gestion des contrats vous permettent de suivre précisément les accords conclus et de contrôler leur progression. Ils permettent de repérer rapidement les problèmes potentiels et de s'assurer que toutes les parties restent alignées.
- Outils de collaboration : la négociation des contrats devient plus simple lorsque chaque partie prenante peut apporter des modifications et en assurer le suivi directement dans le logiciel. En permettant à tous de voir les ajustements en temps réel, les accords se concluent souvent plus rapidement.
- Automatisation : accélérez les mises à jour et les renouvellements de contrats grâce à l'automatisation. Un système qui garantit des contrats toujours à jour élimine les mises à jour manuelles et réduit le risque d'erreurs.
- Alertes et notifications : créez des rappels automatisés pour les dates clés et les obligations, afin d'être alerté lorsqu'une attention ou une action est nécessaire. Cette fonctionnalité fait partie intégrante de l'automatisation.
- Référentiel centralisé : le logiciel CLM doit offrir un stockage sécurisé et consultable de tous les contrats, ou permettre l'utilisation de votre système CRM intégré pour cette fonctionnalité.
- Analytique et reporting : le logiciel CLM doit inclure des fonctionnalités avancées de reporting pour suivre l'exécution des contrats et les métriques de conformité. Ces outils permettent de communiquer efficacement vos résultats à tous les niveaux de l'organisation.
Comment choisir la meilleure technologie de vente
La plupart des équipes de vente préfèrent les technologies qui leur fournissent plus de données qu'elles n'en saisissent. Elles apprécient particulièrement celles capables d'effectuer des recherches à leur place, de leur fournir des informations qu'elles n'ont pas ou d'intégrer des données qu'elles auraient autrement dû rechercher dans un autre système. Les commerciaux étant souvent en déplacement, tout outil doit généralement inclure une solide composante mobile.
Choisir la meilleure technologie de vente dépend des besoins spécifiques de votre équipe. Analysez la manière dont vos collaborateurs vendent pour identifier les fonctionnalités indispensables. Prenez en compte les éléments suivants :
- Fonctionnalités : déterminez si l'outil répond immédiatement à vos besoins essentiels ou s'il exige (et permet) une personnalisation pour s'intégrer à des systèmes et processus propriétaires. Déterminez également le niveau de soutien administratif requis par l'outil. Nécessite-t-il des compétences ou des ressources externes à l'équipe ?
- Simplicité d'utilisation : analysez l'offre avec un professionnel de la vente expérimenté, qui utilisera le logiciel. Évaluez la formation requise pour une utilisation immédiate et une adoption durable à long terme. Vos commerciaux doivent pouvoir se lancer avec un minimum de formation et de maintenance. L'utilisateur final est le mieux placé pour déterminer si l'outil sera réellement utile ou s'il risque de créer de nouveaux blocages.
- Intégration : quels autres outils composent votre pile technologique de vente actuelle ? Des API prédéfinies permettent-elles de connecter le nouveau système ?
- Évolutivité : l'outil doit pouvoir s'adapter et évoluer au fil du temps, tout en gérant une augmentation de la charge de données.
- Temps de disponibilité : une considération essentielle lors de l'adoption d'un nouveau logiciel concerne les interruptions. Toute interruption empêche l'équipe de vente d'utiliser l'outil, ce qui a un impact direct sur la productivité et le chiffre d'affaires.
- IA et automatisations : l'automatisation des tâches et l'intégration de l'IA offrent des solutions évidentes pour gagner ou récupérer du temps. Évaluez la maturité et la sécurité de l'IA dans chaque outil potentiel, et comprenez bien la simplicité ou la complexité de la mise en place d'automatisations efficaces.
- Références et avis des clients : faites vos recherches. L'avis des responsables commerciaux et des vendeurs compte, mais consultez aussi les retours clients en ligne et demandez aux fournisseurs potentiels de vous mettre en relation avec d'autres clients de votre secteur.
- Service client : évaluez le niveau de soutien disponible pour l'adoption de la nouvelle technologie. La courbe d'apprentissage est abrupte et l'adoption nécessite l'aide d'équipes extérieures ? Assurez-vous que cette technologie s'aligne sur les objectifs stratégiques de l'entreprise, bénéficie du soutien de la direction et s'intègre parfaitement à la pile technologique actuelle.
- Analytique et reporting. L'outil envisagé doit offrir un accès facile aux insights sur les données qu'il gère. Même si le reporting est souvent une fonctionnalité standard, déterminez si l'outil comble un manque en matière de reporting ou s'il se connecte à d'autres outils d'analyse utilisés par votre équipe. Au minimum, il doit fournir les métriques essentielles pour votre équipe de vente.
La prochaine étape de la gestion du cycle de vie des contrats
L'IA et l'apprentissage automatique rendent les logiciels CLM encore plus performants. Les entreprises bénéficient ainsi d'une capacité accrue à analyser et gérer les contrats. De plus, ces technologies permettent d'anticiper les exigences légales et les évolutions du marché. Investir dans un CLM vous permettra d'optimiser vos opérations et de consolider vos relations avec les clients. Passez donc à l'étape suivante : évaluez vos processus actuels, identifiez les points à améliorer et apportez les ajustements nécessaires. Assurez-vous ainsi que les contrats ne freinent jamais votre activité.
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