近年、働き方改革の一環としてテレビ会議の活用が注目されています。ここでは、テレビ会議とWeb会議の違いや、それぞれのメリット・デメリットについてご説明します。導入するか否かを決める上での要点をピックアップしていますので、今後の取り組みに向けた検討材料の1つとして、ぜひご覧ください。

 

導入が進む「テレビ会議」「Web会議」とは

テレビ会議とWeb会議は、いずれも遠隔会議を可能とするシステムを指して使われる言葉ですが、利用人数や環境構築の点で違いがあります。
 

・テレビ会議

テレビ会議は、数百名に及ぶ大規模な参加者を集めて会議を行うときに有効なシステムです。会議室にテレビ会議専用の機器を設置することで、高いクオリティの映像による意思伝達を可能としています。

・Web会議

Web会議は、数人~十数人ほどの遠隔会議に適したシステムです。専用の機器を必要とせず、所有しているパソコン・スマートフォンなど、身近なデバイスを流用できる手軽さが特長です。

 

テレビ会議・Web会議を導入するメリット

テレビ会議・Web会議を導入することにより、主に以下のようなメリットが期待できます。
 

・移動コストの削減ができる

移動費や宿泊費といった経費を使って集合し会議を行っていたようなケースでは、テレビ会議・Web会議の導入により大きなコスト削減が期待できます。

・不測の事態が起きても対応できる

物理的に集まって会議をするケースと比較して、テレビ会議・Web会議は不測の事態への対応力が高いといえます。交通渋滞や人身事故による公共交通機関の遅延、自然災害などの影響をほとんど受けません。

・場所に囚われずに働くことができる

テレビ会議・Web会議を活用すれば、各参加者が自宅にいても意思伝達ができるようになります。そのため、リモートワークやテレワークなど、場所に囚われず働くための環境構築に役立ちます。

・対面に近いコミュニケーションができる

チャットやメール、音声通話では相手の表情を読み取れません。文字のコミュニケーションは対面のコミュニケーションに比べて相手の意図を汲み取りにくく、何らかの齟齬が生じるケースも多々ありますが、顔が見えることにより情報量が増え、双方の理解を深めることができます。

 

テレビ会議・Web会議を導入するデメリット

テレビ会議・Web会議にはそれぞれ異なるデメリットがあります。どちらの遠隔会議システムを利用するのかを判断する際の検討材料にしてみてください。
 

・テレビ会議のデメリット

まず、テレビ会議のデメリットをご説明します。

  - 導入・維持にコストがかかる

テレビ会議は専用機器や工事が必要となり、多額の初期費用がかかります。また保守費用も発生するため、多くのコストを要します。

・Web会議のデメリット

Web会議のデメリットは、以下の2つです。

  - テレビ会議と比較すると質が落ちる

テレビ会議に比べて環境構築にかかるコストが少ない一方、通信の品質はやや落ちます。

  - セキュリティの面では不安要素がある

専用回線を用いて通信を行うテレビ会議とは異なり、Web会議はインターネットを利用して通話を行うため、テレビ会議と比較してセキュリティ面に不安が残ります。ただし、大手のWeb会議サービスはセキュリティ面の強化に力を入れており、現在では重大なセキュリティ事故が起こる可能性は非常に低くなっています。

 

Web会議システム、アプリの一例


Web会議に利用できるWeb会議システムやアプリをご紹介します。それぞれ完成度の高いツールです。操作感や料金体制を比較しつつ、利用者のリテラシーにあわせたサービスを選びましょう。
 

・Zoom

Zoomは100人の同時通話が可能なビデオチャットツールです。2020年4月にはセキュリティ問題が指摘されたものの、同月のアップグレードによりセキュリティ面を強化するなど、トラブルの対応力にも優れた大手サービスです。

リモートワークの普及にともない増えつつあるWeb会議の一手段として注目されています。

・Skype

Skypeは世界的にシェアの高いビデオチャットツールです。Skypeユーザー同士の多人数ビデオチャットに対応するほか、固定電話や携帯電話に対する通話も可能です。社内外両方に対応した連絡手段としても使えるため、Web会議だけにとどまらず幅広いビジネスシーンに活用できます。

・FreshVoice

FreshVoiceはセキュリティ面での評価が高いWeb会議システムです。会議内容やWeb会議に用いたデータをサーバーに残さないため、共有したデータがサーバーから盗まれることはありません。また、誤操作による会議中断を回避できるように多くの機能が1つのウィンドウで完結するよう設計されているなど、ユーザー目線を意識した使いやすさに注力しているサービスです。

 

テレビ会議導入でコストを減らし、時間を有効活用しよう

テレビ会議の導入は、初期投資こそ多くの費用がかかるものの、一度導入してしまえば移動時の労力・時間・費用などあらゆるコストを削減できます。一方、同時に会議へ参加する人数が少ない場合は、Web会議が最適です。いずれも一長一短ありますので、ここで紹介した内容を判断材料にしながら、自社の用途に最適なサービスを選択してください。