ACCADEMIA ARTISTI

 
Cliente Salesforce dal 2018
 
 

Accademia Artisti mette in scena i vantaggi della trasformazione digitale

Diventare attore: un sogno che accomuna tantissimi ragazzi e ragazze. Ogni mese oltre tremila di loro contattano Accademia Artisti, mossi dalla speranza del successo televisivo e attratti da un’offerta formativa unica in Italia. Fondata da Carlo Fuscagni, già direttore di Rai Uno e presidente di Cinecittà Holding, e presieduta da Rita Statte, attrice e produttrice cinetelevisiva, Accademia Artisti offre agli allievi esperienze pratiche su un vero set e vanta un corpo docente di altissimo livello - comprendente sia professionisti noti perlopiù agli addetti ai lavori, sia personaggi famosi come Eleonora Giorgi e Luca Ward. 

Come per ogni realtà educativa privata, anche per Accademia Artisti i candidati interessati alla formazione sono al tempo stesso potenziali allievi e potenziali clienti. Ma a differenza di altre scuole, questo istituto ha la necessità di selezionare drasticamente le candidature, che sono in media dieci volte più numerose dei posti disponibili nei propri corsi. Per Accademia Artisti, quindi, il concetto di ‘customer-centricity’ si traduce in primo luogo in un processo di selezione complesso, reso ora più efficiente dall’adozione di Salesforce.

“Salesforce ha aumentato notevolmente la produttività delle nostre risorse incaricate di selezionare le candidature, assicurando al contempo una maggiore conversione di quelle più promettenti. Elemento centrale della nostra trasformazione digitale, Salesforce ci ha anche aiutato ad adattarci alla pandemia da Covid-19, permettendoci di acquisire un vantaggio competitivo”, ha detto Alessia Agrosì, CRM & Marketing Manager di Accademia Artisti.

 

Salesforce ha aumentato notevolmente la produttività delle nostre risorse incaricate di selezionare le candidature, assicurando al contempo una maggiore conversione di quelle più promettenti. Elemento centrale della nostra trasformazione digitale, Salesforce ci ha anche aiutato ad adattarci alla pandemia da Covid-19, permettendoci di acquisire un vantaggio competitivo”

Alessia Agrosì | CRM & Marketing Manager, Accademia Artisti

Il ruolo di Service Cloud nella prima selezione dei candidati svolta dal call center.

Accademia Artisti ha scelto Salesforce nel 2018, convinta dall’approccio Customer 360 e dalle esperienze positive di tante altre realtà del settore educativo. Subentrata successivamente come responsabile del progetto, Agrosì ha potuto subito mettere a frutto la conoscenza della piattaforma Salesforce acquisita nel corso dei propri studi universitari e – da vera Trailblazer - ha dato vita ad un processo di totale trasformazione digitale dell’azienda privilegiando le soluzioni basate su cloud.

La trasformazione ha toccato in primo luogo il processo di selezione delle candidature. Elemento centrale della piattaforma Customer 360 adottata da Accademia Artisti, Service Cloud acquisisce i dati che i candidati inseriscono nel modulo presente nel sito web dell’Accademia e li rende immediatamente disponibili agli operatori del call center aziendale. Questi ultimi provvedono poi a richiamare i candidati per sottoporre a ciascuno di loro una serie di domande e un test psicoattitudinale, per valutarne attitudine e motivazione. Le indicazioni così ottenute, registrate in Service Cloud, consentono agli operatori del call center di assegnare delle priorità per ricontattare tempestivamente i candidati più promettenti, fino a fissare gli appuntamenti per la successiva selezione condotta dai ‘responsabili di ammissione’.

“Gli allievi del nostro corso base devono avere innanzitutto voglia di studiare e caratteristiche adatte all’apprendimento”, ha spiegato Agrosì. “Con Service Cloud, la produttività del nostro call center è aumentata notevolmente, non solo in termini quantitativi – contatti più rapidi, maggior numero di appuntamenti fissati - ma anche qualitativi. Possiamo cioè concentrare le nostre risorse sui candidati migliori”.

Rimuovere i silos informativi.

Con Sales Cloud, Accademia Artisti ha anche abbattuto le barriere che in passato separavano le diverse divisioni dell’azienda: la piattaforma è utilizzata infatti non solo dagli operatori del call center, ma anche dagli addetti del back office e dai ‘responsabili di ammissione’, in tutto ventidue persone che ora condividono i dati dei candidati e contribuiscono ad aggiornarli. 

Per quanto riguarda la seconda fase della selezione, l’integrazione resa possibile da Salesforce consente ora di trasferire in modo automatico ai ‘responsabili di ammissione’ le liste degli appuntamenti fissati dal call center; in passato, invece, questo passaggio richiedeva l’estrazione di una lista di dati e l’impiego di un foglio Excel.

La piattaforma Salesforce al servizio dei ‘responsabili di ammissione’.

La selezione condotta dai ‘responsabili di ammissione’ consiste in un colloquio che comprende anche un provino di recitazione, il cui esito – insieme alle informazioni psicoattitudinali raccolte dal call center – consente di determinare l’idoneità del candidato.

