I dipendenti trascorrono più di un terzo del loro orario di lavoro in riunione. Con così tante riunioni sui nostri calendari, come possiamo assicurarci che continuino a essere produttive e significative?

La verità è che tenere una riunione può essere uno strumento inestimabile per la produttività e la collaborazione, ma sappiamo tutti cosa si prova quando si perde il controllo della situazione. So che quando apro il mio calendario la domenica sera per guardare la settimana che mi aspetta, spesso vedo che è completamente pieno. È pazzesco! La mia settimana è completamente piena di riunioni prima ancora che inizi.

Con molti dipendenti, soprattutto in ambito tecnico, che affrontano ambienti aziendali in cui vige una mentalità "fail-fast", è probabile che si organizzi una riunione ogni volta che si presenta un problema. Ma ciò che non sempre capiamo è che la cultura delle riunioni è spesso legata alla cultura del team. Perciò, valuta in che modo l'adozione di un approccio rinnovato alle riunioni da parte del team potrebbe creare un impatto positivo in altre aree, migliorando in definitiva il morale e la produzione del team stesso.

Ecco alcuni suggerimenti da considerare la prossima volta che fissi una riunione sul calendario:

1. Assicurati che sia presente un programma, attieniti ad esso e concludi la riunione una volta trattati tutti i punti del programma.

Io mi impongo di accettare solo le riunioni che vengono inserite nel mio calendario con un programma e un obiettivo definiti. Le riunioni senza un programma chiaro diventano "chiacchiere" e, anche se considero importante l'interazione con i colleghi, senza un obiettivo chiaro non facciamo che sprecare un momento di collaborazione prezioso. I programmi consentono inoltre ai partecipanti di riflettere sui concetti chiave e di elaborare le proprie idee, domande e feedback in anticipo rispetto alla riunione, rendendola più significativa quando si svolge.

2. Sbarazzati della mentalità della riunione di un'ora.

Le riunioni dovrebbero essere abbastanza lunghe da raggiungere i loro obiettivi principali, ma non durare così a lungo da permettere che si vada fuori tema. Spesso mi capita di vedere riunioni programmate di un'ora perché l'impostazione predefinita del calendario è di bloccare un'ora. Siamo realisti: per fare il punto della situazione ogni settimana o ogni due settimane su un argomento ricorrente probabilmente il team non ha bisogno di un'ora. Alcune delle parole più belle che ti potrà mai capitare di sentire alla fine di un incontro sono queste: "Restituiamo a tutti questi 10 minuti". Non sentire il bisogno di riempire tutto il tempo se hai già compiuto ciò che hai deciso di fare.

3. Perché hai organizzato la riunione? E tutte le parti necessarie sono presenti?

Chiediti sempre: questa riunione ci aiuta a lavorare verso obiettivi comuni o un singolo obiettivo? Chi deve intervenire per raggiungerlo? Solo perché una riunione ricorrente è in calendario, non significa che non debba essere annullata nel caso non ci fosse nulla di nuovo da rivedere durante una settimana fiacca o le persone che devono prendere una decisione non possano partecipare. Tuttavia, tieni presente che le riunioni importanti non sono solo quelle incentrate sui tuoi obiettivi aziendali. Per i grandi team, in particolare quelli globali, le riunioni sono preziose per costruire relazioni e instaurare un clima di fiducia tra i componenti.

4. Tieni in considerazione le riunioni telefoniche.

Il mio team è internazionale e ciò significa che i nostri incontri si svolgono sia virtualmente sia di persona. Tuttavia, adottare un approccio globale alle riunioni non significa solo configurare una sala conferenze virtuale o aggiungere un link di Google Hangouts. Talvolta, significa pianificare riunioni in orari che siano comodi per diverse aree geografiche, e questo non sempre è facile. Per quanto riguarda il mio team, qualcuno è sempre online al di fuori del normale orario di lavoro e, quando è possibile, cerchiamo di alternarci per ridurre il disagio. Inoltre, parlare in una riunione quando non si è presente di persona può essere problematico. Dopo averlo sperimentato personalmente, ho deciso di chiedere ai membri del team remoto il loro contributo prima di aprire la discussione ai partecipanti. In questo modo si crea uno spazio in cui è meno probabile che si parli l'uno sull'altro e che rende più facile per tutti essere ascoltati.

5. Cerca di essere presente.

E questo porta al punto finale che è forse quello più importante: essere presente. Dire "no" a quell'urgenza  multitasking può essere difficile e, lo ammetto, a volte anche io faccio più cose insieme. Ma mi assicuro che il mio team mi ammonisca al riguardo. Il multitasking è spesso sintomo di una riunione per la quale è stata pianificato un tempo molto più lungo del necessario (vedi n. 2). Non è possibile impegnarsi in modo serio su due cose contemporaneamente. Sii presente per offrire il massimo valore alla riunione ed evitare di distrarre chi ti circonda. Se emerge qualcosa di veramente urgente, esci dalla stanza o riprogramma l'incontro in un altro momento. Per riassumere, scoprirai che se inizi a pianificare riunioni della durata ideale e con le giuste parti interessate, concentrarsi sarà più facile.

Migliora la cultura della tua riunione, migliora la produttività del tuo team

Noi di Salesforce, quando  parliamo della nostra tecnologia e dei nostri prodotti con i clienti, siamo sempre concentrati sull'aumento della produttività e della collaborazione nelle loro organizzazioni. A volte, dobbiamo solo ricordare a noi stessi di considerare la nostra riunione allo stesso modo. Spero che queste prassi per le riunioni che ho elencato ti aiuteranno ad aumentare la produttività e il significato al tuo lavoro. Per me è stato così quando le ho messe in atto.

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Jamie Domenici è Global Vice President per l'adozione dei clienti e il marketing di  Success Cloud in Salesforce. In questo ruolo, ha la responsabilità di guidare tutta la strategia di marketing a supporto dell'adozione di Salesforce e dei servizi di consulenza che aiutano i clienti di Salesforce a diventare Trailblazer.