I candidati che superano anche questa seconda selezione assumono lo status di potenziali clienti (prospect) e costituiscono quindi altrettante opportunità che ciascun ‘responsabile di ammissione’ è chiamato a convertire in iscrizioni ai corsi.

Il ricorso a colloqui via webcam – dovuto, come vedremo in seguito, alla pandemia da Covid 19 – ha portato ad un netto aumento del numero di opportunità da gestire; per farlo, ora i ‘responsabili di ammissione’ possono contare su una serie di report appositamente creati da Agrosì tramite Salesforce. Una community basata su Experience Cloud, espressamente dedicata ai ‘responsabili di ammissione’, consente inoltre alla direzione aziendale di monitorare facilmente i risultati del loro lavoro.

“Con Salesforce, ora la produttività dei nostri responsabili di ammissione è aumentata e abbiamo una completa visibilità sulla loro attività, mentre in passato questo controllo era molto difficoltoso”, ha sottolineato Agrosì.

Coltivare le candidature migliori con l’aiuto di Pardot.

Uno dei fattori che entrano in gioco nella conversione dei ‘prospect’ verso lo status di allievi iscritti è l’ammontare della retta mensile, che viene comunicato ai candidati al termine del colloquio-provino. Dopo il colloquio, quindi, la scuola ha la necessità di coltivare le candidature migliori, un’attività di ‘lead nurturing’ che sarà presto automatizzata grazie a Pardot.

“Con Pardot potremo inviare automaticamente a tutti i candidati già selezionati la nostra newsletter e messaggi di sollecito per invitarli a procedere con l’iscrizione. Potremo anche raccogliere informazioni sui loro customer journey (le pagine web visitate, l’apertura dei nostri messaggi email) e decidere se inviare loro una nuova offerta economica. Pardot renderà tutto questo processo molto meno oneroso e più efficace, pertanto ci attendiamo un netto aumento del tasso di conversione da ‘prospect’ a iscritto”, ha sottolineato Agrosì.

La trasformazione digitale e la pandemia da Covid-19.

La piattaforma Salesforce è l’elemento centrale di una trasformazione digitale che ha coinvolto tutte le attività di Accademia Artisti e che è stata realizzata con il valido aiuto di un partner IT. Service Cloud è stato integrato con altri due sistemi: le piattaforme ‘Totara Learning’ per la parte didattica e ‘Fatture in Cloud’ per la fatturazione. Accademia Artisti, inoltre, utilizza anche Inbox per importare in Salesforce i messaggi Gmail diretti agli utenti di Service Cloud.

La trasformazione digitale si è rivelata essenziale per abilitare forme di lavoro a distanza, indispensabili nel periodo della pandemia da Covid-19. I collegamenti video hanno permesso ai ‘responsabili di ammissione’ di svolgere da casa i colloqui-provini, mentre la realizzazione di una ‘Virtual Academy’ ha consentito ai docenti di svolgere a distanza la parte teorica dell’attività didattica. L’accesso remoto alla piattaforma Salesforce, inoltre, ha permesso a tutti di monitorare e aggiornare le informazioni restando a casa.

“All’inizio ci sono state delle resistenze, ma poi tutti si sono ricreduti. In fondo la webcam è una telecamera, uno strumento familiare per chi opera nel mondo della televisione”, ha raccontato Agrosì. “In quanto fattore abilitante della nostra trasformazione digitale, Salesforce ci ha anche aiutato a reagire meglio alla pandemia e quindi ad acquisire un vantaggio competitivo in questo periodo così particolare”.

Un progetto in divenire.

Come una fiction televisiva di successo, anche il progetto di trasformazione digitale di Accademia Artisti avrà un seguito. L’azienda, infatti, ha in programma di ampliare ulteriormente la propria piattaforma Customer 360 con l’adozione di Advertising Studio e Social Studio. “Con Social Studio contiamo di rendere molto più efficiente il nostro monitoraggio dei social media, soprattutto per quanto riguarda il ‘sentiment’. È un aspetto importante per diffondere il giusto messaggio: Accademia Artisti è una scuola che offre una formazione esclusiva, non è un’agenzia di collocamento”, sottolinea Agrosì.

Salesforce aiuterà Accademia Artisti anche nel previsto ampliamento della propria offerta formativa - già oggi comprendente anche corsi di doppiaggio, storia del cinema, dizione - che verrà presto estesa al canto e a tutte le competenze oggi necessarie per la professione di cantante. Questa nuova attività porterà ad un ulteriore aumento delle candidature e richiederà l’inserimento di nuovi ‘responsabili di ammissione’.

A due anni dall’adozione della piattaforma Salesforce, Alessia Agrosì può tracciare un bilancio positivo della trasformazione digitale fin qui realizzata da Accademia Artisti. “Con Salesforce abbiamo raggiunto l’obiettivo di una maggiore centralità dell’allievo, il nostro cliente, migliorando la collaborazione tra tutti i reparti aziendali e la produttività. Abbiamo inoltre aumentato la nostra resilienza di fronte a problemi come la pandemia da Covid-19”, ha concluso Agrosì.

 
 

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